Die meisten Unternehmen wenden viel Zeit, Geld und Mühe auf, um die bestmöglichen Verträge auszuhandeln. All diese Bemühungen sind umsonst, wenn die ausgehandelten Verträge mit ihren kritischen Klauseln denjenigen, die sie benötigen, nicht zur Verfügung stehen, wenn sie in Ihrem Unternehmen benötigt werden.
Die Bedeutung und die Schwierigkeit der Verwaltung von Verträgen und vertraglichen Vereinbarungen im Allgemeinen haben erheblich zugenommen. Die veränderten Geschäftspraktiken haben dazu geführt, dass Unternehmen mehr Geschäftsbeziehungen und (schriftliche) Verträge haben. Diese zunehmende Komplexität bedeutet, dass ein manuelles Vertragsmanagement im Ad-hoc-Stil nicht mehr ausreicht, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
Wenn wir Verträge verwalten, verwalten wir unsere Geschäftsbeziehungen, das, was wir versprochen haben, und das, was uns zugesagt wurde. Wichtiger als das geht es nicht.
Manuelles Vertragsmanagement ist arbeitsintensiv. Die Erstellung, Ausführung und Nachverfolgung von Verträgen erfordert viel Zeit von mehreren hochbezahlten Fachleuten in einem Unternehmen: CEOs, Mitarbeiter der Rechtsabteilung und des Beschaffungswesens, CFOs und Geschäftsinhaber. Die manuellen und sich wiederholenden Prozesse, die für die Erstellung und das Auffinden von Verträgen erforderlich sind und oft per E-Mail, möglicherweise mit Hilfe von Excel, durchgeführt werden, beeinträchtigen die Produktivität.
Darüber hinaus haben Studien gezeigt, dass die manuelle Vertragsverwaltung sehr fehleranfällig ist und zu unnötigen Kosten, verpassten Fristen und schwerwiegenden Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führt.
Alle Geschäftsbeziehungen beruhen auf Verträgen. Wenn wir Verträge verwalten, verwalten wir unsere Geschäftsbeziehungen, das, was wir versprochen haben, und das, was uns versprochen wurde. Wichtiger kann es nicht sein.
Vertragsmanagement ist der Prozess der Verwaltung der Vertragserstellung, der Vertragsausführung und der Überwachung der operativen Leistung der Geschäftsverträge. Vertragsmanagement ist fast austauschbar mit dem Begriff Contract Lifecycle Management (CLM). Jeder Vertrag hat eine begrenzte Laufzeit, nach der er entweder erneuert oder gekündigt wird.
Die wichtigsten Aktivitäten im Rahmen des Vertragsmanagements konzentrieren sich entweder auf einen einzelnen Vertrag oder auf eine Reihe von Verträgen auf einmal.
Zu diesen Tätigkeiten gehören der Entwurf, die Aushandlung von Klauseln, die Leistungsanalyse zur Maximierung der finanziellen oder betrieblichen Leistung und die Risikominderung. Die Durchführung all dieser Tätigkeiten ist ohne einen systematischen Ansatz eine Herausforderung. Jeder Vertrag kann eine Reihe von Phasen und verantwortlichen Personen in Ihrem Unternehmen durchlaufen, wobei jede Weitergabe das Risiko einer Fehlkommunikation birgt.
Beim Vertragsmanagement geht es darum, die Vor- und Nachteile Ihrer Geschäftsbeziehungen zu verwalten. Ohne ein modernes Vertragsmanagement haben Sie Schwierigkeiten, das Beste aus Ihren Verträgen herauszuholen, und Ihr Unternehmen könnte mit finanziellen Strafen und anderen vertragsbezogenen Problemen konfrontiert werden. Gut gemanagte Kontakte senken das Risiko.
