Ein ineffizienter Vertragsverwaltungsprozess führt zu schlechten Kundenerfahrungen, unproduktiven Partnerschaften, verpassten Terminen, überlasteten Mitarbeitern und erhöhten Kosten. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Vertragsmanagementprozesses.
Der Vertragsmanagementprozess ist die Gesamtheit der Maßnahmen, die für eine sichere und systematische Verwaltung von Verträgen erforderlich sind - von der Anbahnung bis zum Auslaufen. Der Vertragsmanagementprozess umfasst in der Regel Vertragsphasen wie 1. die Vertragsanfrage/-einleitung, 2. die Vertragserstellung und -genehmigung, 3. die Vertragsverhandlung und -prüfung, 4. die Vertragsgenehmigung, -unterzeichnung und -ausführung, 5. die Vertragsüberwachung, 6. die Vertragsänderungen, 7. die Vertragsverlängerung und schließlich 8. das Vertragsende. Aus einem anderen Blickwinkel betrachtet, beginnt der Vertragsmanagementprozess mit der Einrichtung der Leitung und des Teams, dann mit der Planung und Ausführung des Vertragsmanagements und schließlich mit der Verwaltung der Beziehungen und der Vertragsleistung.
Stellen Sie ständig ähnliche Verträge oder Anhänge neu zusammen? Dies kann unnötig Zeit und Mühe kosten und lässt sich schnell beheben. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Ihre Vorlagen und Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren? Wenn nicht, gibt es eine schnelle Lösung!
Unternehmen verbringen oft zu viel Zeit mit dem Versuch, auf ein Fahrrad aufzuspringen, obwohl ein Problem fast sofort behoben werden könnte: Nehmen Sie sich die Zeit, häufig verwendete Vorlagen zu erstellen, z. B. für Arbeitsverhältnisse, Unterverträge oder Beratung, und legen Sie sie entsprechend in Ihrer Vertragsverwaltungssoftware ab.
Wann immer die Vorlagen geändert werden, sind die neuen Versionen sofort für jeden Mitarbeiter zugänglich. Es gibt intelligente Tools, die Ihnen helfen, Ihren Prozess der Inhaltserstellung und Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Probieren Sie zum Beispiel Docfusion aus, das erstaunliche Funktionen wie einen Drag-and-Drop-Designer, eine Workflow-Engine, verwaltete Rechtsklauseln und Corporate-Identity-Bibliotheken bietet.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen bei Vertragsverhandlungen mehrere Versionen von Vertragsentwürfen und Anhängen im Umlauf haben. Es ist nachteilig für Ihren Vertrag, wenn Sie am Ende einen unfertigen Anhang der Version B an Ihren Vertrag anhängen. Einige der vereinbarten Klarstellungen und Punkte könnten aus Ihrem Vertrag gestrichen werden, ohne dass Sie es überhaupt wissen.
Daher müssen Sie (und Ihre technischen Experten) unbedingt dafür sorgen, dass die neuesten Versionen aller Dokumente in Ihren Vertragsunterlagen enthalten sind - dies gilt auch für die Verhandlungsphase, damit bereits beschlossene Punkte nicht doppelt verhandelt werden!
Rechtsteams lassen oft die Kontextextexperten bei der Vertragsgestaltung außen vor: "Wir sollten sie nicht einbeziehen, da sie nur Verwirrung stiften und dumme Fragen stellen.
Dies kann ein kostspieliger Fehler sein, denn das Projektteam sollte derjenige sein, der wirklich versteht, was sich hinter den technischen Aussagen verbirgt. Was wird eigentlich versprochen?
In der Regel beziehen sich die meisten Vertragsstreitigkeiten auf die tatsächliche Arbeit und nicht auf einzelne Vertragsklauseln. Man kann gar nicht genug betonen, wie wichtig es ist, das technische Team bei der Vertragsgestaltung mit ins Boot zu holen. Sie sind in der Tat die wichtigsten Mitarbeiter Ihres Vertragsteams!
Die Einholung der Genehmigungen von den richtigen Personen ist einer der zeitaufwändigsten Schritte im Vertragsmanagement. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertragsentwürfe an einem zentralen Ort und nicht in zahlreichen E-Mail-Threads oder auf persönlichen Festplatten gespeichert sind. Verwenden Sie außerdem automatische Kalendererinnerungen, um den richtigen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Bei bestimmten Verträgen können Sie den Vertragsworkflow sogar automatisieren. Dies ist besonders praktisch bei Verträgen mit hohem Volumen, die nicht viel Anpassungsaufwand erfordern.
Manchmal können verpasste Fristen teuer werden, da sich der Kunde aus dem Prozess zurückziehen könnte.
Wie lassen sich Fehler auch bei der Einstellung neuer Mitarbeiter minimieren? Investieren Sie Zeit in die Erstellung einer Punkt-für-Punkt-Checkliste für die wichtigsten Vertragsmanagementprozesse, um sicherzustellen, dass kein Detail übersehen oder vergessen wird. Auf diese Weise finden Sie vielleicht auch Ihre eigenen Fehler und erkennen, wie der Vertragslebenszyklus von Kunden verbessert werden kann.
Vorausschauende Unternehmen können eine Menge Kosten sparen, Risiken mindern und die Rentabilität steigern. Erfahren Sie mehr über die beste Vertragsmanagement-Software für kleine und mittlere Unternehmen sowie über die Preise für Vertragsmanagement-Software.