Virtuelle Datenräume (VDR) sind ein heißes Thema in der heutigen Geschäftswelt. Laut Business Wire wird für den Markt zwischen 2019 und 2024 ein Wachstum von 15,12 % CAGR prognostiziert. Man braucht nicht lange zu suchen, um festzustellen, dass Unternehmen zunehmend virtuelle Datenräume nutzen, und immer mehr Anbieter von VDR-Software tauchen auf, da die Zahl der Due-Diligence- und Auditsituationen immer weiter steigt.
Ein virtueller Datenraum ist ein Online-Repository, das für die Speicherung und Verteilung von Dokumenten im Rahmen von Due-Diligence-Prozessen, z. B. bei Fusionen und Übernahmen oder Audits, verwendet wird. Der virtuelle Datenraum wird oft einfach als VDR abgekürzt, manchmal auch als Deal Room oder einfach nur als Datenraum bezeichnet.
Aber was ist der Grund für die Aufregung um VDRs? Nun, es gibt einen Grund, warum Datenraumsoftware mehr als nur einen Moment im Rampenlicht steht. Das derzeitige Geschäftsumfeld ist schwierig, was unterstreicht, wie wichtig es ist, alles an Ort und Stelle zu haben, damit Sie schnell mutige Schritte unternehmen können.
Wie unbeständig ist das heutige Geschäftsumfeld? Über 50 % der kleinen Unternehmen scheitern innerhalb von vier Jahren nach ihrer Gründung. Selbst bei den erfolgreichsten Unternehmen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie untergehen, denn mehr als die Hälfte der Unternehmen auf der S&P 500-Liste ist in den letzten 15 Jahren verschwunden, und die Hälfte der Unternehmen, die derzeit auf der Liste stehen, könnte laut einer Analyse von Innosight in den nächsten zehn Jahren ebenfalls untergehen.
Bildquelle: https://www.innosight.com/insight/creative-destruction/
Unter diesen Bedingungen, die durch den zunehmenden Wettbewerb auf den globalisierten Märkten, die ständig wachsende Geschwindigkeit der Wirtschaft, die zunehmende Regulierung und die Herausforderung der Digitalisierung gekennzeichnet sind, muss die Unternehmensführung bereit sein, auf neue Chancen und sich verändernde Marktkräfte zu reagieren.
Tatsächlich ist geschäftliche Agilität einer der stärksten Prädiktoren für Rentabilität und Langlebigkeit. Accenture hat kürzlich herausgefunden, dass nur 12 % der Unternehmen nach dem Geschwindigkeits- und Anpassungsindex des Beratungsunternehmens wirklich agil sind, dass diese Unternehmen aber mit weitaus höherer Wahrscheinlichkeit als alle anderen finanzielle Ergebnisse im oberen Viertel erzielen.
Bildquelle: https://talentorganizationblog.accenture.com/financialservices/talking-agility-the-paradox-of-true-agility-with-michael-bazigos
VDRs sind in einer Reihe von Situationen von Nutzen, in denen Unternehmen Dateien austauschen, z. B. beim internen Dateiaustausch für Projekte und datengestützte Geschäftsentscheidungen, beim externen Dateiaustausch zur Pflege von Partner- und Kundenbeziehungen und bei der Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen für Steuer- und Compliance-Prüfer, Finanziers, potenzielle M&A-Partner und andere interessierte Dritte. So sind beispielsweise viele VCs auf der Suche nach einem Datenraum für Investoren.
Sie helfen den Unternehmen, auf Compliance- und Finanzprüfungen sowie Due-Diligence-Prüfungen aller Aspekte des Unternehmens, der Geschäftstätigkeit und der Unternehmensführung vorbereitet zu sein.
Aber was genau ist ein virtueller Datenraum, und welche Aspekte von VDRs machen sie so leistungsfähig für die gemeinsame Nutzung von Unternehmensdateien?
Früher, in der Zeit vor der Digitalisierung, nutzten Unternehmen bei Fusionen und Übernahmen physische Datenräume, die als Archiv für alle sensiblen und für den Unternehmenswert wichtigen Geschäftsdokumente dienten. Jeder, der ein Dokument einsehen wollte, musste einen Termin vereinbaren, an dem er den Raum betreten und die Dokumente durchsuchen konnte.
Die Datenräume enthielten die Originalausdrucke von z. B.:
Auf diese Weise konnten wichtige Dokumente an einem einzigen, nachvollziehbaren Ort aufbewahrt werden, und es wurde kontrolliert, wer darauf zugreifen konnte.
Heute ist die Datenraumsoftware in die Cloud verlagert worden. Diese modernen Datenräume, die auch als VDRs und Deal Rooms bezeichnet werden, sind ein sicheres Online-Repository für alle Dateien, Dokumente und Daten, die ein Unternehmen schützen möchte.
Da die modernen VDRs in der Cloud gehostet werden, kann von jedem Ort der Welt und von jedem Gerät aus auf sie zugegriffen werden, und sie verfügen über leistungsstarke Sicherheitsfunktionen, um die darin enthaltenen Dokumente zu schützen und zu kontrollieren, wer auf sie zugreifen kann.
