SMARTINDEX

Fiksumpi tapa hallita dokumentteja

Päivittäisestä asiakirjahallinnasta due diligence -tarkastuksiin – ContractZen SmartIndex tuo selkeyttä ja hallittavuutta dokumenttien hallintaan. Jaa materiaalit turvallisesti sisäänrakennetun virtuaalisen datahuoneen (VDR) avulla.

Kokeile ilmaiseksi

Varaa demo

Real Customer Reviews

Tuo hyvän hallinnon tulokset näkyväksi

SmartIndexin avulla voit helposti luoda ja ylläpitää useita samanaikaisia dokumenttikokoelmia samaan keskitettyyn dokumenttikantaan perustuen – ilman siirtämistä tai kopioimista. Yhdessä ContractZenin VDR:n kanssa se tarjoaa ainutlaatuisen tavan nopeaan ja turvalliseen raportointiin due diligence- ja auditointiprosesseissa.

Yhteistyö

Paranna yhteistyötä

SmartIndex kokoaa erilaiset dokumenttikokonaisuudet yhteen helposti hallittavaan näkymään, jolloin tiimit työskentelevät samoilla tiedoilla tehokkaasti. Sidosryhmät pääsevät käsiksi samoihin tietoihin turvallisesti sisäänrakennetun virtuaalisen datahuoneen (VDR) avulla. Joustava indeksointi ja tietoturvallinen jakaminen vähentävät virheitä, nopeuttavat päätöksentekoa ja vahvistavat luottamusta.

Tehokkuus

Säästä aikaa

SmartIndex säästää merkittävästi aikaa poistamalla tarpeen kopioida tai siirtää tiedostoja uudelleen ja uudelleen eri dokumenttikirjastoihin tai järjestelmiin. Yksinkertaisella tunnistemenetelmällä tiimit löytävät, jakavat ja raportoivat tärkeimpiä hallintosi dokumentteja – kuten sopimuksia, pöytäkirjoja ja tilinpäätöksiä – helpommin kuin koskaan aiemmin. Tämä virtaviivaistaa auditointeja, due diligence -prosesseja ja compliance-raportointeja, vähentäen merkittävästi manuaalista työtä ja viime hetken tuskaista dokumenttien etsintää.

Hyvä hallintotapa

Kehitä hallintoa

SmartIndex tekee laillisuuden ja vastuullisuuden valvonnasta helppoa. Sen sijaan, että luotettaisiin hajanaisiin kansioihin tai manuaaliseen seurantaan eri järjestelmissä, organisaatiosi pystyy järjestämään keskeiset hallintodokumentit tarvittaviin kokonaisuuksiin yhdessä monipuolisessa hallintoportaalissa. Olipa kyse sääntelymuutoksista tai sidosryhmille raportoinnista, SmartIndex auttaa yrityksiä kehittämään läpinäkyvyyttä, vähentämään compliance-riskejä ja pysymään tarkastusvalmiina luottavaisin mielin.

Tietoturva

Lujita tietoturvaa

SmartIndex perustuu Microsoft Azuren huippuluokan infrastruktuuriin ja suojaa arkaluonteiset tiedot moninkertaisella vahvalla salauksella ja geo-replikaatiolla. Yksityiskohtaiset käyttöoikeudet ja tarkka tapahtumaloki varmistavat, että tärkeät materiaalisi pysyvät turvassa, tarjoten mielenrauhaa päivittäiseen työhön, due diligence -prosesseihin ja luottamuksellisten tietojen jakamiseen.

Arvostan ContractZenin erinomaista tuotetta, joka on parantanut organisaatiomme toimintaa merkittävästi.

Bart Centauro, lakiasiainjohtaja, TalentBurst Inc.

Monipuolista dokumentinhallintaa

ContractZenin SmartIndex mullistaa hallinnon asiakirjojen hallinnan ja valmistautumisen erilaisiin auditointi- ja due diligence-prosesseihin. Sen avulla voit luoda ja hallita useita, räätälöityjä kansiorakenteita yhdestä keskitetystä tietovarastosta – ilman tiedostojen siirtämistä tai kopioimista. Tämä tarkoittaa nopeaa tietojen löytämistä ja välitöntä valmiutta juridiseen-, taloudelliseen- tai ESG-raportointiin.

SmartIndex - Versatile document management 01

Innovatiivinen indeksointi

Alustamme avulla hallitset dokumentteja dynaamisesti, luot räätälöityjä näkymiä helposti eri tiimien ja sidosryhmien käyttöön. Valmiit mallipohjat kansiorakenteille nopeuttavat raportointia. Tekoälyn avulla voit luoda jopa täydellisen kansiorakenteen suoraan esimerkkidokumentista – tai vaikka mobiililaitteella otetusta kuvasta.

Ketterä due diligence

Kun materiaalien jakaminen ulkoisesti tulee ajankohtaiseksi, SmartIndex VDR tekee prosessista äärimmäisen helppoa ja nopeaa. Sen sijaan, että käyttäisit useita eri alustoja ja kuluttaisit arvokasta aikaa tiedostojen kopiointiin ja siirtämiseen, voit luoda datahuoneen vain muutamalla klikkauksella ja lisätä sinne haluamasi dokumentit. Sitten kutsut käyttäjät, määrittelet käyttöoikeudet ja viet transaktion läpi sujuvammin kuin koskaan aikaisemmin.

Kokonaisvaltainen hallintoalusta

Aivan kuten ERP-järjestelmät integroivat liiketoiminnan prosessit ja HubSpot mullisti markkinoinnin ja myynnin kokonaisratkaisullaan, ContractZen tuo saman selkeyden hallintoon. Hallitustyö, tytäryhtiöhallinta, sopimukset, VDR ja kaikki due diligence ‑materiaalit löytyvät yhdestä turvallisesta, tekoälyn tukemasta alustasta. Yksi kirjautuminen. Nopeammat päätökset. Vähemmän riskejä.