Wie COVID-19 die Bereitschaft zur Sorgfaltsprüfung noch wichtiger macht
Mit COVID-19 traten viele Herausforderungen in den Vordergrund. Genauer gesagt ging es um die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen, die dynamisch und schnell genug sind, damit die Unternehmen den Herausforderungen und Chancen der in den meisten Branchen zu beobachtenden Umwälzungen standhalten und darauf reagieren können.
Die Bedeutung der Compliance ist in den Mittelpunkt gerückt, und die Veränderungen in verschiedenen Branchen wurden durch die globale Pandemie beschleunigt. Einige mögen argumentieren, dass es weniger um die Einhaltung von Vorschriften als vielmehr darum geht, den Betrieb über Wasser zu halten und die Unternehmensführung unter Kontrolle zu halten, und zwar mit Fernarbeit und minimaler persönlicher Interaktion. Aber was bedeutet dies für die Sorgfaltspflicht als Ganzes?
Due Diligence vor COVID-19
Bei Fusionen und Übernahmen (M&A) führt der Käufer eine Due Diligence durch, um die Richtigkeit der Angaben des Zielunternehmens oder des Verkäufers zu überprüfen. Dasselbe gilt für Finanzierungsrunden, bei denen potenzielle Geldgeber im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung das Geschäft, die Vermögenswerte, die finanzielle Leistung und die Fähigkeiten des Zielunternehmens gründlich bewerten.
Für bestimmte Due-Diligence-Transaktionen ist häufig ein Besuch des Zielunternehmens erforderlich. Mit COVID-19 musste sich dies jedoch ändern. Die Unternehmen mussten ihr Due-Diligence-Verfahren anpassen, um den Protokollen zur sozialen Distanzierung Rechnung zu tragen.
Wie hat sich COVID-19 auf die Due-Diligence-Prüfung ausgewirkt?
COVID-19 zwingt Unternehmen auf der ganzen Welt dazu, die Art und Weise ihrer Geschäftstätigkeit zu ändern. Der Wettbewerb und die Digitalisierung nehmen zu, ebenso wie die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften. Davon sind Unternehmen unterschiedlicher Größe betroffen, und angesichts dieser belastenden Veränderungen finden mehr Fusionen und Übernahmen, Joint Ventures und Compliance-Audits statt.
Damit Unternehmen mit den regulatorischen Änderungen Schritt halten können, ist es wichtig zu bedenken, dass persönliche Besprechungen jetzt online stattfinden. Darüber hinaus sind Dokumente in Papierform, die normalerweise eine wichtige Rolle spielen, nicht mehr zugänglich.
Eine Vielzahl von Problemen entsteht, wenn die Verwaltungs-, Support- und Compliance-Teams detaillierte Informationen sammeln müssen, aber keinen Zugang zu den physischen Dokumenten haben oder nicht in der Lage sind, zum Zielunternehmen zu reisen. Covid-19 hat die Unternehmen dazu gezwungen, die operativen Aspekte der Einhaltung von Vorschriften anders zu betrachten. Darüber hinaus mussten sie in der neuen Umgebung der Heimarbeit einen digitalen Ansatz wählen.
Bewältigung der Herausforderungen im Home Office
Die Arbeit von zu Hause aus bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Denn die Verantwortung ist größer, wenn es um die Sicherheit in der virtuellen Umgebung geht. Wie können Sie persönliche Besprechungen, Referenzprüfungen und Vorstellungsgespräche ohne allzu große Unterbrechung über einen digitalen Kanal durchführen?
Bestimmte Aspekte eines physischen Treffens lassen sich einfach nicht auf ein virtuelles übertragen. Außerdem ist es von größter Bedeutung, dass bei der Umstellung auf eine digitale Umgebung alle Informationen vertrauenswürdig und überprüfbar sind und die verwendeten digitalen Plattformen sicher sind.
