Was ist alltägliche Sorgfaltspflicht - und warum ist sie so wertvoll?

Der Begriff "Due Diligence" wird oft mit Fusionen und großen Übernahmen in Verbindung gebracht, doch wenn Sie Ihr Unternehmen täglich auf Prüfungen vorbereiten, bringt das enorme Vorteile - und weniger Stress.

Was bedeutet es aus der Sicht der Finanz- und Geschäftsleitung, auf eine Due Diligence vorbereitet zu sein?

Es bedeutet, dass:

1. Ihr Unternehmen ist stets auf verschiedene Arten kleinerer und größerer Prüfungen vorbereitet (Steuerprüfungen, Mittelbeschaffung, Joint Ventures usw.). Es schafft auch Vertrauen, da es beweist, dass Ihre Unternehmensverwaltung in guter Verfassung ist.
2. Sie persönlich sind in der Lage, alle wichtigen Dokumente mühelos mit Ihren Kollegen oder Partnern zu teilen, ohne stundenlang suchen zu müssen oder unsicher zu sein, welches die neueste Version ist.
3. Sie sind in der Lage, einen guten internen und externen Verwaltungs- und Rechtsservice ohne Verzögerung und mit weniger Stress anzubieten.

Daher schlage ich vor, dass Sie die "Due Diligence"-Haltung auf Ihr Tagesgeschäft anwenden. Durch den gesicherten Zugang zu allen Verträgen und anderen Due-Diligence-Materialien können Sie Ihr Tagesgeschäft besser abwickeln, und gleichzeitig wird der Wert Ihres Unternehmens gestärkt. Letzteres hat viele Ursachen: keine vergessenen Vertragskündigungen, bessere Nutzung von Verträgen, einfacher Prüfpfad für die Entscheidungsfindung der Geschäftsleitung, und Ihre Wirtschaftsprüfer erhalten ein Bild von einem gut geführten Unternehmen.

Taina Tirkkonen, General Counsel und SVP HR der Glaston Corporation, bringt es gut auf den Punkt:

"In einer Akquisitionssituation gibt mir die Tatsache, dass das Zielunternehmen alle Due-Diligence-Daten und -Dokumente leicht zugänglich und gemeinsam nutzbar hat, sofort das Gefühl, dass es sich um ein gut geführtes Unternehmen handelt. Es bringt auch mehr Vertrauen in die Anfangsphase der Zusammenarbeit, hilft uns bei der eigentlichen Bewertung und steigert in vielen Fällen den Wert des Unternehmens."

Der Unternehmenswert ist eine wichtige Messgröße für jeden Geschäftsinhaber oder jedes Unternehmen. Leider schwächen zu viele Unternehmen ihren Wert, indem sie Verträge und andere rechtliche und administrative Dokumente unorganisiert lassen - mit anderen Worten, sie sind nicht auf die Due Diligence vorbereitet.

Warum ist die gut organisierte Verwaltung der wichtigsten Dokumente eines Unternehmens für so viele immer noch nur ein Traum? Warum liegen Verträge und unternehmensrechtliche Dokumente immer noch so oft verstreut in diversen Postfächern, altmodischen Aktenschränken, ungeordnet in der Cloud in OneDrive oder Dropbox und in vielen anderen Dokumentensilos - ohne relevante Metadaten, die moderne Suchmöglichkeiten ermöglichen?

Ein wesentlicher Grund dafür ist, dass Verträge, Finanzdokumente und Vorstandsprotokolle von heterogenen Personengruppen bearbeitet werden, die alle ihre eigene Art haben, Informationen zu speichern. Zweitens haben es die Unternehmen Jahr für Jahr versäumt, Systeme bereitzustellen, die den Benutzer in den Mittelpunkt stellen, indem sie das Speichern, Auffinden und Erinnern wichtiger Informationen so einfach und schnell machen, dass die Mitarbeiter sie auch wirklich nutzen würden.

Das Vertragsmanagement sollte von CRM-Systemen lernen

Wir alle, die wir Verträge verwalten, können viel von anderen Unternehmensfunktionen lernen, zum Beispiel von Vertrieb und Marketing. Informationen über Verkaufsprognosen und die Umsetzung dieser Informationen sind oft besser als die Verwaltung von Verträgen. Meine Kollegin Riitta Raesmaa hat darüber geschrieben - "Was das Vertragsmanagement von CRM-Systemen lernen sollte". Eine sehr empfehlenswerte Lektüre.

Unklare Verhältnisse bei Verträgen stehlen viel kostbare Zeit, und sie bedeuten oft unnötige finanzielle und rechtliche Risiken. Denken Sie einmal an den Posteingang Ihres Vertriebsleiters, und was für vertragsrelevantes Material sich dort befindet. Und wenn er Ihr Unternehmen verlässt...

Ratschläge für ein chaotisches Vertragsmanagement

Rob Woodstock, Geschäftsführer von Accenture für Großbritannien und Irland, beschreibt, wie die Situation aus der Sicht eines Beschaffungsexperten aussieht:

"Dieses fragmentierte, komplexe Bild des Vertragsmanagements kann dazu führen, dass Unternehmen Möglichkeiten zur Kosteneinsparung verpassen und sich erhöhten rechtlichen Risiken aussetzen. Es führt auch zu Schwierigkeiten beim Verständnis der Preisgestaltung bei mehreren Verträgen. Und selbst von denen, die verfügbar sind, sind viele nicht mehr aktuell", sagt er.

"Hinzu kommt, dass man oft nicht weiß, wann die Verträge erneuert werden müssen.

Eine talentierte Gruppe von Fachleuten aus Vorstand und Wissensnetzwerk, das Netzwerk Boardman 2020, hat kürzlich ihre besten Ratschläge für den Vorstand und Governance-Themen für ein Wachstumsunternehmen zusammengestellt. Boardman 2020 hat eine Checkliste mit umsetzbaren Ratschlägen zusammengestellt, und eine ihrer Hauptempfehlungen bezieht sich auf die "tägliche Pflege der Unterlagen":

"Stellen Sie sicher, dass alle Verträge (sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form) sorgfältig aufbewahrt und korrekt unterzeichnet werden, damit beispielsweise eine Due Diligence jederzeit schnell und einfach durchgeführt werden kann. Zu diesen Unterlagen gehören: die jährliche und die laufende Finanzberichterstattung, die Protokolle der Aktionärsversammlungen, der Vorstandssitzungen und der Sitzungen des Exekutivausschusses, alle mit Anhängen, sowie Kunden-, Arbeits- und andere wichtige Verträge."

Dies ist eine ziemlich lange Liste wichtiger Dokumente, die verwaltet werden müssen, aber die Motivation für das Sammeln dieser Dokumente liegt auf der Hand: Wachstum Ihres Unternehmens, verbesserte Kundenzufriedenheit, Erleichterung der täglichen Arbeit für Ihre Mitarbeiter und, was am wichtigsten ist, die Sicherung des Wachstumspfads für den Unternehmenswert.

Ein weiterer Bonus: Die sichere Handhabung von Schlüsseldokumenten an jedem einzelnen Arbeitstag ist nicht nur unternehmerisch klug und wachstumsfördernd, sondern senkt auch Ihr Stressniveau.