3 Vorteile der Verwendung von Metadaten zum Organisieren Ihrer Dokumente

Einer der größten Vorteile der Cloud-basierten Dokumentenspeicherung besteht angeblich darin, dass man sie leichter organisieren und im Auge behalten kann. Doch schon jetzt haben wir festgestellt, dass 20 % aller Verträge weltweit dauerhaft verschwunden sind. Sie sind einfach verschwunden.

Das Problem ist, dass wir selbst bei digitalen Dokumenten immer noch die gleiche Organisation wie bei Papierakten anwenden: Ordner in Ordnern in Ordnern. Durch diese Verschachtelungsmethode können wichtige Informationen leicht versteckt werden oder verloren gehen, Ihre Mitarbeiter brauchen mehr Zeit, um das Gesuchte zu finden, und Ihr Unternehmen wirkt auf Partner und Kunden, die dies sehen, schlampig.

Außerdem kostet es Ihr Unternehmen Geld, wenn Sie Ihre Verträge und andere Prozesse so unorganisiert abwickeln. Eine Studie der International Association for Contract & Commercial Management (Internationale Vereinigung für Vertrags- und Handelsmanagement) hat ergeben, dass "das durchschnittliche Unternehmen seinen Gewinn um fast 10 % steigern könnte, wenn es in die Verbesserung der Qualität der Vertragsabschlüsse investieren würde. Für viele Unternehmen - vor allem in komplexeren, projektbasierten Branchen - könnte der Gewinn noch viel höher ausfallen - vielleicht sogar bis zu 15 %.

Aus diesem Grund sind Dienste mit metadatengesteuerter Speicherung und Organisation, bei denen Verträge und Dokumente auf der Grundlage verschiedener Eigenschaften und Tags gespeichert werden, so ideal. Die Daten werden auf der Grundlage der Art der Informationen organisiert, die sie enthalten, und nicht nur auf der Grundlage des Dokuments, in dem sie enthalten sind.

So können Sie Verträge und andere Dateien digital speichern und gleichzeitig die Vorteile der digitalen Speicherung voll ausschöpfen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie sich ein solches System auf Ihr Unternehmen auswirken kann.

Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mit dem Organisieren

Eine TechZone-Umfrage ergab, dass Mitarbeiter bis zu acht Anläufe oder 25 Minuten benötigen, um die richtigen Informationen oder Dokumente zu finden, wenn sie danach suchen. Bei zwei Dritteln der Suchvorgänge waren mindestens drei Versuche erforderlich. Die Organisation von Dokumenten ist also nicht nur eine Frage der Ästhetik oder der Erbsenzählerei - sie wirkt sich tatsächlich darauf aus, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen können.

Die metadatengestützte Organisation verbessert dies in mehrfacher Hinsicht. Erstens können Sie, da die Dokumente anhand von Metadaten-Tags organisiert werden, zusammengehörige Dokumente auf vielfältige Weise miteinander verbinden. Im Gegensatz zu Ordnern, in denen jedes Dokument nur zu einem gehören kann, können Sie mit Tags intelligentere Beziehungen zwischen mehreren Dokumenten herstellen und automatisch dynamische Ordner erstellen.

Es dauert auch nicht lange, bis Sie mit Metadaten-Dokumenten loslegen können. Dienste wie der unsere bieten Vorlagen an, mit denen Sie schnell loslegen können, indem Sie die von Experten und erfolgreichen ContractZen-Kunden entwickelten Sets anpassen, anstatt ein analoges Dokument von Grund auf neu zu erstellen. Und wenn Sie Papierversionen aus Ihrem Auftragsbestand aufbewahren und im Auge behalten müssen, können Sie problemlos mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen und bearbeiten.

Jeder behält den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben

Ein digitales, metadatengestütztes Vertragsmanagement erleichtert auch die Produktivität und das Projektmanagement. Zum einen werden durch die organisatorischen Verbesserungen Reibungsverluste und Zeitaufwand reduziert. Wenn die vertragsbezogene Arbeit einfacher zu erledigen ist, wird auch mehr Arbeit erledigt, denn 80 % aller geschäftlichen Aktivitäten und Projekte beinhalten in der einen oder anderen Form die Beschäftigung mit Verträgen.

Die Verwendung einer Online-Plattform für die Vertragsverwaltung bietet den Vorteil von Integrationen, Algorithmen und mehr. So können die Mitarbeiter beispielsweise gespeicherte Suchabfragen erstellen, um sich auf dem Laufenden zu halten und Berichte über laufende oder anstehende Verträge zu erstellen - eine Suche, die mit jeder anderen Speichermethode nicht nur zeitaufwändig, sondern auch schockierend mühsam wäre.

Sie können auch automatische Erinnerungen für Fälligkeitstermine und andere wichtige Ereignisse versenden, entweder per Benachrichtigung oder durch Integration mit Kalendertools wie Outlook. Und natürlich ist eine so fortschrittliche Technologie sicher und von jedem Gerät aus zugänglich.

Bessere Zusammenarbeit im Team

Schließlich erleichtert die digitale, metadatengestützte Organisation von Dokumenten die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres Teams. Dateien sind interaktiv, und die Benutzer können verschiedene Dokumente kommentieren und sich darüber austauschen, anstatt Dutzende von verschiedenen E-Mail-Threads und Anhängen zu verwalten.

Die Mitarbeiter können auch alle neuen Aktivitäten zu Dokumenten und Tags für Projekte, an denen sie beteiligt sind, verfolgen, was es einfacher macht, zu sehen, was Ihre Kollegen und Mitarbeiter tun, ohne zu fragen.

Wenn alles an einem Ort organisiert ist, werden auch Anrufe und Besprechungen einfacher. Vor allem, da einige Tools über eine Meeting-Verwaltung verfügen (z. B. ContractZen). Die Möglichkeit, Hubs und Links für wichtige Informationen zu erstellen, Datenräume für die gemeinsame Nutzung von Dateien einzurichten und Anrufe an demselben Ort zu planen, an dem auch die Dokumente liegen, vereinfacht die internen Systeme erheblich.

Mit dem Tagging beginnen

Tools, die sich auf die Organisation von Metadaten konzentrieren, unterscheiden sich auf den ersten Blick stark von den Papierdokumenten, an die viele Unternehmen noch gewöhnt sind, aber sie beheben alte Probleme und Ineffizienzen. Durch die Einführung eines neuen Tools und Prozesses für die Organisation von Informationen können Sie die Arbeitsweise Ihres Teams in anderer Hinsicht als nur bei der Vertragsablage verändern. Sie werden mehr Zeit haben und weniger komplizierte Arbeiten erledigen müssen.