Der Lebenszyklus eines Vertrags wird üblicherweise in zwei Phasen unterteilt: die Phase vor der Unterzeichnung und die Phase nach der Unterzeichnung des Vertrags. Beide Phasen sind von entscheidender Bedeutung und bringen ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Es ist nicht ungewöhnlich, dass zwei verschiedene Personengruppen an einem Vertrag arbeiten: das Vertriebs- oder Beschaffungsteam und das Rechtsteam, die den Vertrag aushandeln, und eine völlig andere Gruppe von Personen, die den Vertrag nach seiner Unterzeichnung zur Abwicklung von Geschäften nutzen.
Die Phase vor der Unterzeichnung beginnt mit der Vertragsanbahnung und umfasst das Verfassen eines Vertrags, gefolgt von Verhandlungen, der Bearbeitung und verschiedenen Arten von Genehmigungen. Es gibt viele Arten von Geschäftsbeziehungen. Viele von ihnen haben ihre eigenen Wege in der Vorvertragsphase, mit Unterschieden darin, welche Partei typischerweise den Vertrag verfasst, wie viel Einfluss jede Partei in den Verhandlungen hat und wie vorlagenbasiert der Vertrag sein wird.
Jede Beschaffungsmaßnahme oder Verkaufsaktivität geht auf einen einmaligen oder wiederkehrenden Geschäftsbedarf zurück. Sie benötigen beispielsweise größere Büroräume, Ihre Aufgabe ist es, SaaS-Verträge zu verkaufen, oder Sie kaufen Vertriebsunterstützungsdienste von einem externen Partner. Das Erkennen des Bedarfs an einem Vertrag ist der Beginn des Vertragslebenszyklus.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Vertrag eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien ist, die gegenseitige rechtliche Verpflichtungen schafft, die gesetzlich durchsetzbar sind.
Zunächst wird ein Vertrag geschrieben, entweder von Grund auf, auf der Grundlage einer Vorlage oder unter Verwendung eines integrierten Systems, das einige Teile der Vertragsvorlage aus einem anderen System, z. B. einem CRM-System, ausfüllt.
Bei der Verhandlung wird in der Regel ein Vertragsentwurf mit Änderungs- und Ergänzungsvorschlägen zwischen den Parteien hin- und hergeschickt, bis beide Parteien dem Vertrag zustimmen. Auch wenn die meisten Parteien elektronische Mittel wie E-Mail oder Online-Microsoft-Word-Dokumente verwenden, um den Prozess zu beschleunigen, ist er zeitaufwändig oder sehr zeitaufwändig.
Die meisten Parteien nutzen E-Mail- oder Cloud-basierte Systeme, um den endgültigen Vertrag an die andere Partei weiterzuleiten. Je nach Branche und Land ist es jedoch nicht unüblich, die gedruckten Dokumente per Post oder Kurierdienst zuzustellen.
Die Genehmigung ist komplexer als man denkt. Ein typischer wichtiger Vertrag hat mehrere Hierarchieebenen und verschiedene Abteilungen, die vor der endgültigen Genehmigung und Unterzeichnung durch den zuständigen Manager beteiligt sind. Was von außen wie Ineffizienz und unnötige Verzögerung aussieht, kann von innen betrachtet ein wahres Bienennest an Aktivitäten sein.
Die eigentliche Unterzeichnung des Vertrags kann durch eine physische Unterschrift und die Rücksendung eines unterzeichneten Dokuments, eine physische Unterschrift und die Übermittlung einer PDF-Datei des unterzeichneten Vertrags per E-Mail oder eine einfache digitale Unterzeichnung des Vertrags auf einer Cloud-basierten Plattform erfolgen.
Der Begriff Vertragsausführung wird etwas verwirrend verwendet, um den Akt des Vorliegens aller Unterschriften auf dem Vertrag, den Akt der tatsächlichen Ausführung der im Vertrag festgelegten Arbeiten - oder auch beide Aspekte - zu beschreiben.
In jedem Fall ist der Vertrag nach seiner Unterzeichnung rechtsverbindlich, und beide Parteien müssen sich an die in der Vereinbarung eingegangenen Verpflichtungen halten, sonst können sie vor Gericht als vertragsbrüchig eingestuft werden.
