7 wichtige Fragen bei der Wahl eines Board-Portals

Die Nachfrage nach effizienter und sicherer Software für die Verwaltung von Vorstandssitzungen ist im digitalen Zeitalter offensichtlicher denn je. Doch die Suche nach der richtigen Software für Ihr Unternehmen ist nicht nur eine Frage der Kosten und Funktionen. Es erfordert ein gründliches Verständnis der einzigartigen Bedürfnisse Ihrer Organisation und ein scharfes Auge für die entscheidenden Faktoren, die die Effektivität einer Software beeinflussen.

In diesem Blogbeitrag erläutern wir Ihnen sieben wichtige Fragen, die Sie sich bei der Auswahl einer Software für die Verwaltung von Vorstandssitzungen stellen sollten. So können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die perfekt auf die betrieblichen Anforderungen Ihres Gremiums abgestimmt ist.

1. Welche Art von Board-Portal ist für meine Organisation geeignet?

Die Einführung von Verwaltungsratsportal-Technologien ist nicht mehr nur großen öffentlichen Unternehmen vorbehalten. Heutzutage nutzen Organisationen aller Größen in verschiedenen Sektoren und Branchen Board-Portale, um ihre Governance-Aktivitäten zu rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Sicherheit zu verbessern.

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie jedoch unbedingt die Struktur, die Größe und die Bedürfnisse Ihres Gremiums berücksichtigen. Größere Anbieter bieten möglicherweise komplexe Funktionen, die Ihr Gremium nicht benötigt, während bei günstigeren Optionen einige Funktionen fehlen könnten. Prüfen Sie daher, ob Ihre Prioritäten mit den Hauptvorteilen eines Verwaltungsratsportals übereinstimmen, z. B. Effizienz, Sicherheit, Compliance und moderne digitale Verwaltung.

Um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Verwaltungsratsportalen zu verstehen. Es gibt drei Haupttypen von Verwaltungsratsportalen: Vom Anbieter gehostete, unternehmenseigene und hybride Lösungen.

• Software as a Service (SaaS) wird in der öffentlichen Cloud gehostet und ist online zugänglich. Diese Lösungen sind beliebt, da sie oft weniger technisches Fachwissen erfordern, robuste Sicherheitsfunktionen bieten und auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation skalierbar sind.
• Interne Lösungen werden vom internen IT-Team Ihres Unternehmens entwickelt und gewartet. Diese Art von Portal bietet zwar die meiste Kontrolle über die Software, erfordert aber auch einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand für Aufbau, Wartung und Sicherheit.
• Hybride Lösungen bieten eine Mischung aus beidem und stellen oft eine von einem Anbieter entwickelte Softwareplattform bereit, die intern oder in einer privaten Cloud gewartet wird.

2. Ist die Implementierung des Vorstandsportals eine Herausforderung?

Die Komplexität der Implementierung eines Vorstandsportals hängt weitgehend von der Art der Lösung ab, für die Sie sich entscheiden (siehe Frage 1). Bei den gängigsten SaaS (Software as a Service)-Vorstandsportalen ist der Implementierungsprozess in der Regel unkompliziert und weitaus weniger aufwändig als bei herkömmlichen, vor Ort installierten Lösungen.

SaaS-Lösungen sind benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet und erfordern nur eine minimale Einrichtung. Diese Plattformen werden in der Cloud gehostet, so dass keine umfangreichen Hardware-Installationen oder komplexen IT-Projekte erforderlich sind. Stattdessen ist Ihr Vorstandsportal jederzeit und überall mit nur wenigen Klicks online zugänglich.

Darüber hinaus bieten seriöse SaaS-Anbieter in der Regel einen umfassenden Einführungsprozess an, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Dazu können maßgeschneiderte Schulungen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und engagierte Support-Teams gehören, die Ihnen zur Seite stehen.

Dennoch ist es wichtig, diesen Übergang zu planen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Migration vorhandener Daten in das neue System und die Koordinierung von Schulungen für Ihre Vorstandsmitglieder, um sie mit der Plattform vertraut zu machen.

Denken Sie daran, dass die Einführung eines Verwaltungsratsportals darauf abzielt, die Arbeit Ihres Verwaltungsrats zu rationalisieren und zu verbessern. Ein guter SaaS-Anbieter sorgt dafür, dass dieser Prozess so nahtlos und effizient wie möglich abläuft, so dass potenzieller Stress oder Unterbrechungen der Aktivitäten Ihres Gremiums vermieden werden können.

3. Wie schützt das Gremienportal meine Daten?

Datenschutz und Sicherheit sind bei der Wahl einer Software zur Verwaltung von Vorstandssitzungen von größter Bedeutung. Viele Anbieter nutzen Cloud-Lösungen wie Microsoft Azure für verbesserte Sicherheit und Skalierbarkeit. Das globale Netzwerk von Azure-Rechenzentren bietet fortschrittliche Verschlüsselung, integrierte Notfallwiederherstellung und robuste Sicherheitsfunktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrolle.
Es kommt jedoch auf die Besonderheiten der Hosting-Umgebung eines Anbieters an. Ob es sich um eine öffentliche Cloud wie Azure, Amazon AWS oder eine private Cloud handelt, der Anbieter muss robuste Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung von Compliance-Standards nachweisen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit der Hosting-Umgebung und den Datenschutzrichtlinien des Anbieters zufrieden sein sollten. Die Sicherheit der Daten Ihres Gremiums sollte immer unverhandelbar sein.

