In jedem Unternehmen ist der Sitzungssaal der Ort, an dem Strategie und Verantwortlichkeit aufeinandertreffen. Dennoch verlassen sich viele Vorstände immer noch auf fragmentierte Systeme, lange E-Mail-Threads und statische Dokumente zur Vorbereitung und Verwaltung von Sitzungen. Da die Erwartungen an die Unternehmensführung steigen und die digitale Transformation immer schneller voranschreitet, benötigen Verwaltungsratsmitglieder bessere Tools zur Verwaltung und Darstellung ihrer Informationen.
In diesem Artikel wird erläutert, warum moderne Gremien von digitalen Sitzungsplattformen profitieren, welche wichtigen Funktionen zu beachten sind und wie die zuverlässigsten Lösungen auf dem Markt im Vergleich abschneiden. Es werden acht führende Plattformen vorgestellt: Diligent Boards, Azeus Convene, Nasdaq Boardvantage, OnBoard, ContractZen, Board Intelligence, Admincontrol und BoardPro.
Der moderne Verwaltungsrat arbeitet in einem schnelllebigen Umfeld, in dem von den Mitgliedern erwartet wird, dass sie Entscheidungen auf der Grundlage genauer, aktueller und vertraulicher Informationen treffen. Herkömmliche Board-Management-Methoden wie gedruckte Board Packs oder gemeinsam genutzte Laufwerke werden diesen Anforderungen nicht mehr gerecht.
Digitale Board-Plattformen bewältigen diese Herausforderungen, indem sie Materialien zentralisieren, einen sicheren Zugriff gewährleisten und die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern verbessern. Darüber hinaus helfen sie Unternehmen, die steigenden Anforderungen an Compliance und Datenschutz zu erfüllen.
Im Folgenden werden die wichtigsten Gründe genannt, warum digitale Tools für eine effektive Unternehmensführung unerlässlich geworden sind:
Digitale Tools verändern die Arbeitsweise von Gremien. Sie verringern den Verwaltungsaufwand, schützen vertrauliche Daten und helfen den Führungskräften, sich auf die Entscheidungsfindung statt auf die Dokumentenverwaltung zu konzentrieren.
Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung für die Verwaltung von Gremien auf die folgenden Funktionen, um sicherzustellen, dass die Plattform Ihre Governance-Anforderungen sowohl jetzt als auch in Zukunft unterstützt.
Mit diesen Kriterien im Hinterkopf sollten wir uns die führenden heute verfügbaren Lösungen ansehen.
Überblick
Diligent ist der größte und etablierteste Anbieter auf dem Gebiet der Vorstandsverwaltung. Seine Plattform wird von vielen der weltweit führenden Unternehmen genutzt. Das System bietet erweiterte Funktionen für Governance, Risiko und Compliance, zusätzlich zu den zentralen Board-Management-Tools.
Hauptmerkmale
Diligent Boards umfasst Agenda Builder, sichere Verteilung von Materialien, digitale Unterschriften, Aufgabenverfolgung und integrierte Workflows für Genehmigungen. Es unterstützt auch KI-gesteuerte Governance-Einsichten und lässt sich in das breitere Diligent-Ökosystem für Audit-, Risiko- und ESG-Management integrieren.
Preisgestaltung
Das Unternehmen veröffentlicht keine festen Preise, aber AWS Marketplace listet ein 12-monatiges Essentials-Paket um 48.500 US-Dollar, ein Pro-Paket um 84.500 US-Dollar und ein Pro-Plus-Paket um 155.500 US-Dollar. Die tatsächlichen Preise variieren je nach Unternehmensgröße und ausgewählten Funktionen (Quelle AWS).
Vorteile
Die umfassendste Plattform mit Sicherheit und Compliance auf Unternehmensebene.
Globaler Kundenstamm und bewährte Zuverlässigkeit.
Nachteile
Hohe Kosten im Vergleich zu anderen Plattformen.
Die Implementierung kann für Unternehmen mit begrenzten internen IT-Ressourcen komplex sein.
Am besten geeignet für
Große Unternehmen, börsennotierte Unternehmen und regulierte Branchen, die eine vollständige Governance- und Compliance-Suite benötigen.
