LEGAL ENTITY MANAGEMENT

Simplify compliance and enhance legal efficiency

Always up to date with effortless entity management. Manage corporate records, track subsidiaries & legal representatives, and more – from any device.

Try FREE Now Included in the Advanced plan

Book a Demo

Real Customer Reviews

VIRTUAALINEN DATAHUONE (VDR)

Jaa asiakirjoja helposti ja turvallisesti

ContractZen aloittaa uuden aikakauden kriittisten dokumenttien hallinnassa ja jakamisessa. Avaa uusi VDR sekunneissa, täytä se automaattisesti valituilla asiakirjoilla ja jaa ne tietoturvallisesti auditointi- ja M&A-tilanteissa.

Kokeile ilmaiseksi

Varaa demo

Real Customer Reviews

Visual ownership structure

ContractZen's dynamic tree view offers a graphical representation of the corporate structure based on ownership information. This visualization helps legal and financial teams understand complex relationships between entities and enhances their ability to make informed decisions.

Data at your fingertips

Our powerful search engine, enhanced with machine vision-based OCR and advanced operators like AND, OR, NOT, boosts corporate housekeeping by ensuring that any data can be found in seconds. This capability simplifies access to information, making it easier for teams to manage and locate specific details, thus saving valuable time and improving overall organizational efficiency.

Unified access across devices

Offering all essential company-related information on one screen, ContractZen ensures that data is easily accessible across various devices including tablets and mobile phones. This seamless accessibility improves overall productivity and responsiveness by providing crucial data at a glance, anywhere and anytime.

Centralized storage with global accessibility

ContractZen offers centralized storage of corporate data, enabling decentralized upkeeping. This ensures consistency and accessibility for organizations with offices around the country or world, allowing legal and financial teams to manage records efficiently, regardless of location.

Try New AI Assistant!

Our new AI Assistant, available as an add-on feature, provides an intuitive chat interface to effortlessly perform document analysis, draft tailored contract clauses and templates, and offer compliance guidance. Offering multilingual support, it's designed to be used by anyone within your organization.

Learn More About AI Assistant

Trusted by legal and financial teams in over 30 countries

What is legal entity management?

Legal entity management is the process of managing the legal entities that make up a business or organization. This includes the creation, registration, maintenance, and dissolution of legal entities such as corporations, LLCs, partnerships, and other types of entities. Legal entity management ensures compliance with legal and regulatory requirements and helps businesses to manage the various entities that make up their corporate structure.

What are the benefits of legal entity management software?

ContractZen’s legal entity management software provides several benefits for businesses, including

Improved compliance

Legal entity management software enables businesses to track and manage their legal entities, ensuring compliance with legal and regulatory requirements. This can help businesses to avoid penalties and other legal issues.

Increased efficiency

Legal entity management software helps with many of the manual tasks associated with legal entity management, such as storing and finding documents with powerful search functions, tracking key dates and deadlines, and generating reports. This can help businesses save time and increase productivity.

Better governance

Legal entity management software provides businesses with a centralized location for managing their legal entities, enabling them to make more informed decisions and improve their overall governance.

Enhanced risk management

Legal entity management software can help businesses identify and manage risks associated with their legal entities, such as compliance risks, financial risks, and reputational risks.

Improved collaboration

Legal entity management software enables teams to collaborate more effectively on legal entity management tasks, such as creating and filing documents and tracking key dates and deadlines with the help of automated email reminders.

Overall, legal entity management software can help businesses to manage their legal entities more efficiently and effectively, ensuring compliance with legal and regulatory requirements and reducing the risk of legal and financial issues.

Start your free trial today!

No credit card needed
Instantly ready-to-use
Pricing suitable for SMBs
Microsoft & Google SSO
World-class security
Also on Android & iOS

We invite you to try out ContractZen free for 30 days - no credit card needed. The service is ready to use, so there is no need for complex set up procedures or consultation projects. You can start immediately with just you and your team and expand as needed.

Ei mikään tavallinen VDR-palvelu

Yhdessä ContractZenin SmartIndexin kanssa datahuoneratkaisumme mullistaa tavan hallita ja jakaa yrityksen tärkeimpiä asiakirjoja. SmartIndex tehostaa asiakirjakokonaisuuksien hallintaa, ja vain muutamalla klikkauksella voit luoda turvallisen datahuoneen auditointia, rahoituskierrosta tai vaikkapa yrityskauppaa varten.

Tehokkuus

Aika-ja kustannussäästöt

ContractZenin virtuaalisen datahuoneratkaisun (VDR) avulla säästät merkittävästi aikaa ja vähennät kustannuksia tehostamalla materiaalin valmistelun, jakamisen ja yhteistyön prosessia. Alustamme poistaa erillisten VDR-ratkaisujen tarpeen ja yksinkertaistaa materiaalien ympärillä tapahtuvaa viestintää. Voit luoda useita dokumenttikokonaisuuksia eri raportointi- ja auditointitarkoituksiin ja käynnistää useita VDR-huoneita siirtämättä yhtäkään tiedostoa. Näin vältät päällekkäisyydet ja manuaalisen siirtotyön ja saat maksimaalista tehokkuutta.