4. Werden die Abonnementkosten bei einer Erweiterung steigen?

Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines Anbieters von Verwaltungsratsportalen ist die Möglichkeit, dass die Kosten steigen, wenn Ihre Organisation wächst. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ist es wichtig zu verstehen, wie die Preisstruktur funktioniert. Preistransparenz ist ein entscheidendes Merkmal eines zuverlässigen Softwareanbieters. Sie sollten genau wissen, wofür Sie bezahlen, und es sollte keine versteckten oder unerwarteten Kosten geben. Sie sollten wissen, was im Grundpreis enthalten ist und welche zusätzlichen Dienste oder Funktionen zusätzliche Kosten verursachen können.

Ein häufiger Bereich, in dem die Kosten unerwartet steigen können, ist der Speicherplatz. Je mehr Ihr Unternehmen wächst und je mehr Daten produziert werden, desto mehr Speicherplatz wird wahrscheinlich benötigt. Einige Anbieter machen keine Angaben dazu, wie sich die Speicherkosten im Laufe der Zeit erhöhen werden, so dass es wichtig ist, dies zu klären, bevor Sie sich festlegen.

Denken Sie daran, dass einige Anbieter zwar zusätzliche Funktionen anbieten, die Sie ursprünglich nicht angefordert haben, die Sie aber wahrscheinlich nicht nutzen werden. Es ist wichtig, dass Sie ein Gleichgewicht zwischen den von Ihnen benötigten Funktionen und der Kosteneffizienz der Lösung finden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Verständnis und die Vorwegnahme potenzieller Kostenänderungen bei der Skalierung Ihrer Organisation Ihnen helfen können, Ihr Budget effektiv zu planen und sicherzustellen, dass das Vorstandsportal auch weiterhin einen Mehrwert bietet, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln. Denken Sie daran, dass Sie sich immer darauf konzentrieren sollten, eine Lösung zu finden, die Ihrer Organisation die beste Investitionsrendite bietet.

5. Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie kündigen?

Wenn Sie die Kündigung eines Vertrags mit einem Anbieter von Software für die Verwaltung von Vorstandssitzungen in Erwägung ziehen, sollten Sie unbedingt die unmittelbaren und langfristigen Auswirkungen bedenken. Vor allem ist es wichtig zu verstehen, was nach der Kündigung mit Ihren Daten geschieht.

Erstens ist es wichtig, dass Sie sich vergewissern, ob Sie alle Ihre Daten nach der Kündigung wiederherstellen können. Ein seriöser Anbieter sollte einen nahtlosen und umfassenden Datenextraktionsprozess anbieten, der sicherstellt, dass Sie auch nach dem Ausscheiden aus dem Dienst Zugriff auf alle Ihre Daten haben.

Zweitens sind die Sicherheit und der Schutz Ihrer Daten nach der Kündigung ein weiterer wichtiger Aspekt. Im Idealfall sollte der Anbieter darlegen, welche Maßnahmen er zur Gewährleistung der Datensicherheit nach der Beendigung der Dienste ergreift. Je nach den Präferenzen Ihres Unternehmens und den rechtlichen Anforderungen kann dies die Verschlüsselung der Daten oder die vollständige Entfernung Ihrer Daten von den Servern des Anbieters beinhalten.

Außerdem lohnt es sich, nach dem Zeitrahmen für diese Prozesse zu fragen: Wie schnell können Sie Ihre Daten wiederherstellen? Wie lange wird der Anbieter Ihre Daten nach der Kündigung noch sichern?

Diese Fragen zielen darauf ab, die sensiblen Daten Ihres Unternehmens in einer potenziell gefährdeten Übergangsphase zu schützen. Die Herangehensweise des Anbieters an diese Fragen kann viel über seine Professionalität und sein Engagement für den Kundenservice aussagen, selbst wenn die Kundenbeziehung endet.

6. Wird das Board-Portal von seinen bestehenden Nutzern gut bewertet?

Die Bewertung der Erfahrungen bestehender Kunden ist ein wirksames Mittel, um die Effektivität eines Board-Portals und die Qualität seiner Dienstleistungen zu beurteilen. Erfahrungsberichte und Fallstudien, die in der Regel auf der Website des Anbieters zu finden sind, geben Ihnen aus erster Hand Aufschluss über die Stärken, die Reaktionsfähigkeit und die Bereiche, in denen das Unternehmen besonders gut ist.