Eine weitere Herausforderung ist der fehlende Zugang zu Originaldokumenten, die für die Sorgfaltspflicht entscheidend sind. Es müssen daher Lösungen gefunden werden, die eine stresserprobte Methode für die zweifelsfreie Überprüfung von Originaldokumenten beinhalten.
Jetzt, da wir die Probleme kennen, was sind die Lösungen?
Trotz der genannten Herausforderungen gibt es Lösungen, die dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält und gut auf die Due-Diligence-Prüfung vorbereitet ist. Die Nutzung modernisierter digitaler Plattformen zur sicheren Speicherung und Weitergabe wichtiger Dokumente sollte in Betracht gezogen werden.
Es besteht kein Zweifel, dass persönliche Besprechungen virtuell stattfinden müssen. Die Mitarbeiter müssen sich daher daran gewöhnen, Videogespräche zu führen und wichtige Informationen virtuell auszutauschen, im Gegensatz zu den traditionellen Papiermethoden. Digitale Tools, wie z. B. ein vollständig digitales Sitzungsmanagement, ermöglichen die Planung und Durchführung von Sitzungen in einer papierlosen Umgebung.
In der Zeit von COVID-19 ist die Nutzung einer Plattform, auf der Dokumente von Anfang an digital erstellt und an einem zentralen Ort gespeichert werden, von zentraler Bedeutung. Eine sichere, zentrale Datenbank ist auch deshalb so wichtig, weil immer mehr Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Sie erleichtert den Zugriff und trägt mit Autorisierungs- und Authentifizierungsmaßnahmen zur Sicherheit bei der Überprüfung digitaler Versionen von Dokumenten bei.
Mit der Weiterentwicklung von Suchwerkzeugen sind die Daten sofort verfügbar, unabhängig von Ort und Zeit. Der Einsatz eines solchen Systems trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen seine Sorgfaltspflicht erfüllen kann, da alle Unternehmensinformationen leicht zugänglich sind, was für erfolgreiche Transaktionen entscheidend ist.
Wie können Unternehmen die Vorschriften einhalten und ihre Due-Diligence-Anforderungen erfüllen?
Angesichts der Auswirkungen von COVID-19 ist die Bereitschaft zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht wichtiger als je zuvor. Je besser ein Unternehmen vorbereitet ist, desto einfacher wird der Due-Diligence-Prozess sein. Die Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass alles für eine erfolgreiche Transaktion oder eine Prüfung der Einhaltung der Vorschriften vorbereitet ist.
Dies bedeutet, dass die Buchhaltung, rechtliche Vereinbarungen, die Vertragsdatenbank, Governance-Dokumente, die IT und das Personalwesen aufgeräumt und organisiert werden müssen. Sie müssen in der Lage sein, alle wichtigen geschäftlichen, betrieblichen und rechtlichen Informationen für eine Transaktion zu erfassen. Zu diesem Zweck ist ein virtueller Datenraum von entscheidender Bedeutung, um potenziellen Käufern den Zugang zu dieser Art von wichtigen Informationen zu ermöglichen.
Um die Vorschriften einzuhalten und ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen, müssen Unternehmen digitale Tools für eine bessere Unternehmensführung in ihren Organisationen implementieren. Diese Tools machen Governance-Berichte, Aufzeichnungen und Informationen besser durchsuchbar und zugänglich.
Es genügt zu sagen, dass herkömmliche Due-Diligence-Tools neu bewertet werden müssen, damit ein klares Verständnis dafür besteht, wie sich die Marktlandschaft mit der Pandemie entwickelt hat.
Die Unternehmen müssen einen flexibleren, digitalen Ansatz für die Verwaltung der Unternehmensleistung und der Unterlagen einführen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten und Informationen sofort verfügbar sind, damit die Due-Diligence-Verfahren bei einer potenziellen Transaktion oder einem Compliance-Audit reibungslos und erfolgreich ablaufen können.
