Miten Intersys UK muutti sopimusten hallintaa ja lisäsi tehokkuutta ContractZenin avulla?

Intersys UK, johtava IT-konsultointi- ja kyberturvallisuusratkaisujen tarjoaja, on määritellyt uudelleen tapansa hallita sopimuksia ottamalla käyttöön ContractZenin pilvipohjaisen sopimushallintaratkaisun. Edistyneen haun, mukautettavan merkinnän ja automaattisten muistutusten ansiosta Intersys on vähentänyt merkittävästi manuaalista työtä ja parantanut osastojen välistä yhteistyötä.

Intersys UK: Johtava toimija hallinnoitujen IT- ja kyberturvapalvelujen alalla.

Vuonna 1996 perustettu Intersys Ltd. on palkittu Microsoft Solutions Partner for Modern Work, Data and AI and Infrastructure, joka tarjoaa hallinnoituja IT-palveluja, kyberturvallisuusratkaisuja ja ohjelmistokehitystä organisaatioille kaikkialla Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Yrityksen pääkonttorit sijaitsevat Lontoon Cityssä ja Essexissä, ja siinä yhdistyvät lähes 30 vuoden asiantuntemus ja yli 50 IT-ammattilaisen omistautunut tiimi.

Intersys auttaa yrityksiä, pk-yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita täyttämään tiukat tietosuoja- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset samalla kun se ylläpitää toiminnan tehokkuutta ja tarjoaa poikkeuksellista palvelua. Intersysin laajoihin valmiuksiin kuuluvat kyberturvallisuus, IT-projektien toteutus ja tuki, hallinnoidut IT-palvelut, yritysten riskienhallintaohjelmistot ja koulujen ICT-tuki.

Perinteisten IT-palveluiden lisäksi Intersys tarjoaa myös riskienhallintaan erikoistunutta konsultointia. Siihen kuuluu liiketoimintariskien mallintaminen ja räätälöityjen riskiohjelmistotyökalujen, kuten SCAIR®, kehittäminen, jotka on suunniteltu erityisesti lääkealan monimutkaisiin toimitusketjuriskien hallinnan haasteisiin.

Intersysin toimintaa ohjaa sitoutuminen innovointiin ja jatkuvaan parantamiseen. Yritys etsii jatkuvasti digitaalisia työkaluja, jotka parantavat tuottavuutta, virtaviivaistavat sisäisiä prosesseja ja vahvistavat yhteistyötä. Nämä periaatteet ovat läheisessä yhteydessä ContractZenin käyttöönoton kanssa, sillä se auttaa nykyaikaistamaan sopimusten hallintaa ja hallinnointia.

Intersys UK:n haaste: Sopimusten hallinta useissa eri järjestelmissä

Kun Intersys laajensi asiakas- ja toimittajakantaansa, aktiivisten sopimusten määrä kasvoi nopeasti. Näiden asiakirjojen hallinta eri tallennusjärjestelmissä kävi yhä aikaa vievämmäksi ja hajanaisemmaksi.

Yritys kohtasi useita keskeisiä haasteita:

• Vaikeus löytää kriittiset sopimukset nopeasti eri varastointipaikoista.
• Sopimusten luokittelu- ja hallintatapa ei ollut johdonmukainen.
• Keskeisten päivämäärien, kuten uusimisten ja päättymisten, rajallinen näkyvyys.
• Ei automaattisia muistutuksia tai keskitettyä seurantaa.
• Epäjohdonmukaiset prosessit eri osastoilla.

Intersys tarvitsi keskitetyn, nykyaikaisen ratkaisun, joka toisi sopimuksenhallintaan rakennetta, näkyvyyttä ja valvontaa.

