Künstliche Intelligenz verändert die Abläufe in der Rechtsabteilung, und einer der Bereiche, der sich am schnellsten verändert, ist die Verwaltung von juristischen Personen.
In vielen Unternehmen sind die Entitätsdaten immer noch über Tabellenkalkulationen, gemeinsame Laufwerke und lange E-Mail-Threads verstreut. Da die Unternehmensstrukturen immer komplexer werden und die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften zunehmen, bieten manuelle Prozesse nicht mehr die Transparenz und Zuverlässigkeit, die eine moderne Unternehmensführung erfordert.
Der jüngste Bericht von Deloitte über den Einsatz von KI in den Rechtsteams großer finnischer Unternehmen verdeutlicht diesen Wandel. Der Einsatz von KI ist in den Rechtsteams großer Unternehmen inzwischen weit verbreitet, und jedes befragte Unternehmen setzt KI bei der Arbeit der Unternehmensjuristen ein. Dennoch verfügen nur 25 % dieser Teams über ein spezielles Budget für KI, 75 % haben keins. Die durchschnittliche Bereitschaft zur Bewältigung von KI-bezogenen Rechtsrisiken wird mit 7,3 von 10 Punkten bewertet. Die Vertragsprüfung ist der häufigste Anwendungsfall, und Rechtsteams stehen weiterhin vor Herausforderungen wie einem überfüllten Markt für KI-Tools und begrenzten internen Ressourcen, die die Einführung und Erprobung verlangsamen (AI for in-house Legal Deloitte Finland 2025).
Rechtsteams sind bereit für intelligentere, besser vernetzte Governance-Tools, die die Realitäten moderner Compliance und des Wachstums unterstützen.
Warum KI jetzt im Entity Management wichtig ist
Die Verwaltung von juristischen Personen umfasst die Pflege genauer Unternehmensunterlagen, die Verfolgung von Tochtergesellschaften, die Sicherstellung der Compliance und die Verwaltung sensibler Governance-Informationen. Wenn diese Aufgaben auf manuelle Tools angewiesen sind, werden sie langsam, fragmentiert und fehleranfällig.
Die Untersuchungen von ContractZen zeigen häufige Probleme auf, wie z. B. inkonsistente Daten, Schwierigkeiten beim Auffinden von Dokumenten, verpasste Fristen für die Einhaltung von Vorschriften, eingeschränkte Sichtbarkeit der Eigentumsverhältnisse und Verzögerungen aufgrund von isolierten Methoden der Zusammenarbeit. Diese Probleme sind in den traditionellen Arbeitsabläufen weit verbreitet und führen häufig zu Stress bei Prüfungen oder Vorstandsberichten. Die Studie von Deloitte unterstreicht den gleichen Bedarf an verbesserter Effizienz und Zuverlässigkeit. Rechtsteams suchen nach KI, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Qualität der Governance-Arbeit zu verbessern, anstatt menschliches Urteilsvermögen zu ersetzen.
Unternehmen haben erkannt, dass eine moderne Governance zentralisierte Informationen, Automatisierung und klare Sichtbarkeit über rechtliche Strukturen hinweg erfordert.
Wie KI das Entity Management transformiert
Künstliche Intelligenz definiert die Grundlagen des Entity Management neu, indem sie die manuelle Arbeit reduziert, die Genauigkeit verbessert und den Rechtsteams einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen ermöglicht. Anstatt stundenlang Dokumente zu prüfen oder verstreute Dateien zu durchsuchen, schafft KI einen strukturierteren und zuverlässigeren Ansatz für die Verwaltung.
- KI verbessert das Verständnis und die Überprüfung von Dokumenten
Die Verwaltung von Unternehmen stützt sich in hohem Maße auf Verträge, Einreichungen, Bescheinigungen und Beschlüsse. KI kann diese Dokumente analysieren, relevante Informationen extrahieren, lange Texte zusammenfassen und Probleme hervorheben, die beachtet werden müssen. Dies ermöglicht eine schnellere Vorbereitung auf Prüfungen, Einreichungen und interne Berichte.
- KI macht Dokumente vollständig durchsuchbar
Durch OCR und maschinelles Sehen wandelt KI gescannte Dateien und Bilder in durchsuchbaren Text um. Rechts- und Compliance-Teams können bestimmte Informationen sofort auffinden, selbst in älteren oder schlecht organisierten Dokumenten. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Suche und den Abgleich von Unterlagen drastisch reduziert.
- KI unterstützt Compliance und Fristenverfolgung
Die Einhaltung von Vorschriften hängt von einer genauen Zeitplanung ab. KI kann dabei helfen, fehlende Informationen aufzuspüren, potenzielle Unstimmigkeiten zu identifizieren und auf Einreichungen oder Verlängerungen hinzuweisen, die beachtet werden müssen. Automatische Erinnerungsfunktionen verringern das Risiko verpasster Fristen und verbessern die Einhaltung von Vorschriften.
- KI verbessert die Datenkonsistenz im gesamten Unternehmensportfolio
Die Verwaltung von Unternehmen erfordert präzise Informationen über Geschäftsführer, Eigentümer, Registrierungen und behördliche Unterlagen. KI hilft dabei, Diskrepanzen zu erkennen, Informationen zu kategorisieren und konsistente Aufzeichnungen über alle Tochtergesellschaften und Rechtsordnungen hinweg zu führen.
- KI verbessert die globale Zusammenarbeit
Die KI-gestützte Übersetzung erleichtert Teams in verschiedenen Ländern das Verständnis von Unternehmensunterlagen. Sie ermöglicht eine einheitliche Interpretation von Dokumenten bei grenzüberschreitender Governance-Arbeit.
- KI stärkt die Bereitschaft für Audits und Due-Diligence-Prüfungen
Wenn Unternehmen schnell Dokumente erstellen müssen, hilft KI dabei, erforderliche Materialien zu identifizieren, die Vollständigkeit zu bestätigen und Lücken aufzudecken. So können sich Unternehmen schnell und sicher auf externe Prüfungen vorbereiten.
Kurz gesagt: KI bringt Rechtsteams von reaktiven Prozessen zu proaktiver Governance. Sie sorgt für mehr Klarheit, verringert das Risiko und schafft eine verlässlichere Grundlage für die Verwaltung juristischer Einheiten in großem Umfang.
Was dies für moderne Rechtsteams bedeutet
KI ersetzt nicht das juristische Fachwissen. Stattdessen erhöht sie diese.
Der Deloitte-Bericht stellt fest, dass sich die juristische Arbeit auf analytischere und strategischere Aufgaben verlagert, da KI die administrative Routinearbeit reduziert. Fähigkeiten wie kritisches Denken, klare Kommunikation und lösungsorientierte Problemlösung werden an Bedeutung gewinnen, während sich wiederholende manuelle Aufgaben weiter abnehmen werden.
ContractZen unterstützt diesen Wandel, indem es Rechtsteams dabei hilft, weniger Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen und mehr Zeit mit der Beratung des Unternehmens, der Bewertung von Risiken und der klaren Steuerung von Prozessen zu verbringen.
Warum Unternehmen ContractZen für KI-gestütztes Entity Management wählen
Unternehmen entscheiden sich für ContractZen, weil es Klarheit, Kontrolle und Intelligenz in die oft komplexe und zeitaufwändige Governance-Arbeit bringt. Anstatt sich auf fragmentierte Tools oder veraltete Tabellenkalkulationen zu verlassen, bietet ContractZen eine einzige, sichere Umgebung, in der jeder Datensatz, jedes Dokument und jedes Compliance-Datum einfach zu verwalten ist. Dies hilft den Rechts- und Finanzteams, Genauigkeit und Transparenz über die gesamte Unternehmensstruktur hinweg aufrechtzuerhalten.
- Eine sichere Grundlage auf Microsoft Azure
Sicherheit ist eine Kernanforderung für die Governance-Arbeit. ContractZen schützt sensible Informationen mit mehrstufiger Verschlüsselung, strengen Zugriffskontrollen und einer vertrauenswürdigen Azure-Cloud-Infrastruktur, die für hohe Compliance-Standards ausgelegt ist.