Ein modernes Vertragsmanagementsystem hilft bei der Ausführung des Vertrags, d. h. bei der Lieferung oder Beschaffung der Ware oder Dienstleistung, auf die sich der Vertrag bezieht. Ein bewährtes Verfahren besteht darin, die gängigsten Parameter Ihrer Verträge in bestimmten Feldern oder Kategorien zusammenzufassen und diese zu verwenden, um Ihrem Team zu helfen, Ihre Verpflichtungen oder Optionen im Rahmen der Geschäftsbeziehung schnell zu verstehen.
Dieser Satz von Feldern und Kategorien wird zusammen mit wichtigen Daten zum Vertrag, den Unterzeichnern und den Gegenparteien als Metadaten des Vertrags bezeichnet. (Metadaten bedeuten Daten über Daten.) Ein guter Satz von Metadaten und ein System, das diese nutzen kann, machen die Prozesse einfacher und effizienter als ein manueller Prozess ohne ein zentrales Repository für Verträge und ihre Daten.
In der Ausführungsphase sind Funktionen zur Verwaltung von Benutzerrechten erforderlich, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Es sollte einfach sein, Benutzern auf der Grundlage einer Vielzahl von Kriterien Rechte zu erteilen und zu entziehen, und Sie sollten in der Lage sein, die meisten Rechte auf der Grundlage einer Gruppe zu verwalten, der der Benutzer angehört, anstatt sie für jeden einzelnen Benutzer zu bearbeiten. Darüber hinaus haben einige Ihrer Manager möglicherweise Zugriff auf alle oder fast alle Dokumente.
Ein Vertragsverwaltungssystem in der Cloud ist dem typischen Ansatz, Ihre Verträge auf einem gemeinsam genutzten Server zu speichern, überlegen, da Sie bei Bedarf allen Mitarbeitern, auch den IT-Mitarbeitern, den Zugriff verweigern können. Dies kann entscheidend dazu beitragen, dass alle Ihre Verträge nach denselben Verfahren verwaltet werden können, selbst die vertraulichsten.
Die Phase nach der Unterzeichnung umfasst die Verwaltung und Durchsetzung der unterzeichneten Verträge. Zu den wichtigen Arbeiten nach der Unterzeichnung gehören Vertragsverlängerungen und Vertragsänderungen während des gesamten Lebenszyklus eines jeden Vertrags. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die wichtigsten Verträge von Organisationen Dutzende von Änderungen oder zusätzliche Anhänge enthalten, die nicht Teil des ursprünglichen Vertrags waren.
Dieser Teil des Prozesses wird während der gesamten Vertragslaufzeit fortgesetzt. Nichts ist einfacher, als diese Arbeit zu vergessen. Wenn Sie mit einer großen Anzahl von Verträgen zu tun haben, kann das Versäumen einer Frist oder das Vergessen einer Preisänderungsausnahme für Ihr Unternehmen und Ihre Karriere äußerst kostspielig sein.
Denken Sie daran, dass die meisten Unternehmen im Wesentlichen von den Verträgen mit ihren Geschäftspartnern abhängig sind. In einigen Branchen beruhen mehr als 80 % aller Tätigkeiten auf der Arbeit anderer, die auf der Grundlage der von Ihnen ausgehandelten Verträge geleistet wird.
Post-Signature macht das Vertragsmanagement glänzend. Für jeden Vertrag, den Sie in das System eingegeben haben, sendet Ihnen ein modernes Vertragsmanagementsystem (auch bekannt als Vertragslebenszyklus-System) Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team daran denken, bei Bedarf zu handeln.
Verträge können auf unterschiedliche Weise gespeichert werden. Die drei gebräuchlichsten systematischen Ansätze sind jedoch 1. das Ausdrucken der Verträge und ihre Aufbewahrung in Aktenschränken, 2. die Speicherung von PDF-Versionen der Verträge in separaten Ordnern in einem digitalen Dateisystem oder 3. ein bestimmtes Cloud-basiertes Vertragsmanagementsystem.