Achten Sie auf die Liste der Kunden des Anbieters. Wenn bekannte oder angesehene Organisationen ihre Dienste in Anspruch nehmen, kann dies ein Hinweis auf Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit sein. Achten Sie außerdem auf das Feedback dieser Kunden, insbesondere derjenigen, die ähnliche Bedürfnisse haben oder in der gleichen Branche wie Ihr Unternehmen tätig sind. Ihre Erfahrungen können besonders relevant und aufschlussreich sein.

Prüfen Sie außerdem Online-Plattformen für Softwarebewertungen wie G2.com und Capterra. Auf diesen Websites werden Nutzerbewertungen zu verschiedenen Aspekten der Software gesammelt, darunter Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport und allgemeine Zufriedenheit. Sie bieten ein umfassenderes und ausgewogeneres Bild der Software und helfen Ihnen, die tatsächliche Leistung der Software zu verstehen.

Denken Sie daran, dass zwar jedes Gremium seine eigenen Anforderungen hat, dass aber positive Erfahrungen von bestehenden Nutzern das Vertrauen in die Fähigkeit des Gremienportals stärken können, Ihre Anforderungen effektiv zu erfüllen.

7. Kann das Gremienportal nahtlos in unsere bestehende Arbeitsumgebung integriert werden?

Die ideale Software für die Gremienverwaltung sollte sich mühelos in die Arbeitsabläufe Ihrer Organisation integrieren lassen. Die Hauptaufgabe einer solchen Software besteht darin, Aufgaben zu vereinfachen, wertvolle Zeit zu sparen und die Effizienz der Arbeit Ihres Gremiums zu steigern. Sie sollte keine unnötigen Komplikationen mit sich bringen oder zu einer Quelle neuer Probleme werden.

Ein entscheidender Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Komplexität der Software. Wenn das Portal zu kompliziert ist oder zu viele Funktionen enthält, wird es möglicherweise nicht ausreichend genutzt, und Sie müssen für ungenutzte Funktionen bezahlen. Ein gut konzipiertes Board-Portal sollte benutzerfreundlich und intuitiv sein und nur minimale technische Kenntnisse erfordern. Außerdem sollte es eine nahtlose Benutzererfahrung über verschiedene Geräte hinweg bieten, einschließlich Tablets, Smartphones und Computer.

Darüber hinaus sollte die Software mit den häufig verwendeten Tools und Systemen Ihrer Organisation kompatibel sein. Wenn Ihre Organisation beispielsweise stark auf Microsoft-Produkte angewiesen ist, könnte ein Board-Portal, das sich gut in die Microsoft-Tools integrieren lässt, von Vorteil sein.

Um dies sicherzustellen, sollten Sie immer eine Demo der Software anfordern. So können Sie die Benutzerfreundlichkeit beurteilen, sehen, wie sie sich in Tools wie Microsoft Teams integrieren lässt, und erfahren, welcher Schulungsaufwand für Ihr Team erforderlich sein könnte.

Führen Sie außerdem einen Dialog mit verschiedenen Interessengruppen in Ihrem Unternehmen, z. B. dem IT-Team, potenziellen Benutzern und Vorstandsmitgliedern. Machen Sie sich klar, welche Funktionen sie für wichtig halten, und stellen Sie sicher, dass die Software diese Anforderungen angemessen erfüllt. Die gewählte Lösung sollte die unterschiedlichen Bedürfnisse aller Benutzer in Ihrer Organisation erfüllen und nicht nur die einiger weniger.

Denken Sie daran, dass die Einführung eines Verwaltungsratsportals darauf abzielt, die Produktivität zu steigern und die Verwaltungsprozesse, einschließlich des gesamten Governance-Prozesses, zu rationalisieren. Jede Lösung, die diesem Ziel entspricht, sich nahtlos in Ihre bestehende Arbeitsumgebung einfügt, einen wettbewerbsfähigen Preis bietet und Raum für Skalierbarkeit bietet, wenn Ihre Organisation wächst, könnte eine mögliche Lösung sein.

Schlussfolgerung

Die Wahl der richtigen Software für die Verwaltung von Vorstandssitzungen ist eine wichtige Entscheidung, die sich erheblich auf die Führungsstruktur Ihrer Organisation auswirken wird. Diese sieben Fragen sollen Ihnen dabei helfen, potenzielle Anbieter aus verschiedenen Blickwinkeln gründlich zu bewerten, um sicherzustellen, dass Ihre Wahl den individuellen Bedürfnissen und Zielen Ihres Gremiums am besten gerecht wird.

Denken Sie daran, dass es auf die richtigen Fragen ankommt und dass die Kenntnis der Details den Unterschied ausmachen kann. Zögern Sie nicht, potenziellen Anbietern diese Fragen zu stellen, wenn Sie sich mit der Suche und Bewertung beschäftigen. Auf diese Weise sind Sie gut gerüstet, um eine Entscheidung zu treffen, die die Arbeit des Vorstands Ihrer Organisation wirklich verbessert. Und denken Sie daran: Wir sind für Sie da, wenn Sie weiteren Rat oder Einblicke in diese für Ihre Organisation wichtige Entscheidung benötigen.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten: