Das Versprechen von Vertragsmanagement-Apps ist sehr sinnvoll. Diese Art von Software hilft Unternehmen, wichtige Dokumente zu organisieren, die Due-Diligence-Prüfung zu beschleunigen, sensible Dokumente sicher zu speichern, ohne die Zugänglichkeit zu beeinträchtigen, und die Produktivität zu verbessern.
Aber sprechen Sie mit einer frustrierten Führungskraft, die bei der Einführung von Vertragsmanagement-Software in ihrem Unternehmen auf Probleme gestoßen ist, und Sie werden alles über die Reibungsverluste hören, auf die sie gestoßen sind. Obwohl die Notwendigkeit von Vertragsmanagement-Software weithin anerkannt zu sein scheint, gibt es überall Geschichten von Misserfolgen.
Woran liegt es, dass in Unternehmen, die den Wert von Vertragsmanagementsystemen zu schätzen wissen, so viele Bemühungen um die Einführung von Vertragsmanagementsoftware immer noch scheitern? Ein Großteil dieser Reibungsverluste lässt sich auf die Art und Weise zurückführen, in der die Anwendungen bei den wichtigsten Beteiligten eingeführt wurden. Ein noch größerer Faktor ist jedoch, dass der Markt mit schlecht durchdachten Technologien überschwemmt ist, was dazu geführt hat, dass viele Aspekte der verfügbaren Anwendungen einfach nicht zu der Art und Weise passen, wie Teams mit Verträgen arbeiten.
Wir bei ContractZen haben jahrelang mit Führungskräften und ihren verschiedenen Teammitgliedern gesprochen, die mit vertragsbezogenen Arbeitsabläufen zu tun haben, und uns dabei immer wieder gefragt, wie wir das Vertragsmanagement und unser Produkt für unterwegs verbessern können. Dabei haben wir eine Menge über die Hauptgründe gelernt, warum Unternehmen manchmal scheitern, wenn sie versuchen, eine Vertragsmanagementlösung zu implementieren.
Hier sind fünf Faktoren, die uns aufgefallen sind.
1. Das Preisschild ist zu hoch
Die Kosten sind oft das größte Problem. Die meisten Vertragsmanagementlösungen werden wie herkömmliche Unternehmenssoftware hergestellt und sind daher teuer in der Implementierung und in der Wartung. Eine Reihe von Abteilungen muss zustimmen, große Teile ihres Budgets für das Projekt zu verwenden, und sehr oft sind sie einfach nicht bereit, dieses Opfer zu bringen. Sie argumentieren - oft zu Recht - dass sie das Geld für andere, dringendere Initiativen benötigen.
Um den ganzen Konflikt um das Preisschild zu vermeiden, wendet man sich am besten an die nächste Generation von SaaS-Vertragsmanagement-Software. Diese Art von Lösung ist so konzipiert, dass sie "plug and play" ist, mit Self-Service-Onboarding und monatlichen Abonnements, die eine einfache, straffreie Kündigung ermöglichen;
SaaS-Vertragsverwaltungssoftware verursacht keine Kosten für Installation, Konfiguration oder Wartung, und da es keine Verpflichtung zu einem langfristigen Vertrag gibt, muss keine zusätzliche Zeit (und kein zusätzliches Geld) für lange interne Debatten aufgewendet werden.
2. Zu hoher Zeitaufwand
Herkömmliche Vertragsmanagement-Tools erfordern einen hohen Zeit- und Geldaufwand. Die Mitarbeiter müssen von ihrer regulären Arbeit freigestellt werden, um sich in die neuen Tools einzuarbeiten, was mehrere Tage dauern kann. Manager und Teams, die unter Zeitdruck stehen, werden die Einarbeitungszeit wahrscheinlich verkürzen, was dazu führt, dass die Mitarbeiter die neuen Tools nicht nutzen, weil sie sich nicht sicher fühlen, und so den ROI stark beeinträchtigen.
Die Führungskräfte müssen auch Zeit aufwenden, um die unteren Managementebenen und die Benutzer vor Ort von der neuen Software zu überzeugen. Wird dieser Schritt vernachlässigt, führt dies dazu, dass die Mitarbeiter eine Software, die sie verwirrt, zugunsten des ihnen vertrauten ineffizienten Vertragsmanagementprozesses beiseite schieben.
Wenn Sie ContractZen verwenden, werden Sie feststellen, dass das Onboarding und die Benutzererfahrung sehr intuitiv sind. Mit einer benutzerfreundlichen Vertragsmanagementlösung müssen Sie nicht so viel Zeit für die Schulung Ihrer Mitarbeiter aufwenden. Sie können oft sofort loslegen und fortgeschrittene Techniken erlernen, indem sie einfach das System selbst erkunden.
