Wie Digital Governance-Lösungen die Agilität Ihres Unternehmens steigern können

So viele Dateien für so viele verschiedene Aspekte der Unternehmensführung und so viele Arten von Geschäftsprozessen. Es kann schwierig sein, das alles zu verwalten. Und jeder scheint sein eigenes, mehr oder weniger effektives System zu haben, um Ordnung zu halten, Menschen Zugang zu gewähren und sicherzustellen, dass alles so läuft, wie es soll.

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Best Practices für Governance, Risk und Compliance (GRC) einhält, müssen Sie das Chaos in den Griff bekommen. Selbst wenn wir einen Moment lang heranzoomen und versuchen, nur die Unternehmensdokumente zu betrachten, die für die Governance Ihres Unternehmens erforderlich sind, wird Ihnen schwindlig. Dazu können die Satzung Ihres Unternehmens, Aktionärsvereinbarungen, die von der Regierung ausgestellte Gründungsurkunde, Beschreibungen der Stimmrechte oder alles andere gehören, das die Eigenkapitalvereinbarungen, Gründungs- oder Managementstrukturen des Unternehmens festlegt.

Darüber hinaus erfordern die täglichen Aktivitäten des Unternehmens ein gesundes Maß an einheitlicher Struktur. Verträge müssen von mehreren Beteiligten mit mehreren Parteien geprüft, bearbeitet und unterzeichnet werden. Besprechungen müssen geplant, terminiert, dokumentiert, zusammengefasst und nachbereitet werden. Für Due-Diligence-Situationen wie Audits, Partnerschaften oder Fusionen und Übernahmen müssen relevante Informationen den richtigen Personen, von den richtigen Geräten und zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden. Und das alles in einer Art und Weise, die den Anforderungen der sich ständig ändernden Vorschriften von Gesetzgebern und Wirtschaftsverbänden gerecht wird.

Es ist logisch, dass viele Menschen heutzutage davon überzeugt sind, dass für jeden Anwendungsfall der digitalen Governance eine eigene Software und Arbeitsumgebung benötigt wird. Doch das Gegenteil ist der Fall.

Unternehmen, die verschiedene Anwendungsfälle des Dokumentenmanagements in separaten Plattformen oder Anwendungen unterbringen, werden angesichts des steigenden Tempos der Geschäftsentwicklung ins Hintertreffen geraten. Wenn Sie sich heute nicht schnell bewegen können, verpassen Sie zu viele Chancen.

Das ist der Grund, warum das brennende Thema der digitalen Governance Unternehmen dazu zwingt, ein einziges, vielseitiges Aufzeichnungssystem zu verwenden. Ihre Vorstandsportale, Ihr Vertragsmanagement und Ihre Due-Diligence-Datenräume sollten in einer einzigen, integrierten und flexiblen Lösung untergebracht sein, mit der Ihr Team sofort auf jeden Anwendungsfall reagieren kann, sei es die sichere Speicherung statischer Dokumente oder die schnelle Zusammenarbeit und Prüfung neuer Verträge.

Einhaltung von Vorschriften und Leistung ermöglichen

Eine gute digitale Governance umfasst die gesamte Bandbreite an Aktivitäten, von Teammitgliedern der Geschäftsleitung, Abteilungen, Vorständen, Rechtsabteilungen, ganzen Unternehmen und externen Stakeholdern gleichermaßen. Wenn sie effektiv durchgeführt wird, muss Governance sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch die Leistung fördern.

Die Einhaltung der Vorschriften umfasst natürlich Situationen wie Audits, die Überprüfung anderer Organisationen bei geplanten Partnerschaften (und die Erleichterung der Überprüfung Ihrer Organisation durch diese), die Überprüfung des Projektumfangs und die allgemeine Sicherstellung, dass Ihr Unternehmen alle relevanten Datenschutz- und Sicherheitskontrollstandards erfüllt, und zwar sowohl die intern festgelegten als auch die von außen auferlegten.

Die Leistung hingegen bezieht sich auf die Fähigkeit Ihres Teams, Maßnahmen zu ergreifen. Sie ist geprägt von der Einstellung Ihrer Unternehmenskultur gegenüber Risiken und umfasst Ihre Fähigkeit, Chancen oder Bedrohungen am Horizont zu erkennen und zu reagieren, bevor die Situation kritisch wird. Dazu gehört aber auch die Fähigkeit Ihres Teams, tagtäglich Werte zu schaffen, und zwar auf eine Weise, die Ihre langfristige Geschäftsstrategie unterstützt.

In einem schwierigen Marktumfeld müssen Unternehmen ein hohes Leistungsniveau erreichen, um das Vermögen der Aktionäre zu maximieren. Allzu viele Unternehmen und Vorstände sehen jedoch den Wald vor lauter Bäumen nicht und verlieren aus Angst vor Compliance-Fehlern ihre unternehmerischen Ziele aus den Augen.

Diese Fehleinschätzung wird durch die Art der auf dem Markt angebotenen technischen Lösungen noch verstärkt, die sich allzu oft mit den Anwendungsfällen der Corporate Governance befassen und dabei Möglichkeiten zur Leistungssteigerung auslassen.

Die besten Lösungen sind diejenigen, die eine sichere, statische Speicherung von Due-Diligence-Dokumenten ermöglichen und gleichzeitig leistungsstarke Such- und E-Signatur-Tools für Verträge bereitstellen, die beispielsweise noch geprüft werden.

Allzu oft erhalten sie Plattformen, die alle Dokumente gleich behandeln, ohne die unterschiedlichen Funktionen für die verschiedenen Arten von Dokumenten zu optimieren, was die Leistung nur noch mehr erschwert. Um den geschäftlichen Erfolg zu unterstützen, müssen Governance-Lösungen sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch die Leistung berücksichtigen.

Die Vorteile eines ganzheitlichen Governance-Ansatzes

Wenn Unternehmen optimierte Governance-Lösungen einsetzen, kommen die Vorteile im gesamten Unternehmen zum Tragen.

Im Folgenden werden drei Möglichkeiten aufgezeigt, wie eine vielseitige Lösung für die Verwaltung digitaler Dokumente, die sowohl auf die Einhaltung von Vorschriften als auch auf die Leistung ausgerichtet ist, die Arbeitsabläufe in allen Anwendungsfällen und Abteilungen verbessern kann.

1. Beschleunigung der Due-Diligence-Prüfung

Halten Sie stets die richtigen Unterlagen bereit, damit Sie schnell auf Compliance-Prüfungen reagieren und schnell handeln können, wenn sich eine Geschäftsmöglichkeit ergibt. Gestützt auf genaue Informationen können Sie langfristig und kurzfristig die bestmöglichen Geschäftsentscheidungen treffen, um den Wohlstand zu steigern und gleichzeitig das Risiko zu verringern.

Dies erfordert einen hochsicheren virtuellen Datenraum mit leistungsstarken, einfach zu bedienenden Berechtigungskontrollen, reichhaltigen Metadaten-Tags für eine verbesserte Indizierung und die einfache Erstellung von zweckgebundenen Sammlungen, damit Sie alle Ihre sensiblen Dokumente sicher aufbewahren und dennoch im Handumdrehen finden und weitergeben können.

2. Die Kontrolle über das Vertragsmanagement behalten

Halten Sie Verträge und Projektvereinbarungen stets griffbereit. Sie sollten in der Lage sein, nicht mehr benötigte Verträge neu zu verhandeln oder zu kündigen, bevor das Verlängerungsdatum erreicht ist, und Sie sollten bemerken, dass ein Projekt aus dem Rahmen fällt, bevor es zu einer Krise kommt.

Wenn Sie über hervorragende Tools wie die Integration von elektronischen Unterschriften, automatische Erinnerungen und erweiterte OCR-Volltextsuchfunktionen verfügen, um Ihr "Haus" in Ordnung zu halten, sind Sie besser in der Lage, Hintergrundinformationen, Verträge und andere Daten anzufordern, die Sie von Dritten benötigen, so dass Sie diese vor dem Abschluss von Verträgen umfassend prüfen können, was Ihre Fähigkeit verbessert, fundierte Entscheidungen über vorgeschlagene Partnerschaften zu treffen.

3. Die Messlatte für das Meeting-Management höher legen

Die richtige Software für die Sitzungsverwaltung sollte es Ihnen ermöglichen, eine bessere Nachvollziehbarkeit der Sitzungen zu gewährleisten, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern und die Fähigkeit Ihres Vorstands zu verbessern, zugewiesene Aufgaben zu verfolgen und an wichtigen Dokumenten mitzuarbeiten. Ihre Sitzungen sind erfolgreicher, wenn Sie auf eine einzige Quelle der Wahrheit zugreifen können, mit allen Informationen, die Sie benötigen, um Risiken und Chancen frühzeitig zu erkennen, sie effektiv zu bewerten und aus früheren Fehlern zu lernen.

Funktionen wie eine kollaborative Agenda, eine intelligente Protokollierung und ein persönlicher Notizbereich in Verbindung mit Tools zur Planung und Aufgabenzuweisung nach der Sitzung bieten Gremien und anderen Geschäftsbesprechungen alle Funktionen, die sie benötigen, um sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch die Leistung sicherzustellen.

Eine All-in-One-Lösung schließt den Kreis der digitalen Governance

Eine einzige All-in-One-Software für Corporate Governance wie ContractZen ermöglicht es Unternehmen, die Unternehmensführung ganzheitlich anzugehen, ohne die Leistung zugunsten der Compliance zu vernachlässigen. Virtuelle Datenräume, Vertragsmanagement und Vorstandsportale werden durch die Bündelung unter einem Dach gestärkt. Es macht einfach Sinn, alle finanziellen Unternehmensdokumente an einem Ort aufzubewahren, der leicht zugänglich, flexibel und sicher ist.

Wenn Sie nicht ständig den Kontext für verschiedene dokumentenbezogene Aufgaben wechseln müssen, können Sie mehr erledigen. Die Arbeit in einer einzigen, integrierten Umgebung vermeidet das Risiko, etwas zu übersehen, wenn man zwischen verschiedenen Plattformen hin und her wechselt.

Gleichzeitig sorgt der Zugriff auf eine einzige Quelle der Wahrheit für mehr Integrität und Stabilität bei allen Ihren Geschäftsentscheidungen. Wir bei ContractZen haben es uns zur Aufgabe gemacht, Unternehmen dabei zu helfen, agiler, vertrauenswürdiger und wertvoller zu werden. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, starke langfristige Geschäftsstrategien zu verfolgen, die das Vermögen der Aktionäre steigern, schnell auf Bedrohungen und Chancen zu reagieren und mehr zu erreichen.