Laut dem 2023 Work Trend Index von Microsoft verbringen Arbeitnehmer fast 20 % ihrer Arbeitswoche, also einen ganzen Tag, mit der Suche nach Informationen und deren Beschaffung. Das sind etwa 400 Stunden pro Person und Jahr. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team erreichen könnte, wenn diese Zeit in Innovation, Strategie oder den Abschluss des nächsten großen Geschäfts umgewandelt würde.
In der heutigen Geschäftswelt, in der Schnelligkeit und Präzision entscheidend sind, ist diese Ineffizienz mehr als eine Unannehmlichkeit. Sie ist ein Wettbewerbsnachteil. Ganz gleich, ob Sie sich auf ein Audit vorbereiten, eine rechtliche Due-Diligence-Prüfung durchführen oder eine Fusion anstreben, der sofortige Zugriff auf wichtige Dokumente ist unerlässlich.
Genau hier setzt SmartIndex von ContractZen an. SmartIndex wurde zur Vereinfachung von Governance-, Risiko- und Compliance-Prozessen (GRC) entwickelt und hilft Unternehmen, verlorene Zeit zurückzugewinnen und Arbeitsabläufe reibungslos zu gestalten. Im Folgenden erfahren Sie, was SmartIndex ist, wie es funktioniert und auf welche drei Arten es Ihre Arbeitsweise verändern kann.
Stellen Sie sich vor, dass alle Ihre Unternehmensunterlagen, Jahresabschlüsse, wichtigen Verträge, IP-Dokumente, Materialien zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und personalbezogene Dateien in einem sicheren Knotenpunkt organisiert sind und dann je nach Bedarf in maßgeschneiderte Ordnerstrukturen umgestaltet werden können - ohne ein einziges Dokument zu verschieben. Das ist SmartIndex in Aktion.
In Verbindung mit dem Virtuellen Datenraum (VDR) von ContractZen ermöglicht SmartIndex den sicheren und sofortigen Austausch von Dokumenten mit externen Stakeholdern. SmartIndex wird mit vorgefertigten Vorlagen für Prozesse wie Legal Due Diligence und ESG-Reporting (Environmental, Social, and Governance) geliefert, die Sie unverändert verwenden oder an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Möchten Sie lieber Ihre eigene Vorlage entwerfen? Sie können ganz einfach eine einzigartige SmartIndex-Struktur von Grund auf erstellen. SmartIndex ist flexibel, intuitiv und so konzipiert, dass er Unternehmen hilft, die Nase vorn zu haben.
Audits sind selten einfach, aber SmartIndex macht sie weit weniger stressig. Mit anpassbaren Vorlagen können Sie wichtige Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Konformitätsbescheinigungen und Vorstandsprotokolle schnell in einer prüfungsgerechten Struktur organisieren. Anpassungen sind einfach, und sobald das Paket vorbereitet ist, kann es über den VDR sicher mit den Prüfern geteilt werden. Das Ergebnis ist ein reibungsloserer Prozess und ein stärkeres Vertrauen in Ihre Compliance-Struktur.
Due-Diligence-Prüfungen erfordern sowohl Schnelligkeit als auch Genauigkeit. Die speziellen Vorlagen von SmartIndex bieten eine vorgefertigte Struktur für Verträge, Genehmigungen, IP-Aufzeichnungen und mehr. Sie können Kategorien bearbeiten oder einen neuen Index erstellen, um ihn an Ihre spezifische Checkliste anzupassen. In Kombination mit robusten Suchfunktionen und einer sicheren VDR-Freigabe stellt SmartIndex sicher, dass die Rechtsteams auf dem richtigen Weg und in der richtigen Zeit sind.
M&A-Aktivitäten hängen von einer klaren Kommunikation und einer einwandfreien Organisation ab. SmartIndex unterstützt dies durch flexible Vorlagen, wie z.B. ESG-fokussierte Indizes, oder die Möglichkeit, transaktionsspezifische Ordnerstrukturen zu gestalten. Die sichere Zusammenarbeit über den VDR stellt sicher, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, damit die Transaktionen klar und effizient ablaufen.
In Kombination mit dem sicheren VDR von ContractZen und den leistungsstarken Suchfunktionen steigert SmartIndex die Professionalität und Effizienz, ganz gleich, ob Sie sich auf ein Audit vorbereiten, Rechtsteams unterstützen oder einen M&A-Prozess vorantreiben.
Es ist keine Überraschung, dass 70 % der Mitarbeiter laut dem Microsoft Work Trend Index(Microsoft Work Trend Index 2023) angeben, dass sie mit besseren Tools zum Auffinden von Informationen produktiver wären. SmartIndex ist diese Lösung, die verschwendete Stunden in sinnvollen Fortschritt verwandelt.
SmartIndex ist Teil eines umfassenderen Ökosystems zur Vereinfachung von Governance und Compliance. Die ContractZen-Plattform umfasst außerdem:
Zusammen bilden diese Tools eine nahtlose Governance-Cloud, die Unternehmen dabei hilft, konform, agil und revisionssicher zu bleiben.
SmartIndex sorgt für Ordnung in Ihren Dokumenten, aber die Effizienz kann mit dem KI-Assistenten von ContractZen noch weiter gesteigert werden. Dieses Add-on nutzt die Microsoft Azure OpenAI-Technologie , um die Extraktion von Metadaten zu automatisieren und die Kategorisierung von Dokumenten mühelos zu gestalten. Es bietet außerdem KI-gesteuerte Einblicke, die Risiken und wichtige Informationen innerhalb von Sekunden hervorheben. Das Ergebnis: schnellere, intelligentere Compliance-Workflows, die Ihr Team in die Lage versetzen, mit Zuversicht zu handeln.
Jede Stunde, die mit der Suche nach Dokumenten verschwendet wird, ist eine verlorene Stunde für Wachstum und Innovation. Mit SmartIndex können Sie die Art und Weise verändern, wie Ihr Unternehmen wichtige Informationen verwaltet, weitergibt und sichert.
Sind Sie bereit, die Effizienz zu steigern und der Entwicklung einen Schritt voraus zu sein? Besuchen Sie die SmartIndex-Seite auf der ContractZen-Website und erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe noch heute verändern können.