3. Die Lösung ist zu eng gefasst
Ein großer Teil des Problems besteht darin, dass die meisten Lösungen nicht nur neue Tools, sondern einen völlig neuen Arbeitsablauf erfordern, der nicht mit der bisherigen Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter Vereinbarungen bearbeiten, übereinstimmt. Viele Tools zwingen die Benutzer dazu, Verträge nur auf eine Art und Weise zu erstellen, freizugeben und zu aktualisieren, und verlangen, dass sie die Methoden, die jahrelang gut funktioniert haben, aufgeben.
Verständlicherweise führt dies häufig zu Unmut. Es erzeugt einen Widerstand gegen Veränderungen, der das Projekt zum Scheitern bringen kann, bevor es überhaupt richtig begonnen hat. Wenn Ihre Mitarbeiter ein ungutes Gefühl gegenüber der neuen Software haben, werden sie sie wahrscheinlich gar nicht erst benutzen.
Um all die Ressentiments und das Misstrauen zu überwinden, die sich im Zusammenhang mit neuen Vertragsmanagementlösungen auftürmen können, sollten Sie ein flexibleres System ausprobieren, das sich in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe einfügt, anstatt gegen den Strich zu bürsten. Führen Sie eine Software ein, die sich in Ihre derzeitigen Methoden zur Erstellung und Bearbeitung von Verträgen integrieren lässt, so dass Benutzer, die sich nicht an die Regeln halten (z. B. Anwälte), weiterhin Microsoft Word zum Verfassen und Bearbeiten von Vertragsdateien verwenden können, wenn sie dies wünschen.
4. Die Zugriffskontrollen sind zu komplex
Die komplizierten Zugriffskontrollen, die die meisten Vertragsmanagementlösungen bieten, sind viel zu komplex, um in den meisten Unternehmen praktikabel zu sein. Selbst in mittelgroßen Unternehmen kommen und gehen Mitarbeiter, werden befördert oder zwischen Abteilungen hin- und hergeschoben, und Due-Diligence-Perioden beginnen und enden bei verschiedenen Dritten.
Die Zugriffsberechtigungen müssen fast ständig aktualisiert werden, was ein Problem darstellt, wenn die Einstellungen für die digitale Governance zu komplex sind. Nur wenige Unternehmen können es sich leisten, einen eigenen Mitarbeiter nur für die Verwaltung der Benutzerrechte einzusetzen.
Deshalb ist es so wichtig, nach einer Lösung mit einem einfach zu bedienenden System für Benutzerrechte zu suchen. Sie benötigen eine Software, die sich schnell aktualisieren lässt, um Benutzer hinzuzufügen oder zu entfernen oder Zugriffsrechte anzupassen, wenn sich Rollen ändern oder ein Audit abgeschlossen wird.
5. Dokumente sind nicht leicht zu finden
Allzu viele Vertragsmanagementlösungen bewahren Ihre Dokumente so sicher auf, dass Sie sie nicht wiederfinden können. Wenn Sie bei diesen Lösungen nicht daran denken, jede Datei mit den richtigen Schlüsselwörtern zu benennen, können sie auf unbestimmte Zeit im Äther verloren gehen.
Bei einigen Plattformen gibt es auch keine schnelle Möglichkeit, ältere Dokumente zu übertragen, so dass Sie am Ende mehrere parallele Systeme haben und sich nicht mehr erinnern können, wo was ist.
Daher ist es wichtig, dass die von Ihnen gewählte Vertragsmanagementlösung intuitive und leistungsstarke Suchfunktionen bietet, mit denen Sie sowohl innerhalb eines Dokuments als auch in den Tags und Titeln suchen können. Sie wollen eine Lösung, die Ihre Verträge nicht nur speichert, sondern auch wieder zur Verfügung stellt, wenn Sie sie brauchen.
Erfolg durch Auswahl der richtigen agilen Tools
Die Einführung einer neuen Vertragsmanagementlösung kann mit vielen Herausforderungen verbunden sein, aber die richtige Software kann die meisten davon aus dem Weg räumen. ContractZen arbeitet hart daran, Ihnen zu einem besseren Vertragsmanagement zu verhelfen, indem es ein intuitives, benutzerfreundliches System entwickelt, das den Zeit- und Kostenaufwand für die Einführung einer neuen Vertragsmanagement-Software senkt.
Die Wahl einer Lösung, die sich in bestehende Arbeitsabläufe und Tools integrieren lässt, über einfache, aber leistungsfähige Zugriffskontrollen verfügt und starke Suchfunktionen bietet, kann einen großen Beitrag zur erfolgreichen Implementierung einer Vertragsmanagementlösung leisten.