Unsystematische Ansätze sind weit verbreitet; einige Verträge werden systematisch gespeichert, aber die meisten Verträge und ihre Änderungsaufträge sind nicht kategorisiert und befinden sich hauptsächlich in individuellen E-Mail-Postfächern.
Sie sollten die Leistung jeder Geschäftsbeziehung und jedes Vertrags auf einer Reihe von Achsen verfolgen, aber von Zeit zu Zeit strategisch und taktisch.
Aus strategischer Sicht sollten Sie einen Überblick über jeden Vertrag und jede Geschäftsbeziehung haben. Für die Beschaffung ist die Kraljic-Matrix von Peter Kraljic ein bewährtes Instrument. Auf der Verkaufsseite haben verschiedene Branchen unterschiedliche Ansätze entwickelt, wie z. B. den gesamten Lebenszykluswert, die geschätzte jährliche Rentabilität oder eine einfache Kategorisierung auf der Grundlage des jährlichen Vertragswertes.
Auf der Beschaffungsseite basiert die Kraljic-Matrix darauf, dass Sie sowohl Ihr Vertragsmanagement-Tool als auch Ihr Verständnis des Geschäfts nutzen, um Ihren Lieferanten auf zwei Achsen zu kategorisieren.
Erstens, wie sich die beschafften Waren oder Dienstleistungen auf die Rentabilität Ihres Unternehmens auswirken, und zweitens, wie schwer die Waren oder Dienstleistungen zu ersetzen sind.
Nach diesem Prozess, der oft jährlich durchgeführt wird, sollten Sie einen klaren Überblick über Ihre kritischen Beziehungen haben und wissen, wo Ihr Ziel kurzfristige Gewinne sind und wo Ihre Risiken höher sind und Sie ein längeres Spiel spielen müssen, um erfolgreich zu sein.
Die regelmäßige Prüfung Ihrer Verträge ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie das erhalten oder liefern, was Ihnen versprochen wurde, d. h., dass sich jede Partei an die Vereinbarungen gehalten hat.
Ihre Vertragsprüfung stellt sicher, dass sowohl beabsichtigte als auch unbeabsichtigte Unstimmigkeiten bei der vollständigen Umsetzung aufgedeckt werden. Die Prüfung kann dazu führen, dass Sie Ihre Prozesse ändern, Probleme in einem bestimmten Vertrag aufdecken oder im Falle von absichtlichen Unstimmigkeiten sicherstellen, dass Sie vor Gericht bekommen, was Ihnen zusteht.
Ihr erstes Ziel sollte es sein, einen Zeitpunkt im Jahr zu finden, an dem die an der Prüfung beteiligten Schlüsselpersonen für die Prüfung verfügbar sind. Es ist nicht ungewöhnlich, die Zeit der Jahresendberichte und der Steuersaison zu vermeiden, da dieselben Mitarbeiter dann alle Hände voll zu tun haben. Ihr internes Team kann Prüfungen durchführen, aber am besten ist es, das Prüfungspersonal von denjenigen zu trennen, die den Vertrag ausgehandelt haben und ihn bei ihrer täglichen Arbeit verwenden.
Der nächste Punkt ist die Festlegung des Prüfungsumfangs. Es ist zwar möglich, nur einen einzigen Vertrag oder alle Ihre Verträge zu prüfen, aber die meisten Prüfungen versuchen, eine Reihe von Verträgen mit einem gemeinsamen Thema in einem einzigen Prüfungszyklus abzudecken.
Ihre Vertragsprüfung stellt sicher, dass sowohl beabsichtigte als auch unbeabsichtigte Unstimmigkeiten aufgedeckt werden, wenn sie in vollem Umfang durchgeführt werden. Ihr erstes Ziel sollte es sein, einen Zeitpunkt im Jahr zu finden, an dem die an der Prüfung beteiligten Schlüsselpersonen für die Prüfung verfügbar sind.
Sie müssen auch entscheiden, wonach Sie suchen. Eine vollständige Prüfung eines Vertrags aus allen möglichen Blickwinkeln ist unerschwinglich, es sei denn, Sie haben Grund zu der Annahme, dass ein Fehlverhalten seitens Ihrer eigenen Organisation oder Ihres Vertragspartners vorliegt. Typischer ist es, eine Reihe von Verträgen zu prüfen, die entweder auf Kostendeckung oder Unterfakturierung ausgerichtet sind, oder eine bestimmte Art der Nichteinhaltung durch eine Partei festzustellen.
Die Ziele der Prüfung sind sowohl direkt als auch indirekt. Zu den direkten Zielen gehören Preisnachlässe oder zusätzliche Lieferungen, wenn Ihr Vertragspartner zu viel oder zu wenig in Rechnung gestellt hat. Bei den indirekten Zielen geht es darum, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter und Ihre Gegenpartei die Geschäftsbeziehungen sorgfältig verwalten, da sie wissen, dass die Verträge geprüft werden können und dass ein angemessener Regress gefunden werden wird.
Manchmal können die Elemente der Ordnungsmäßigkeitsprüfung oder der Zahlungsprüfung den Verdacht auf Betrug aufkommen lassen. Dies wird oft als separate Prüfung behandelt, die so durchgeführt wird, dass Beweise für Betrug geschaffen werden, die in Gerichtsverfahren verwendet werden können.
Bei der Berichterstattung über Ihre Verträge geht es um das Verständnis Ihrer Verträge und Ihrer Geschäftsbeziehungen. Je umfangreicher die Verträge sind, desto mehr können Ihre Berichte Ihnen helfen, Ihre Bemühungen auf die Beziehungen zu konzentrieren, in denen die größten Gewinne erzielt werden können.
Die wichtigsten Berichte beziehen sich auf den Lebenszyklus Ihrer Verträge, insbesondere wenn Ihr Vertragsmanagementsystem nicht so eingerichtet ist, dass es Sie im Voraus warnt. Ein großer Teil der Geschäftsverträge enthält Klauseln, die Sie verpflichten, bis zu bestimmten Terminen zu handeln, um neu zu verhandeln oder sicherzustellen, dass Sie weiterhin Dienstleistungen erhalten. Es ist wichtig, dass Sie genügend Zeit haben, um Ihre Optionen zu verstehen und die Verträge gegebenenfalls neu auszuhandeln.
Genauso wichtig ist die Berichterstattung über die Leistung. Ihre KPIs hängen von Ihrem Geschäftsumfeld ab. Sie können aber beispielsweise Aufschluss darüber geben, welcher Anteil der Ausgaben auf einen bestimmten Vertrag entfällt, in welchem Umfang Sie externe Dienstleistungen in Anspruch nehmen, wie schwierig und kostspielig es war, den Vertrag auszuhandeln und aufrechtzuerhalten, usw.
Ein solides Vertragsverwaltungssystem hilft Ihnen bei der Erstellung von Berichten, da es zur maßgeblichen Informationsquelle für Ihre Verträge und zum Dreh- und Angelpunkt für Ihre Berichtsanforderungen wird.
Die Berichterstattung über Ihre Arbeitsabläufe deckt Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung auf. Wenn Sie wissen, welche Arten von Verträgen oder Abteilungen besonders viel Zeit für die Genehmigung von Verträgen benötigen, können Sie Wege finden, um diese Engpässe zu beseitigen.
Änderungen im Geschäftsumfeld erfordern sofort eine Berichterstattung. Oft in Dimensionen, an die Sie nicht gedacht haben. Typische Themen in diesem Berichtsumfang sind länderspezifische Risiken in der Lieferkette oder Kontrahentenrisiken, die sich auf ein ganzes Unternehmen und alle seine Tochtergesellschaften beziehen. In solchen Fällen muss man die Spreu vom Weizen trennen, verstehen, welche Verträge am risikoreichsten sind, und Abhilfemaßnahmen für die neu entdeckten Risiken finden.
Ein ähnlicher Fall liegt im Bereich der Fusionen und Übernahmen vor. Wenn Sie mit einem anderen Unternehmen fusionieren, müssen Sie in der Lage sein, die vorteilhaftesten Verträge und Kontrahenten sowie die neuen risikoreichen Verträge zu finden.
Ebenso müssen Sie in der Lage sein, Verträge aus allen Teilen Ihres Unternehmens zu sammeln, wenn Ihre Zulieferer M&A nutzen, um voranzukommen, um einen Schritt voraus zu sein.
Clevere Verhandlungsführer wissen immer, wann die Verträge in ihrem Portfolio zur Verlängerung anstehen. Je nach Art des Vertrags benötigen Sie viel Zeit, um Ihre Optionen abzuwägen, und wenn Sie die Entscheidung bis zum letzten Moment aufschieben, haben Sie möglicherweise keine andere Wahl, als die Ihnen angebotenen Bedingungen zu akzeptieren.
Der beste Zeitpunkt, um zu entscheiden, wie viel Zeit Sie für Neuverhandlungen benötigen, ist der Zeitpunkt, zu dem Sie den Vertrag unterzeichnet haben. In einem kleinen Team kann dies die Aufgabe des Managers sein, während Sie in einer größeren Organisation Leitlinien und Kategorien erstellen sollten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.
Die Verwendung der Kraljic-Matrix kann ebenfalls hilfreich sein - je wichtiger ein Vertrag für Ihren Erfolg ist, desto früher müssen Sie sich auf die Erneuerungsphase vorbereiten.
Unabhängig davon, wie einfach der Vertrag ist, sind die Vertragsdauer und die Art und Weise, wie er das nächste Mal verlängert werden soll, von entscheidender Bedeutung. Sie versuchen, ein Gleichgewicht zu finden zwischen den Vorteilen, die durch häufige Verlängerungen möglich sind, und dem Zeit- und Kostenaufwand, der mit der regelmäßigen Erneuerung verbunden ist.
Sie sollten auch wissen, wie es um die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen bestellt ist und wie sich der Preis zu den aktuellen Marktbedingungen verhält. Wenn Sie mit dem, was Sie erhalten haben, nicht zufrieden sind, müssen Sie Ihre Möglichkeiten prüfen und entweder versuchen, eine bessere Qualität auszuhandeln oder sich nach anderen Anbietern umzusehen.
Eine zweite Meinung über den Preis einzuholen, ist bei Vertragsverhandlungen nie schlecht, und manchmal kann dies die einzige zuverlässige Möglichkeit sein, Ihre aktuelle Preisgestaltung zu verstehen. Dies verschafft Ihnen eine starke Position, da Sie Ihre Optionen kennen.
Das Vertragsmanagement und das Management des Vertragslebenszyklus lassen sich auf diese Phasen und die Vorbereitung auf sie reduzieren. Wenn Sie Ihren Vertragsbestand gut kennen und Ihr Prozess der Verhandlung, Bearbeitung, Genehmigung, Nachverfolgung, Prüfung und Erneuerung effizient und effektiv ist, sind Sie in einer hervorragenden Position. (Übrigens muss ein Vertragsmanagementsystem nicht teuer oder schwierig zu bedienen sein. ContractZen kostet 9,50 $ pro Monat und Benutzer und ist einfach zu implementieren und zu verwenden).
In der nächsten Phase muss das eigentliche Dokument, der Vertrag, geschrieben werden. In der Regel wird die erste Version des Vertrags als Entwurf betrachtet, und es gibt mehrere Iterationen, bis die endgültige Vereinbarung erreicht ist.
Je komplizierter das Geschäftsumfeld oder die Art des Vertrags ist, desto arbeitsintensiver ist dieser Prozess und desto mehr Iterationen sind üblich.
Nehmen wir an, Sie sind für die Ausarbeitung des Vertrags verantwortlich. In diesem Fall ist das wichtigste Element des Vertragsmanagements der Zugang zu möglichen Unternehmensvorlagen und Beispielen früherer ähnlicher Verträge.
Es gibt Hinweise darauf, dass das Verfassen von Verträgen in leicht verständlicher Form die nächste Phase, die Verhandlung, effizienter macht als die Verwendung von juristischem Fachjargon, auch wenn letzterer in vielen Bereichen gebräuchlicher ist.