- KI-Assistent mit Einblicken in die Organisation
Der KI-Assistent hilft bei der Überprüfung von Dokumenten, der Zusammenfassung von Berichten, der Extraktion von Schlüsselinformationen und der Aufdeckung von Compliance-Problemen. Er unterstützt mehrsprachige Arbeit und bietet schnelleren Zugang zu relevanten Erkenntnissen, was die Entscheidungsfindung verbessert.
- Genaue und dynamische Ansicht der Eigentümerstruktur
Die Plattform bietet eine dynamische Eigentümerstruktur, die die Beziehungen zwischen den Unternehmen klar und aktuell hält. Dies unterstützt die interne Berichterstattung, die Vorbereitung des Vorstands, die Bewertung von Fusionen und Übernahmen sowie das Risikomanagement.
- Tiefgreifende Suchfunktionen mit OCR
Benutzer können Informationen in gescannten Dokumenten, Bildern oder PDFs mit Hilfe von leistungsstarken Suchwerkzeugen auffinden. Dies vereinfacht die Prüfungsvorbereitung und verringert Verzögerungen, die durch verstreute oder schlecht indizierte Aufzeichnungen entstehen.
- Historische Aufzeichnungen und detaillierter Prüfpfad
ContractZen speichert alle Unternehmensunterlagen an einem Ort, unterstützt durch eine vollständige Historie der Änderungen und Aktionen. So entsteht ein transparenter Prüfpfad, der Unternehmen dabei hilft, Aktualisierungen nachzuvollziehen, eine konsistente Dokumentation aufrechtzuerhalten und sowohl interne als auch externe Audits zu unterstützen. Automatische Erinnerungen helfen den Teams, wichtige Termine wie Verlängerungen und behördliche Einreichungen im Auge zu behalten, wodurch das Risiko verpasster Fristen verringert und die allgemeine Kontrolle der Einhaltung von Vorschriften verbessert wird.
- Automatische Erinnerungen einrichten
Alle Unternehmensdokumente und -anträge werden an einem Ort gespeichert und durch automatische Erinnerungen unterstützt, die Unternehmen dabei helfen, Erneuerungen und gesetzliche Fristen einzuhalten.
- Zugriff von jedem Gerät aus für globale Teams
ContractZen funktioniert sowohl auf dem Desktop als auch auf mobilen Endgeräten, so dass Teams in verschiedenen Regionen ohne Verzögerung auf die Unterlagen zugreifen können. Dies ermöglicht einen effizienteren Arbeitsablauf über Zeitzonen hinweg.
- Integrierte virtuelle Datenräume für eine sichere externe Zusammenarbeit
Unternehmen können bei Audits, Finanzierungsrunden oder Übernahmen sofort VDRs erstellen. Die Dokumente verbleiben an ihrem ursprünglichen Ort, und der gesamte Zugriff wird durch eine detaillierte Protokollierung kontrolliert.
- Ein kosteneffizientes KI-Modell
Die KI-Nutzung wird auf Unternehmensebene und nicht pro Benutzer abgerechnet. So können Teams ihre Nutzung von KI ohne unvorhersehbare Lizenzkosten skalieren.
Zusammen schaffen diese Funktionen eine Governance-Umgebung, in der Informationen strukturiert, zuverlässig und für alle Compliance-Anforderungen bereit sind. Rechts- und Finanzteams gewinnen mehr Zeit für die strategische Arbeit und verbessern ihre Fähigkeit, das Unternehmen mit Klarheit zu unterstützen.
Die Zukunft des Entity Management ist intelligent und zugänglich
Rechtsteams setzen heute KI in zahlreichen Prozessen ein, und das Entity Management wird zu einem zentralen Punkt dieser Transformation. Unternehmen, die heute modernisieren, gewinnen an Geschwindigkeit, reduzieren Risiken und stärken die Compliance. Diejenigen, die warten, bleiben abhängig von Methoden, die den modernen Governance-Anforderungen nicht mehr gerecht werden.
ContractZen hilft Rechts-, Compliance-, Steuer- und Finanzteams, jede Entität mit Klarheit und Vertrauen zu verwalten.
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