Um Ihnen ein Gefühl dafür zu geben, wie extrem die Sicherheit von VDRs geworden ist, unterstützt Microsoft Azure, das den VDR-Datenraum von ContractZen hostet, heute über 90 verschiedene Compliance-Zertifizierungen.
Bildquelle: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/offering-home
Warum brauchen Unternehmen virtuelle Datenräume? Hier sind einige der wichtigsten Gründe, Anwendungsfälle und Vorteile, die wir hier bei ContractZen festgestellt haben.
Daten sind das Lebenselixier aller Unternehmen, insbesondere aber von Großunternehmen, die Daten zum Frühstück, Mittag- und Abendessen verzehren.
Wachstumsorientierte Unternehmen sind auf Daten angewiesen, um schnell und flexibel agieren zu können. Daten sind die Grundlage für jede fundierte Geschäftsentscheidung in jedem Unternehmen - von der Frage, welche Produkte vermarktet werden sollen, bis hin zu dem Wochentag, an dem die nächste große Unternehmensmeldung veröffentlicht werden soll - und sie vermehren sich ständig.
Bei so vielen Dokumenten, Inhalten, Berichten und anderen Datenquellen müssen Unternehmen dringend den Überblick über ihre wichtigen Dokumente behalten.
Silos blockieren den Datenfluss. Daten sind zwar für Unternehmen lebenswichtig, aber sie sind nutzlos, wenn sie in Silos eingeschlossen sind. Unternehmen müssen ihre Daten für eine Vielzahl von Personen zugänglich machen, darunter interne Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter und externe Berater, damit alle Beteiligten die benötigten Informationen schnell und einfach finden können.
Wenn man bedenkt, dass sich laut einer Studie von Firstup (ehemals Dynamic Signal) 70 % der Mitarbeiter aufgrund von Kommunikationsfehlern und fragmentierten Informationen überfordert fühlen, wird klar, dass der Zugang zu Informationen eine der Grundlagen für ein erfolgreiches Unternehmen ist. Außerdem müssen Geschäftsdaten leicht mit externen Parteien ausgetauscht werden können. Dazu gehören Geschäftspartner, potenzielle Kunden und Unternehmen, die das Unternehmen beschäftigen könnten, die alle überprüfen wollen, ob das betreffende Unternehmen seriös und rechtmäßig ist. Dazu gehören auch Vertreter von Steuerbehörden und anderen Aufsichtsbehörden, die Prüfungen durchführen.
Im 21. Jahrhundert ist es lächerlich, physische Akten per Kurier durch das ganze Land zu schicken, und auch Reisen zu den Geschäftsräumen der anderen Unternehmen sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Unternehmen brauchen eine digitale Alternative, auf die sie uneingeschränkt zugreifen können, ob vom nächsten Büro aus oder vom anderen Ende der Welt. Im Zeitalter von BYOD müssen Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden, auf den von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann, und dürfen nicht auf einzelnen Computern oder Servern verbleiben.
In der heutigen Geschäftswelt werden Partnerschaften, Fusionen und Übernahmen sowie andere strategische Geschäftsentscheidungen oft in Lichtgeschwindigkeit getroffen. Langsamkeit ist ein Verbrechen, das mit dem Verpassen der besten Geschäftschancen bestraft wird.
Eine All-in-One-Governance-Software wie ContractZen ermöglicht es Unternehmen, mit dem Geschäftstempo Schritt zu halten, indem sie wichtige Dokumente jederzeit zur Verfügung haben, bei Bedarf mit wenigen Klicks einen neuen Datenraum erstellen und die Daten mithilfe von Smart Tagging dynamisch indexieren können. Darüber hinaus wird auch das Inhaltsverzeichnis des Datenraums, der Datenraumindex, automatisch erstellt. Das macht ContractZen für viele zu einer idealen virtuellen Datenraumlösung.
Wenn Ihre Dokumente leicht zugänglich sind, wird das Vertrauen zwischen den beiden Parteien gestärkt und der Geschäftsverlauf noch reibungsloser.
Die Forderung nach einfachem Zugriff auf Daten mag im Widerspruch zu der immer größer werdenden Verpflichtung stehen, diese Dateien sicher aufzubewahren. Die Compliance-Vorschriften werden immer strenger, und Hacker sind entschlossener denn je, die Mauern von Unternehmen zu durchbrechen.
Unternehmen stehen vor einem Dilemma: Sie müssen Dateien schnell und aus der Ferne austauschen können, ohne dabei auf die Datensicherheit verzichten zu müssen. Das ist die Herausforderung der heutigen Unternehmensführung.
Ein Dilemma, das virtuelle Datenraumlösungen wie ContractZen lösen können. Hier ist unsere Meinung dazu, was das beste Gleichgewicht darstellt:
Dank moderner VDR-Dienste mit hochsicheren Funktionen, optimierter Organisation, leistungsstarken Suchfunktionen, strengen Zugriffskontrollen und Aktivitätsnachverfolgung können Unternehmen ihre Agilität erheblich verbessern und eine sichere virtuelle Umgebung schaffen, in der Dateien mit allen internen und externen Parteien geteilt werden können.
Die Möglichkeit des sofortigen, sicheren Zugriffs auf Dateien von jedem Gerät aus, überall auf der Welt, macht die gemeinsame Nutzung von Dateien problemlos und erklärt die Beliebtheit von VDRs.