Überblick
Azeus Convene ist ein Vorstandsportal, das für sein benutzerfreundliches Design und seine hohe Sicherheit bekannt ist. Es ermöglicht Gremien die effiziente Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen über verschiedene Geräte und Standorte hinweg.
Hauptmerkmale
Convene bietet Agenda- und Dokumentenmanagement, E-Signaturen, Abstimmungs-, Anmerkungs- und Präsentationstools. Es bietet Integrationen mit Microsoft 365, und Daten können in mehreren globalen Regionen gehostet werden, um Compliance zu gewährleisten.
Preisgestaltung
Der Anbieter gibt die Preise auf Anfrage bekannt. Unabhängige Quellen weisen auf Abonnementmodelle pro Benutzer ab 400 US-Dollar pro Jahr/Benutzer hin, die je nach Bereitstellungstyp und Anzahl der Benutzer variieren. (Quelle: Capterra).
Vorteile
Sichere und intuitive Plattform mit plattformübergreifendem Zugriff.
Kostengünstig im Vergleich zu größeren Unternehmenssuiten.
Sowohl als SaaS als auch als Vor-Ort-Bereitstellung verfügbar.
Nachteile
Weniger erweiterte Berichts- und Analysefunktionen.
Begrenzte Möglichkeiten für individuelle Schulungen.
Am besten geeignet für
Unternehmen, die ein Gleichgewicht zwischen starker Funktionalität, Erschwinglichkeit und Flexibilität bei den Bereitstellungsoptionen suchen.
Überblick
Nasdaq Boardvantage wurde für Vorstände und Ausschüsse auf Unternehmensebene entwickelt. Es bietet eine sichere Umgebung für die Verwaltung von Sitzungen, Board-Materialien und Entscheidungsworkflows mit vollständigen Prüfpfaden.
Hauptmerkmale
Das System umfasst die Erstellung von Tagesordnungen und Unterlagen, Anmerkungen, elektronische Unterschriftsfunktionen, Abstimmungen und sicheren Dateiaustausch. Das System lässt sich in die Governance-Suite von Nasdaq integrieren und bietet Einblicke in die Leistung und Tools zur Einhaltung von Vorschriften.
Preisgestaltung
Die Preisgestaltung ist angebotsbasiert. Branchenreferenzen zeigen, dass ein typisches Jahresabonnement je nach Unternehmensgröße bei etwa 12.000-15.000 US-Dollar beginnt (Quelle: Vendr).
Vorteile
Sicherheit und Zuverlässigkeit auf Unternehmensniveau, unterstützt von Nasdaq.
Geeignet für große Gremien mit mehreren Ausschüssen.
Erweiterte Workflow- und Versionskontrolle für Dokumente.
Nachteile
Höhere Gesamtbetriebskosten.
Komplexe Implementierung für kleinere Gremien.
Am besten geeignet für
Große Unternehmen, Finanzinstitute und Organisationen, die Wert auf die Einhaltung von Vorschriften und hohe Sicherheit legen.
Überblick
OnBoard bietet eine moderne und intuitive Erfahrung für Vorstandsmitglieder. Es konzentriert sich auf Sitzungsabläufe und Zugänglichkeit und führt gleichzeitig neue KI-Funktionen ein, die die Vor- und Nachbereitung vereinfachen.
Hauptmerkmale
Die Plattform unterstützt die Erstellung der Tagesordnung, den sicheren Austausch von Dokumenten, Anmerkungen, elektronische Unterschriften und Abstimmungen. Sie lässt sich nahtlos in Microsoft 365 und Teams integrieren und bietet KI-gesteuerte Einblicke in Meetings.
Preisgestaltung
Einige Nutzer gaben an, dass sie etwa 5000 $/Monat/Board zahlen (Quelle G2), aber das Unternehmen stellt auf Anfrage offizielle Angebote zur Verfügung.
Vorteile
Benutzerfreundliche Oberfläche, die die Akzeptanz fördert.
Zuverlässige Sicherheit und robuste Meeting-Tools.
Mobile und Tablet-Anwendungen erhöhen die Flexibilität.
Nachteile
Die Preisgestaltung hängt von der individuellen Verhandlung ab.
Bietet möglicherweise weniger erweiterte Governance-Module als Diligent.
Am besten geeignet für
Mittelständische Unternehmen und internationale Vorstände, die ein funktionsreiches und dennoch benutzerfreundliches Vorstandsportal wünschen.
Überblick
ContractZen ist eine in Finnland entwickelte Governance-Suite mit Kunden aus über 35 Ländern. Die Lösung vereint mehrere Governance-Tools in einer Plattform. Sie umfasst ein Vorstandsportal, ein Vertrags- und Rechtsträger-Management sowie einen virtuellen Datenraum (VDR) für den sicheren Austausch von Dokumenten.
Hauptmerkmale
Das System ermöglicht die Erstellung von Tagesordnungen, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, digitale Unterschriften, Sitzungsprotokolle mit Überprüfungsfunktionen und Aufgabenmanagement. Darüber hinaus verfügt es über zahlreiche KI-gestützte Funktionen wie Dokumenteneinblicke und -vergleiche, Übersetzungen und leistungsstarke Suchfunktionen.
Preisgestaltung
Der Standardplan kostet 9,50 US-Dollar pro Benutzer und Monat, der erweiterte Plan 27 US-Dollar pro Benutzer und Monat, beide werden jährlich bei einer Mindestanzahl von fünf Benutzern abgerechnet.Kontaktieren Sie uns für individuelle Pakete ab 50 Benutzern. Besuchen Sie dieContractZen-Preisliste für detaillierte Pläne, die erschwinglich beginnen und mit den Funktionen skalieren.
Vorteile
Kombiniert Vorstands-, Vertrags- und Unternehmensverwaltung in einer sicheren Plattform.
Starke KI-Funktionen.
Wettbewerbsfähige Preise und schnelle Einrichtung.
Nachteile
Geringere Markenbekanntheit als bei globalen Unternehmensanbietern.
Möglicherweise fehlen einige fortschrittliche Analyse- oder Compliance-Module.
Am besten geeignet für
Kleine und mittelgroße Unternehmen, die Wert auf Erschwinglichkeit legen und alle Governance-Aktivitäten an einem Ort verwalten möchten.
Überblick
Board Intelligence konzentriert sich auf die Verbesserung der Qualität von Vorstandsunterlagen und Berichten. Es unterstützt Managementteams bei der Erstellung klarer, entscheidungsreifer Dokumente anstelle von langatmigen und unscharfen Berichten.
Hauptmerkmale
Die Plattform unterstützt sicheren Dateiaustausch, Sitzungsvorbereitung, Protokollierung, Dashboards und Vorlagen, die prägnante und zielgerichtete Berichte fördern.
Preisgestaltung
Im Rahmen der britischen G-Cloud wird die Basisplattform mit £ 7.700 pro Jahr angegeben, mit zusätzlichen Gebühren pro Manager und Leserrollen (Quelle G-Cloud).
Vorteile
Hervorragend geeignet zur Verbesserung der Klarheit und Qualität von Board Packs.
Einfache und elegante Benutzeroberfläche.
Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Teams, die Wert auf Kommunikationsqualität legen.
Nachteile
Enthält nicht alle erweiterten Governance-Funktionen.
Begrenzte Sprach- und Integrationsoptionen.
Am besten geeignet für
Organisationen, die die Qualität und Effizienz der Vorstandsberichte verbessern möchten, anstatt in eine vollständige Governance-Suite zu investieren.
Überblick
Admincontrol ist eine in Skandinavien entwickelte Lösung, die in ganz Nordeuropa weit verbreitet ist. Der Schwerpunkt liegt auf sicherer Zusammenarbeit, EU-Konformität und mehrsprachiger Unterstützung, was sie zu einer zuverlässigen Wahl für europäische Vorstände macht.
Hauptmerkmale
Das Tool umfasst die Planung von Sitzungen, die Tagesordnung und die Verteilung von Dokumenten, elektronische Unterschriften, die Protokollierung von Entscheidungen und Datenraumfunktionen für Due-Diligence-Prüfungen. Es unterstützt die Sprachen Finnisch, Schwedisch, Norwegisch und Englisch.