Kontrolli

Parempi hallinta

VDR-ratkaisumme tarjoaa yrityksille modernin alustan arkaluontoisten tietojen jakamiseen, mahdollistaen asiakirjojen ja datan seurannan ja hallinnan koko prosessin ajan. Ratkaisumme tukee useita käyttöoikeusryhmiä, mikä mahdollistaa tarkat käyttöoikeudet eri ryhmille. Lisäksi kattavat auditointilokit seuraavat kaikkia tapahtumia läpinäkyvyyden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi, ja käyttöraportit paljastavat aktiivisuuden, mikä auttaa transaktioiden onnistumisessa.

Hyvä hallintotapa

Kehitä hallintoa

ContractZen tarjoaa kaiken kokoisille yrityksille sopivan modernin ja kokonaisvaltaisen hallintoalustan. Hallintoportaalimme yhdistää dokumenttien hallinnan, hallitusportaalin, yhtiöhallinnan ja VDR:n poistaen siilot. Tämä integraatio yksinkertaistaa vaatimustenmukaisuuden hallintaa, nopeuttaa auditointeja ja varmistaa, että hallitusmateriaalit, yhtiörekisterit ja sopimukset ovat aina ajan tasalla ja saatavilla tiukkojen roolipohjaisten käyttöoikeuksien mukaisesti. Automaattiset muistutukset ja kattavat auditointilokit tukevat sääntelyvaatimusten noudattamista ja varmistavat, että päätöksenteko perustuu ajantasaiseen tietoon.

Tietoturva

Tietoturvallinen jakaminen

Vahva tietoturva on ContractZenin ydin. Jokainen sopimusdokumentti, liite ja tietokanta on suojattu useilla salauskerroksilla samoin kuin tiedonsiirto. Alustamme toimii Microsoft Azure -pilvessä, joka täyttää keskeiset standardit, kuten ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018, SOC 1/2, FedRAMP ja EU:n mallilausekkeet. Tarkka käyttöoikeushallinta turvaa arkaluonteiset tiedot. Yksityiskohtaiset auditointilokit tarjoavat täydellisen näkyvyyden jokaiseen toimenpiteeseen. Käyttämämme Microsoft Azuren palvelinkeskukset sijaitsevat EU:n alueella.

Jotta nopeat due diligence -prosessit onnistuisivat, on dokumenttien vaivaton ja nopea jakaminen välttämätöntä.

Tuomo Sirkka. Head of Legal, RELEX Solutions

Ainutlaatuista tehokkuutta

ContractZenin SmartIndex-toimintoa hyödyntävän VDR:n avulla voit avata useita datahuoneita välittömästi – siirtämättä yhtäkään tiedostoa. Luo ja ylläpidä useita datahuoneita eri tarkoituksia varten. Due diligence -prosessit, rahoituskierrokset tai compliance-raportoinnit onnistuvat helposti ja nopeasti - vain tunnisteita lisäämällä. Ei tiedostojen monistamista eikä siirtelyä – vain sujuvaa ja turvallista yhteistyötä.

Monipuoliset työkalut

ContractZenin VDR-palvelu on varustettu tehokkailla työkaluilla, jotka tekevät turvallisesta yhteistyöstä vaivatonta. Älykäs tunnistejärjestelmä ja metatietopohjainen haku mahdollistavat tarvittavien tietojen löytämisen välittömästi. Sisäänrakennettu Q&A-toiminto, dokumenttien läpikäynnin seuranta ja ryhmäkeskustelujen aikajana tehostavat viestintää ja edistymisen seurantaa. Yksityiskohtaiset auditointilokit IP-seurannalla, tarkasti määriteltävät käyttöoikeudet ja kehittynyt käyttäjienhallinta takaavat prosessin täydellisen hallinnan.

Luotettava tietoturva

Kaikki asiakirjat salataan RSA 256 -salausta käyttäen, ja yhteys ContractZen-palveluun on aina salattu. Microsoft Cloud täyttää keskeiset kansainväliset ja toimialakohtaiset vaatimustenmukaisuusstandardit. Kaikki tiedot tallennetaan useille laitteistoklustereille ja ne georeplikoidaan toiseen Azure-datakeskukseen palvelun jatkuvuuden varmistamiseksi.

Yhtenäinen hallintoalusta

Aivan kuten ERP-järjestelmät integroivat liiketoiminnan prosessit ja HubSpot mullisti markkinoinnin ja myynnin kokonaisratkaisullaan, ContractZen tuo saman selkeyden hallintoon. Hallitustyö, tytäryhtiöhallinta, sopimukset, VDR ja kaikki due diligence ‑materiaalit löytyvät yhdestä turvallisesta, tekoälyn tukemasta alustasta. Yksi kirjautuminen. Ei siiloja. Nopeammat päätökset. Vähemmän riskejä.