Miksi Intersys UK valitsi ContractZenin

Arvioituaan useita sopimustenhallintatyökaluja Intersys valitsi ContractZenin sen joustavuuden, helppokäyttöisyyden ja räätälöintimahdollisuuksien vuoksi. ContractZenin metatietoihin perustuvan rakenteen ja intuitiivisten merkintäominaisuuksien ansiosta tiimi pystyi suunnittelemaan sopimushallintajärjestelmän, joka heijasti heidän sisäisiä työnkulkujaan ja paransi sekä käytettävyyttä että tehokkuutta.

ContractZen erottui mielestämme muista järjestelmistä, koska siinä on enemmän mukautettavia ominaisuuksia, kuten muistutustyyppejä.

- Poppy Geyman, ylläpitäjä ja tukianalyytikko, Intersys UK.

Tulokset: Selkeys, nopeus ja yhteistyö

ContractZenin käyttöönoton jälkeen Intersys on saavuttanut huomattavia parannuksia sopimusten näkyvyydessä, prosessien johdonmukaisuudessa ja osastojen välisessä koordinoinnissa.

• Nopeampi pääsy: Älykkään merkinnän ja metatietoihin perustuvan haun ansiosta työntekijät voivat etsiä sopimuksia sekunneissa, mikä säästää aikaa manuaalisiin hakuihin.
• Parempi rakenne ja organisointi: Sopimukset on nyt luokiteltu tyypin, asiakkaan ja palvelun mukaan, mikä tarjoaa selkeän rakenteen, joka minimoi päällekkäisyydet ja sekaannukset.
• Vahvempi yhteistyö: Yhden keskitetyn järjestelmän avulla kaikki osastot voivat käyttää samoja tietoja, mikä varmistaa viestinnän tarkkuuden ja johdonmukaisuuden.
• Ennakoiva sopimusten hallinta: Automaattiset muistutukset estävät uusimatta jääneet tai päättyneet sopimukset, mikä tukee sääntöjen noudattamista ja oikea-aikaista päätöksentekoa.
• Saumaton integrointi: ContractZen integroituu sujuvasti muihin työkaluihin, mikä takaa tehokkaat, yhdistetyt työnkulut koko organisaatiossa.
  
  

"Hallinnoimme sopimuksia koko niiden elinkaaren ajan ja koordinoimme niitä eri osastojen välillä. Tärkeiden asiakirjojen etsimiseen käytetty aika on vähentynyt ContractZenin mukautettavien ominaisuuksien, kuten sopimusten merkitsemisen, ansiosta. Järjestelmässämme on siis helppo navigoida ja erottaa sopimustyypit, asiakkaat, toimittajat ja tarjotun palvelun tyyppi toisistaan."

- Poppy Geyman, ylläpitäjä ja tukianalyytikko, Intersys UK

Luotettava alusta, joka tuottaa jatkuvaa arvoa

ContractZenistä on tullut olennainen osa Intersysin digitaalista työnkulkua, ja se on tuonut sopimushallintaan tehokkuutta, valvontaa ja läpinäkyvyyttä. Keskittämällä sopimuksensa yhdelle turvalliselle, pilvipohjaiselle alustalle Intersys on parantanut tuottavuuttaan, vähentänyt hallinnollista taakkaa ja vahvistanut vaatimustenmukaisuutta.

Intersys on hyötynyt ContractZenin käytöstä organisaatiomme virtaviivaistamisessa ja sisäisten prosessien nopeuttamisessa. Tämä auttaa meitä tarjoamaan laadukasta ja vankkaa palvelua asiakkaillemme, koordinoimaan toimittajien kanssa ja viestimään tehokkaasti yrityksen sisällä ja ulkoisesti.

- Poppy Geyman, hallinto- ja tukianalyytikko, Intersys UK.

Intersys UK:n menestys osoittaa, miten ContractZen auttaa kaikenkokoisia organisaatioita yksinkertaistamaan hallintoa, vähentämään riskejä ja tehostamaan toimintaa ilman kalliita toteutuksia tai monimutkaisia IT-projekteja.

Oletko valmis yksinkertaistamaan sopimusten hallintaa ja hallintoa? Varaa demo jo tänään.