Preisgestaltung
Öffentliche Daten zeigen Startpreise um 500 € pro Monat für das Board-Portal-Modul. In den britischen G-Cloud-Listen werden Jahrespreise zwischen £1.000 und £17.500 angegeben, je nach Benutzeraufkommen (Quelle: Capterra und UK G-Cloud).
Vorteile
Starke Einhaltung des lokalen Datenschutzes und EU-Hosting.
Vertraut mit den nordischen Governance-Standards.
Zuverlässiges und sicheres System für die Zusammenarbeit im Vorstand.
Nachteile
Weniger Integrationen als globale Plattformen.
Das Design der Benutzeroberfläche ist eher praktisch als modern.
Am besten geeignet für
Mittlere bis große europäische Unternehmen, die Wert auf Sicherheit, Sprachunterstützung und regionale Compliance legen.
Überblick
BoardPro wurde für kleine und mittelgroße Unternehmen entwickelt, die eine einfache und erschwingliche Lösung für das Boardmanagement suchen. Es bietet wesentliche Funktionen ohne unnötige Komplexität.
Wesentliche Merkmale
Die Plattform unterstützt die Vorbereitung der Tagesordnung, die Speicherung von Dokumenten, die Erstellung von Protokollen, Abstimmungen und die Verfolgung von Aufgaben. Sie ermöglicht unbegrenzten Benutzerzugriff innerhalb jedes Vorstandskontos.
Preisgestaltung
Die Preise der öffentlichen Liste umfassen Essentials für 1.650 US-Dollar pro Vorstand/Monat, Premium für 2.750 US-Dollar pro Vorstand/Monat und Ultimate für 4.400 US-Dollar pro Vorstand/Monat (Quelle BoardPro).
Vorteile
Transparente Preisgestaltung und unbegrenzte Benutzerzahl pro Board.
Einfaches, intuitives Design mit einer sehr kurzen Lernkurve.
Ideal für Organisationen mit begrenzter Verwaltungskapazität.
Nachteile
Weniger Funktionen oder Integrationen auf Unternehmensebene.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Governance-Umgebungen.
Am besten geeignet für
Non-Profit-Organisationen, Schulen und kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine effiziente, kostengünstige Vorstandsverwaltung wünschen.
| Lösung | Einstiegspreis (ca.) | Stärken | Beschränkungen | Am besten geeignet für |
|---|---|---|---|---|
| Fleißige Vorstände | Ab 48.500 US-Dollar/Jahr (Essentials-Paket) | Integration von Governance, Risiko und Compliance auf Unternehmensniveau. Globale Zuverlässigkeit. | Hohe Kosten und komplexe Einrichtung für kleinere Organisationen. | Große Unternehmen, börsennotierte Unternehmen und regulierte Sektoren. |
| Azeus Convene | Start US$400/Jahr/Benutzer (geschätzt) | Einfache Bedienung, plattformübergreifender Zugriff, ISO-zertifizierte Sicherheit, hoher Wert. | Weniger Analyse- und Governance-Add-ons als bei den Top-Suiten. | Mittelgroße bis große Unternehmen, die eine sichere, benutzerfreundliche Plattform suchen. |
| Nasdaq Boardvantage | Ab 12.000-15.000 US-Dollar/Jahr (basierend auf Branchendaten) | Einhaltung von Vorschriften auf Unternehmensebene, Verwaltung mehrerer Ausschüsse, umfassende Prüfpfade. | Teuer und für kleinere Vorstände möglicherweise zu schwerfällig. | Große Unternehmen und Finanzinstitute, die sich auf die Einhaltung von Vorschriften konzentrieren. |
| OnBoard | Ab 5000 US-Dollar/Monat/Vorstand (geschätzter Einstiegsplan) |
Sauberes, modernes Design, starke Kollaborations- und mobile Tools, KI-Zusammenfassungen von Sitzungen. | Der Preis hängt von der Konfiguration ab; begrenzte erweiterte Compliance-Module. | Mittelständische Unternehmen, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Cloud-Zugänglichkeit legen. |