Die Verhandlung erfolgt in der Regel in zwei Phasen: Zunächst wird eine Einigung über die Hauptgeschäftsbedingungen erzielt, gefolgt von der Verhandlung über die rechtlichen Bedingungen oder Details, die als solche betrachtet werden können. Die Verhandlung über die Hauptgeschäftsbedingungen kann manchmal mündlich erfolgen. Die Verhandlungen über den Rest des Vertrages, d. h. die rechtlichen Bedingungen, werden dagegen immer schriftlich geführt, wobei in der Regel derselbe Vertrag hin- und hergeschickt wird, bis eine Einigung erzielt wurde.
Diese Vorgehensweise ist effizient, denn wenn keine Einigung über die wichtigsten Geschäftsbedingungen, einschließlich des Preises und der zu liefernden Waren oder Dienstleistungen, erzielt wird, erübrigt sich eine Fortsetzung der Verhandlungen.
Letztendlich kann jeder Teil des Vertrags entscheidend sein. Es ist zwar sinnvoll, sich zunächst über die Geschäftsbedingungen zu einigen oder festzustellen, dass keine Einigung erzielt werden konnte, aber fast jeder Teil des Vertrags kann ein positives Geschäftsergebnis in ein negatives verwandeln, wenn er nicht sorgfältig bedacht wird.
Die meisten Verhandlungsführer können entweder als kontradiktorisch oder kooperativ eingestuft werden. Verhandlungsführer, die auf der Gegenseite stehen, eignen sich hervorragend für das Fernsehen, aber im wirklichen Leben versuchen viele erfahrene Verhandlungsführer, einen hauptsächlich kooperativen Ansatz für die Verhandlung zu finden.
Ihr Verhandlungsansatz hängt davon ab, was Ihre beste Alternative zu einem Nichtabschluss(BATNA) ist. Wenn die andere Partei spürt, dass Sie bereit sind, aus der Verhandlung auszusteigen, sind Sie in einer besseren Position, um für sich und Ihr Unternehmen zu verhandeln.
Die Genehmigung von Verträgen ist die scheinbar einfache Phase, in der der Vertrag von allen beteiligten Parteien unterzeichnet wird. Ein scheinbar eindeutiges Verhandlungsergebnis muss im Gesamtkontext aller Alternativen, der verfügbaren Ressourcen und der sich ständig ändernden Bedürfnisse des Unternehmens betrachtet werden. In der Praxis ist der Genehmigungsprozess komplex, da die Unterschrift eine Verpflichtung darstellt.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich der endgültige Entscheidungsträger die Zeit nimmt, sowohl das Budget als auch den Vertrag im Detail durchzugehen und die Ziele der Organisation vor der Unterzeichnung zu berücksichtigen. Es kann einige Zeit in Anspruch nehmen, alle dafür erforderlichen Unterlagen zusammenzutragen.
Die Genehmigung von Verträgen ist ein typischer organisatorischer Engpass. Er führt zu verpassten Chancen, da Geschäftsbeziehungen nicht so schnell verfügbar sind, wie sie benötigt werden, und zu verpassten Geschäftsmöglichkeiten, da die langwierigen Verhandlungen potenzielle Geschäftspartner abschrecken können.
Es kann viel getan werden, um den Prozess zu beschleunigen, wobei elektronische Signaturen und Vertragsverwaltungsarchive für bereits bestehende Vereinbarungen die beiden wichtigsten sind.
Die elektronische Unterschrift beschleunigt den praktischen Teil des Versands physischer Vertragskopien per Post oder Kurier. Das Vertragsmanagementarchiv sorgt dafür, dass der Vertrag viel schneller wirklich gebraucht wird.
Manchmal kann der Engpass in der Unsicherheit über die tatsächlich benötigten Unterzeichner liegen. Die beste Praxis in der Verhandlungsphase besteht darin, sicherzustellen, dass die unterschriftsberechtigten Personen auf beiden Seiten bekannt sind.
