Wählen Sie die richtige Software für die Verwaltung von Rechtspersönlichkeiten für Ihr Unternehmen

Legal Entity Management Software oder Entity Management Software (EMS) ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug in der Unternehmenswelt geworden, das Unternehmen aller Größenordnungen, von großen Konzernen bis zu mittelständischen Unternehmen, wichtige Dienste leistet.

Auch wenn die grundlegenden Anforderungen ähnlich sind, können der Umfang und die Komplexität der Geschäftstätigkeit unterschiedliche Herausforderungen mit sich bringen. Dieser Leitfaden soll diese Unterschiede beleuchten und Einblicke in die Auswahl der richtigen Entity Management Software für Ihre spezielle Unternehmensgröße und Ihre Bedürfnisse geben.

Die Rolle von Unternehmenssekretären und Rechtsabteilungsteams ist dabei entscheidend. Sie sind häufig damit betraut, Unternehmen und umfassendere Konzernstrukturen zu verwalten und dafür zu sorgen, dass sie den internationalen, bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Anforderungen genügen. Traditionell wurde diese Aufgabe manuell erledigt, mit Excel-Tabellen, die persönliche und organisatorische Details enthielten, und Aktenschränken voller Papierblätter, die vertrauliche Unternehmensinformationen enthielten. Dieser Ansatz war recht unhandlich und erschwerte die tägliche Arbeit der Rechtsabteilung. Die Einführung der Legal Entity Management Software hat jedoch zu einer wesentlich schlankeren Praxis geführt.

Warum sollten Sie sich für Entity Management Software entscheiden?

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um einen großen multinationalen Konzern oder ein mittelständisches Unternehmen handelt, ist die Verwaltung von Rechtsträgern eine Herausforderung. Die Einführung eines effektiven EMS kann dazu beitragen, diesen Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren, was für Unternehmen jeder Größe erhebliche operative Vorteile mit sich bringt.

Dennoch gibt es immer noch viele Organisationen, die den Schritt zu mehr digitaler Compliance und Governance-Praktiken noch nicht vollzogen haben. Diese Unternehmen erschweren nicht nur die tägliche Arbeit ihrer Legal Operations-Teams, sondern hinken auch hinter den führenden Unternehmen der Branche hinterher.

Zu den Vorteilen der Implementierung einer modernen Entity Management Software gehören:

• Einheitliche Rechtsträgerdaten: Durch die Zentralisierung aller Rechtsträgerdaten in einer einzigen, zuverlässigen Quelle beseitigt ein EMS Datensilos und stellt sicher, dass alle Abteilungen Zugang zu konsistenten und genauen Informationen haben. Stellen Sie sicher, dass die Suchfunktionen ausgezeichnet und einfach zu bedienen sind. Der einheitliche Ansatz kann die Entscheidungsfindung und die strategische Planung erheblich verbessern.
• Verbesserte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Ein UMS fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bei Compliance-Prozessen, indem es eine gemeinsame Plattform für die Kommunikation und den Informationsaustausch bereitstellt. Dieser kollaborative Ansatz kann zu kohärenteren und effektiveren Compliance-Strategien führen.
• Vereinfachte Berichterstattung in Echtzeit: Mit einem EMS können Sie vereinfachte Echtzeitberichte und -visualisierungen erstellen, die aktuelle Einblicke in Ihre Unternehmen bieten. Diese Echtzeit-Berichtsfunktion kann die Transparenz verbessern, die Einhaltung von Vorschriften erleichtern und fundierte Entscheidungen unterstützen.
• Verbesserte Sicherheit für Unternehmensdaten: Ein EMS erhöht die Sicherheit Ihrer Unternehmensunterlagen, indem es eine sichere Speicherung und Zugriffskontrolle bietet. Diese verbesserte Sicherheit kann dazu beitragen, sensible Informationen zu schützen, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu verringern und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Trotz der universellen Anziehungskraft dieser Vorteile können die Dringlichkeit und das Ausmaß ihrer Anwendung zwischen Großunternehmen und mittelständischen Betrieben variieren.

Großunternehmen vs. mittelständische Unternehmen im Entity Management

Große Unternehmen: Diese Unternehmen haben oft mit einer großen Anzahl von Entitäten, Gerichtsbarkeiten und gesetzlichen Anforderungen zu tun. Daher benötigen sie ein EMS, das diese Komplexität bewältigen kann. Die Software könnte eine umfassende Abdeckung der Gerichtsbarkeit, eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und die Fähigkeit zur Verwaltung großer Datenmengen bieten. Auch wenn ein umfangreicher Funktionsumfang verlockend erscheinen mag, ist es wichtig, sich auf die Funktionen zu konzentrieren, die Ihr Unternehmen tatsächlich nutzen wird. Ein EMS, das mit ungenutzten Funktionen überladen ist, kann zu unnötiger Komplexität und Ineffizienz führen.