| ContractZen | Ab 9,50-27 US-Dollar/Benutzer/Monat | Einheitliche Governance (Vorstand, Verträge, Berechtigungen, VDR, SmartIndex), starke KI-Funktionen, Azure-Sicherheit. | Weniger unternehmensspezifische Compliance-Funktionen und Integrationen. | Mittelständische Unternehmen, KMUs und Wachstumsunternehmen, die eine moderne Lösung mit starker KI benötigen. |
| Vorstand Intelligenz | Ab£7.700/Jahr+ Benutzergebühren | Ausgezeichnete Board-Pack-Berichterstattung und -Struktur, intuitives und fokussiertes Design. | Enger Anwendungsbereich über die Berichterstattung hinaus; begrenzte internationale Reichweite. | Vorstände, die die Qualität der Berichterstattung und die Effektivität ihrer Entscheidungen verbessern möchten. |
| Admincontrol | Ab500 €/Monat(öffentliche Rahmenpreise) | Starker EU-Datenschutz, mehrsprachige Schnittstelle und integrierter VDR. | Funktionales Design und weniger Integrationen als globale Tools. | Für europäische und nordische Organisationen, die Compliance und sicheres Hosting benötigen. |
| BoardPro | Ab US$1650 pro Board/Monat (Essentials-Plan) | Transparente Preisgestaltung, unbegrenzte Benutzerzahl, einfache und schnelle Einrichtung. | Eingeschränkte Compliance- oder Analysefunktionen. | KMUs, gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen, die eine praktische, kostengünstige Verwaltung benötigen. |
Die Auswahl des richtigen Verwaltungsratsportals beginnt damit, dass Sie die Größe, die Führungsstruktur und die Prioritäten Ihrer Organisation kennen.
Große Unternehmen oder regulierte Branchen benötigen oft erweiterte Compliance-Funktionen, Integrationen und Skalierbarkeit - Lösungen wie Diligent oder Nasdaq Boardvantage erfüllen diese Anforderungen. Mittelgroße Unternehmen legen vielleicht mehr Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Kosteneffektivität und Effizienz, weshalb Plattformen wie OnBoard, Azeus Convene, Admincontrol und ContractZen eine gute Wahl sind. Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal ist heute, wie die Lösungen die KI der nächsten Generation nutzen, um leistungsstarke Tools bereitzustellen, die die Produktivität erheblich steigern und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Wenn Ihre Organisation eine einheitliche Verwaltung anstrebt, so wie HubSpot das Marketing vereinheitlicht hat, bietet ContractZen einen All-in-One-Ansatz, der die Verwaltung von Gremien, Verträgen und Einrichtungen in einer einzigen sicheren Plattform vereint. Kleinere Gremien oder gemeinnützige Organisationen legen in der Regel Wert auf Einfachheit und Erschwinglichkeit, was Tools wie BoardPro und ContractZen auszeichnet. Letztendlich sollten Sie sich auf die Sicherheit, die einfache Einführung und die Fähigkeit konzentrieren, Ihre Governance-Anforderungen zu unterstützen, sowohl jetzt als auch in Zukunft, wenn sich Ihr Vorstand weiterentwickelt.
Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit mit Ihren Führungskräften testen, Sicherheitszertifizierungen überprüfen und sicherstellen, dass das Preismodell zu Ihrem Budget und Ihrer Größe passt.
Wenn Ihr Unternehmen eine sichere, intelligente Plattform zur Verbesserung der Unternehmensführung benötigt, bietet ContractZen einzigartige Vorteile. Es vereint nahtlose Vorstandsverwaltung, Vertragsmanagement und Verwaltung von Rechtspersonen mit starken KI-Funktionen und integrierten virtuellen Datenräumen (VDR) für den sicheren Austausch von Dokumenten. Durch die Zentralisierung dieser Funktionen hilft ContractZen Unternehmen, schnellere Entscheidungen zu treffen, Compliance und Due-Diligence-Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig manuelle Arbeit in allen Governance-Bereichen zu vermeiden.
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