Ein Datenraum oder virtueller Datenraum (VDR) ist ein bewährtes Instrument bei größeren M&A-Transaktionen und Finanzierungsvereinbarungen, aber auch bei kleineren Transaktionen kann die Nutzung eines Datenraums zahlreiche Vorteile bieten. Dieser Gastblog erläutert die Möglichkeiten und den Mehrwert, den die Nutzung von Datenräumen für kleine und mittlere Unternehmen bieten kann.
Bei Fusionen und Übernahmen sowie bei Finanzierungsrunden besteht der Hauptzweck eines Datenraums darin, das gesamte Due-Diligence-Material an einem Ortzu sammeln , auf den sowohl der Verkäufer als auch der Käufer Zugriff haben. Große M&A-Transaktionen umfassen in der Regel mehrere Tausend Dokumente, und selbst bei kleinen Transaktionen kann das Material mehrere Hundert Dokumente umfassen, so dass der Bedarf an einem systematischen und organisierten Dokumentenmanagement offensichtlich ist.
Wichtige Dokumente des Zielunternehmens wie Verträge, Personalinformationen, Jahresabschlüsse und andere Finanzinformationen sowie Informationen über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens werden im Datenraum gesammelt. Dies gibt dem Käufer die Möglichkeit, sich systematisch mit dem Zielunternehmen vertraut zu machen. Ein virtueller Datenraum erleichtert und beschleunigt den M&A-Prozess, da er die Prüfung und Aufbewahrung physischer Unterlagen überflüssig macht .
Informationssicherheit im Datenraum und Dokumentation des Prozesses
Der Verkäufer kann einen Datenraum nutzen, um Informationen über sein Unternehmen auf sichere und vertrauliche Weise offenzulegen. In kleineren Unternehmen werden M&A-Unterlagen oft per E-Mail übermittelt, die manchmal in E-Mail-Ordnern verbleiben und ein Risiko für die Informationssicherheit darstellen können. Außerdem birgt die Verwendung von E-Mails immer das Risiko, dass die Nachricht an den falschen Empfänger gesendet wird.
In einem virtuellen Datenraum besteht die Möglichkeit, den Zugang der Vertreter des Käufers zu den Dokumenten zu beschränken, je nachdem, in welcher Phase des M&A-Prozesses Sie sich mit dem potenziellen Käufer befinden.
Bei einer typischen KMU-Transaktion nimmt die Menge an Informationen, die dem Käufer zur Verfügung gestellt werden, mit dem Fortschreiten des Verkaufsprozesses zu, und im Laufe des Prozesses scheiden einige potenzielle Käufer aus. Daher ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, die weitergegebenen Informationen zu verwalten.
Ein Datenraum bietet dem Verkäufer und seinen Beratern auch die Möglichkeit zu überwachen, wer den Datenraum besucht hat, welches Material der Vertreter des Käufers geprüft hat und wie oft er darauf zugegriffen hat.
Diese Informationen helfen dem Verkäufer, einen besseren Überblick darüber zu erhalten, wie viel Material geprüft wurde. Die Protokolldaten sind für den Verkäufer besonders dann nützlich, wenn mehrere potenzielle Käufer auf das Material zugreifen, da die Daten oft einen Eindruck davon vermitteln, ob Ihr Verhandlungspartner ernsthaft in die Prüfung des Due-Diligence-Materials investiert.
Die Nutzung eines Datenraums erleichtert die Dokumentation und Bestätigung des Materials, das während des M&A-Prozesses geprüft wurde. Insbesondere nach Fusionen und Finanzierungsrunden in KMU kann es zwischen den Parteien zu Streitigkeiten darüber kommen, ob der Käufer von bestimmten Sachverhalten des Zielunternehmens Kenntnis hatte.
Diese Probleme treten bei kleineren Fusionen und Übernahmen besonders deutlich zutage, da Due-Diligence-Berichte oft nur eingeschränkt oder gar nicht vorgelegt werden. Ein Datenraum erleichtert die Dokumentation und Aufzeichnung von Sachverhalten, die dem Käufer oder Finanzier des Zielunternehmens auf der Grundlage des Due-Diligence-Materials bekannt gewesen wären, erheblich.
Kosteneffizienz und Benutzerfreundlichkeit sind in KMU wichtig
Ein moderner, virtueller Datenraum bietet kleinen und mittleren Unternehmen eine kosteneffiziente Lösung zur Durchführung ihres Due-Diligence-Managements.
Ein virtueller Datenraum hilft auch dem Käufer bei der Durchführung seiner Due Diligence, da das Material am eigenen Computer eingesehen werden kann und es möglich ist, Informationen in den Dokumenten über die Suchfunktion zu finden. Das Hinzufügen von Dokumenten und anderem Material zum Datenraum ist einfach und beschleunigt die Verwaltung des Materials.
Die Vorteile eines Datenraums zeigen sich auch bei kleineren M&As. Die Kosten für einen Datenraum amortisieren sich erfahrungsgemäß durch einen zügigen Verkaufsprozess und durch eine deutlich geringere Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten.
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Mikko K. Leino
M.Sc. (Wirtschaftswissenschaften), LLM
Mikko K. Leino ist KMU-Berater für Fusionen und Übernahmen bei Tulosjärjestelyt Partners Oy. Im Laufe seiner Karriere war er an über 70 KMU-Transaktionen beteiligt.
Das Unternehmen bietet einen umfassenden Service für KMUs, einschließlich der Nutzung eines virtuellen Datenraums und Due-Diligence-Beratung. Tulosjärjestelyt Partners Oy arbeitet mit ContractZen an der digitalen Lösung zusammen.