Mittelständische Unternehmen: Für diese Unternehmen stehen Effizienz und Kosteneffizienz oft an erster Stelle. Sie benötigen ein EMS, das eine robuste Datenverwaltung, einfache Bedienung, Unterstützung für betriebliche Arbeitsabläufe und zuverlässige Berichtsfunktionen bietet. Auch wenn eine breite Palette von Funktionen nicht unbedingt erforderlich ist, sollte die Software die wesentlichen Funktionen bieten, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Außerdem sollte sie skalierbar sein, um Wachstum zu ermöglichen.

Denken Sie daran, dass es sich hierbei um allgemeine Merkmale handelt und dass die Bedürfnisse jedes Unternehmens unterschiedlich sein können. Daher ist es wichtig, dass Sie bei der Auswahl eines EMS die Größe Ihres Unternehmens und die damit verbundenen spezifischen Herausforderungen berücksichtigen.

Auswahl des richtigen EMS für Ihre Unternehmensgröße

Bei der Auswahl eines EMS ist es wichtig, die Größe Ihres Unternehmens und die damit verbundenen spezifischen Herausforderungen zu berücksichtigen. Das richtige EMS sollte auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sein, egal ob es sich um ein großes Unternehmen mit komplexen Abläufen oder um ein mittelständisches Unternehmen handelt, das auf Wachstum und Effizienz ausgerichtet ist. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sollten Sie sich bei der Auswahl der Software von wichtigen Überlegungen leiten lassen. Diese universellen Faktoren stellen sicher, dass die gewählte Lösung anpassungsfähig, effizient und vorteilhaft für Ihren Betrieb ist:

• Datenmanagement: Das von Ihnen gewählte EMS sollte über robuste Datenspeicherfunktionen verfügen und die Unternehmensdaten effektiv an einem zentralen und leicht zugänglichen Ort verwalten. Dies ist unabhängig von Ihrem Datenvolumen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Ihre Unternehmensinformationen zugänglich und gut organisiert sind.
• Reporting-Funktionen: Effiziente Datenberichterstattung ist ein unverzichtbares Merkmal Ihres UMS. Es sollte eine Reihe von Berichtsanforderungen erfüllen, von elektronischen Einreichungen bis hin zu Corporate-Governance-Berichten, die es Ihnen ermöglichen, auf einfache Weise wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Daten zu gewinnen.
• Diagramme für Tochtergesellschaften: Ihr EMS sollte visuelle Diagramme mit Echtzeit-Eigentumsdaten bieten, die einen umfassenden Einblick in Ihre Unternehmensstruktur ermöglichen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Unternehmensbeziehungen und -hierarchien zu visualisieren, was Ihnen bei der strategischen Planung und Entscheidungsfindung hilft.
• Umfassende Suchfunktionen: Je größer Ihre Unternehmensdaten werden, desto schwieriger kann es werden, bestimmte Informationen zu finden. Das von Ihnen gewählte EMS sollte über umfangreiche Suchfunktionen verfügen, die es Ihnen ermöglichen, die benötigten Informationen schnell und einfach aufzufinden. Diese Funktion ist besonders wichtig für große Unternehmen, die mit riesigen Datenmengen zu tun haben, aber auch für mittelständische Unternehmen, die auf Wachstum und Effizienz bedacht sind, ist sie von Vorteil.
• Integration: Die nahtlose Integration mit anderen ESG-bezogenen Systemen und Informationen kann für große Unternehmen entscheidend sein. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr UMS mit Ihrer aktuellen Infrastruktur harmoniert und die Entstehung von Technologiesilos verhindert wird, die Ihren Betrieb behindern könnten.
• Juristische Abdeckung: Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Rechtsordnungen tätig ist, sollte Ihr EMS eine umfassende Abdeckung für die Verwaltung von Unternehmen auf lokaler und internationaler Ebene bieten. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen rechtlichen Umgebungen gewährleisten können.

Eine umfassende UMS-Lösung sollte Systeme, Prozesse und Mitarbeiter kombinieren und sich nahtlos an die spezifischen Anforderungen und Erfahrungen Ihres Unternehmens anpassen. Das richtige UMS kann letztendlich die Prozesse zur Einhaltung von Vorschriften und zur Unternehmensführung rationalisieren, Ressourcen einsparen und den ROI erhöhen. Unabhängig davon, ob Sie ein großes oder ein mittelgroßes Unternehmen leiten, sollte der Schwerpunkt immer auf der Verbesserung Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe und der Auswahl eines EMS liegen, das Ihren individuellen Anforderungen entspricht.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass das richtige EMS für Ihr Unternehmen auf die Größe und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sein sollte. Es sollte ein zentrales Repository für alle Due-Diligence-Materialien Ihrer Unternehmen bieten. Denken Sie daran, dass das Ziel nicht darin besteht, das EMS mit den meisten Funktionen zu finden, sondern dasjenige, das am besten zu den besonderen Anforderungen und Abläufen Ihres Unternehmens passt. Auf diese Weise lassen sich die Prozesse zur Einhaltung von Vorschriften und zur Unternehmensführung optimieren, Ressourcen einsparen und der ROI steigern.

Die Wahl des richtigen EMS ist eine strategische Entscheidung, die die Effizienz und Effektivität Ihres Unternehmens erheblich beeinflussen kann. Daher ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Optionen sorgfältig zu prüfen und die Lösung auszuwählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.