Wie lässt sich das Vertragsmanagement verbessern? 5-Schritte-Leitfaden

Fragen Sie sich, wie Sie Ihr Vertragsmanagement verbessern können? Sind Sie bereit, die Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben? Das Vertragsmanagement entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens (vielleicht mit einem Hauch von Sensationslust). Hier finden Sie fünf Tipps von Profis, wie Sie Vertragsfragen auf hohem Niveau angehen und kostspielige Fehler vermeiden können.

1. Erkennen Sie die Lücken zwischen Hauptverträgen und Unterverträgen

Haben Sie sichergestellt, dass zusammenhängende Verträge, die nicht Rücken an Rücken laufen, über ausreichende Risikobudgets, Versicherungen oder andere Mittel verfügen, um die Lücken zwischen den Klauseln des Hauptvertrags zu schließen? Wenn nicht, kann dies zu unangenehmen Überraschungen führen, wenn vertragliche Fragen auftauchen.

Stellen Sie sich die folgende Situation vor. Sie als Hauptauftragnehmer haften für Verbindlichkeiten bis zu 5 Millionen Euro, aber Ihr Subunternehmer, der für die eigentliche Leistung verantwortlich ist, hat eine gleichwertige Klausel mit einer maximalen Haftung (und einem Versicherungswert) von nur 3 Millionen Euro.

Auch wenn vorgesehen ist, dass Ihr Subunternehmer das Projekt allein versichern soll, führt diese Situation im Grunde dazu, dass Ihr Unternehmen 2 Millionen zusätzliche Risiken hat, die nicht durch diese Versicherung abgedeckt sind.

Sie sollten also entweder ein ausreichendes Risikobudget zur Deckung der Lücke vorsehen oder eine zusätzliche Versicherung abschließen. Alternativ können Sie versuchen, die geforderte Versicherungssumme mit Ihrem Subunternehmer zu ändern, wozu dieser aber möglicherweise nicht ohne zusätzliche Zahlung bereit ist.

2. Identifizieren Sie die kritischen Risiken von Back-to-Back-Verträgen

Die Übertragung von Hauptvertragsklauseln auf Ihre Unterverträge macht Ihre Arbeit als Vertragsmanager sicherlich einfacher, wenn Ihre Lieferanten dazu bereit sind. Wenn Ihre Lieferanten jedoch eine größere Verhandlungsmacht haben als Sie, ist dies keine sehr erfolgreiche Strategie. Sie müssen sich dann mit den Bedingungen abfinden, die Sie erhalten.

Und wenn die Klauseln in Ihrem Hauptvertrag hart (teuer) sind, müssen Sie am Ende das Risikobudget bezahlen, das Ihre Lieferanten aufgrund dieser Klauseln einpreisen.

Ziehen Sie es vor, nur die risikoreichsten Klauseln aufzurollen und bei den anderen nach eigenem Ermessen zu verfahren. Zahlen Sie das Risikobudget nicht an Ihre Lieferanten, nur weil es Teil des Hauptvertrags ist, es sei denn, das Risiko ist wirklich für das Projekt relevant.

3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verträge bei einem M&A-Deal auf eine dritte Partei übertragbar sind

Erfordern Ihre Verträge die Zustimmung Ihres Kunden, wenn sie an eine dritte Partei übertragen werden? Wenn Ihr Unternehmen verkauft wird und Sie über 100 Verträge haben, die alle vorab genehmigt werden müssen, kann dies eine ziemlich entmutigende Aufgabe sein. Die unnötigen Verzögerungen könnten Ihre potenziellen Kaufinteressenten vergraulen.

Wenn sich bei der Due-Diligence-Prüfung herausstellt, dass einige Ihrer attraktivsten Verträge möglicherweise nicht mit dem M&A-Geschäft (Merger & Acquisition) übertragen werden, weil die Kundenseite der Übernahme nicht zustimmen will, kann dies dem ganzen Geschäft die Grundlage entziehen. Wenn möglich, sollten Sie in Ihren Kunden-/Lieferantenverträgen Abtretungsklauseln verwenden, die die Zustimmungspflicht im Falle eines Verkaufs (oder einer Fusion) Ihres Unternehmens ausschließen.

Tipp: Wählen Sie eine Vertragsverwaltungssoftware, mit der Sie Verträge kennzeichnen können, so dass Sie leicht den Überblick darüber behalten, welche Verträge z. B. eine Vorabgenehmigung erfordern. Das Kennzeichnungssystem kann auch auf andere Weise genutzt werden.

4. Achten Sie stets auf die Einhaltung Ihrer Rechte an geistigem Eigentum (IPR)

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen in ihren Verträgen mit verschiedenen Kunden unterschiedliche Klauseln zu geistigen Eigentumsrechten haben. Außerdem kann sich die Situation bei den Rechten des geistigen Eigentums gegenüber dem ursprünglichen Zustand erheblich verändert haben. Wenn ein neu gegründetes Unternehmen mit potenziellen Kunden verhandelt, ist die Verhandlungsmacht wahrscheinlich eine ganz andere, als wenn dasselbe Unternehmen ein etablierter Akteur im Softwarebereich geworden ist.

IPR-Klauseln zu Nutzungsrechten, die Begriffe wie "uneingeschränkt" und "unwiderruflich" enthalten, können sich in der Zukunft als nachteilig erweisen, wenn Ihr Kunde mit Ihrer eigenen Software in Konkurrenz zu Ihnen tritt.

Achten Sie daher immer darauf, eine IPR-Strategie in Ihre Geschäftsstrategie einzubeziehen, bevor es zu spät ist.

5. Achten Sie auf die Anhänge

Die Bedeutung von Anhängen zu unterschätzen, kann einer der kostspieligsten Fehler sein, die es gibt. In der Regel beziehen sich die meisten vertraglichen Streitigkeiten auf Anhänge, z. B. technische Beschreibungen, Arbeitsbeschreibungen oder Konformitätsmatrizen, und nicht auf "Standard"-Vertragsklauseln. Das ist selbsterklärend, denn der Teufel steckt immer im Detail, in den Anhängen.

Beziehen Sie daher Ihr Projektteam in die Vorbereitung ein und stellen Sie sicher, dass alle Parteien, einschließlich des Kunden, ihre Verantwortlichkeiten verstehen. Bevorzugen Sie gemeinsam verfasste Anmerkungen in den Anhängen, um zu klären, was mit einer bestimmten Anforderung eigentlich gemeint ist.

Seien Sie jedoch vorsichtig: Eine zu detaillierte Beschreibung kann auch Punkte ausschließen, also denken Sie daran, bei Bedarf ungenau genug zu sein!

Die ersten Dinge zuerst

Bevor Sie sich über diese Tipps Gedanken machen, sollten Sie alle Grundlagen beisammen haben. Verwalten Sie wichtige Materialien unter einem Dach und geben Sie dem richtigen Personal Zugang.

Oft werden die größten Fehler gemacht, wenn Informationen nicht weitergegeben werden, veraltet sind oder einfach verloren gehen. Durch den Einsatz einer geeigneten Vertragsverwaltungssoftware kann sichergestellt werden, dass der Vertragsmanager einen Echtzeitüberblick über den gesamten Vertragsverwaltungsprozess und alle Verträge hat und proaktiv die richtigen Maßnahmen zur Verringerung der wahrgenommenen Risiken ergreifen kann.

Technologie wird nicht alle rechtlichen Probleme in Ihrem Unternehmen lösen, aber sie kann die Dinge definitiv einfacher machen - selbst für einen erfahrenen Fachmann.