Entscheiden Sie, welches Team für Ihre Verträge zuständig sein wird. In der Regel ist es Ihre Rechtsabteilung, aber manchmal wird das Vertragsmanagementsystem auch von der Vertriebs-, Finanz- oder sogar der Kundendienstabteilung gekauft. Deren Leiter sind möglicherweise besser geeignet, zumindest kurzfristig.
Planen Sie Ihren Implementierungsansatz so, dass Sie so genannte Quick Wins aus Ihrem Implementierungsprojekt ziehen. Für ein kleines Unternehmen bedeutet dies in der Regel alle neuen Verträge. Für ein größeres Team können die ersten Schritte jedoch aus allen neuen Verkaufsverträgen oder nur aus neuen Beschaffungsverträgen bestehen.
Verstehen Sie Ihr Vertragsgenehmigungsverfahren und optimieren Sie es.
Nach dem ersten Erfolg sollten Sie weiter vorankommen und den Teams helfen, die tatsächliche Rendite der Umstellung auf ein einheitliches Vertragsmanagementsystem zu verstehen. Die wirklichen Verkaufsgewinne ergeben sich oft aus der kürzeren Zeit bis zum Verkauf, während die Vorteile bei der Beschaffung durch die Einhaltung von Vorschriften bedingt sein können.
Denken Sie gründlich über die echten geschäftlichen Vorteile nach, die Sie von Integrationen erwarten können. Wenn sie richtig implementiert sind, kann eine engere Verbindung zwischen CRM und Vertragsmanagement oder ERP und Vertragsmanagement entscheidend sein oder eine totale Zeit- und Arbeitsverschwendung darstellen.
Die Zeit der On-Premise-Implementierungen ist längst vorbei. Sie würden die Verwaltung von Servern, Backups und viele andere Dinge erfordern, über die man sich bei der Verwendung von Cloud-Computing-Ansätzen keine Gedanken machen muss.
Dies mag offensichtlich erscheinen, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Verträge allen Teammitgliedern zur Verfügung stellen, die sie benötigen. Es ist unmöglich, eine Geschäftsbeziehung gut zu führen, wenn man keinen Zugang zu den vertraglichen Vereinbarungen hat. Nutzen Sie Ihre Vertragsmanagement-Tools, um Benutzer zu kategorisieren und in Gruppen einzuteilen, damit dies für jeden Vertrag praktisch ist.
Stellen Sie sicher, dass es einfach ist, Verträge zu entwerfen und sie in Ihr Vertragsmanagementsystem einzufügen. Jede unnötige Komplexität führt dazu, dass ein geringerer Anteil der Verträge im System erfasst wird und der Nutzen für Ihr Unternehmen sinkt.
Pflegen Sie eine Reihe von vorab genehmigten Vertragsvorlagen für die Art von Verträgen, die Sie immer wieder benötigen. In einem kleinen Unternehmen sind Sie bei der Erstellung Ihrer Vorlagen möglicherweise auf Dritte angewiesen. Oft sind die Vorlagen in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden. Sie müssen sie nur sammeln und prüfen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Verträge allen Teammitgliedern zur Verfügung stellen, die sie benötigen. Es ist unmöglich, eine Geschäftsbeziehung gut zu führen, wenn man keinen Zugang zu den vertraglichen Vereinbarungen hat.
Versuchen Sie, Ihr Vertragsgenehmigungsverfahren zu verstehen und zu rationalisieren. Schaffen Sie Arbeitsmethoden, um das Genehmigungsverfahren an die Art von Verträgen anzupassen, die Ihr Unternehmen bearbeitet.
Nutzen Sie von Anfang an die automatisierten Funktionen Ihres Vertragsmanagementsystems. Eine einfache Benachrichtigung über Neuverhandlungen kann viel Zeit und Mühe sparen, und das Erlernen des Umgangs damit ist einer der wichtigsten Vorteile eines Vertragsmanagementsystems.
Der Beginn der Nutzung eines Vertragsmanagementsystems ist ein natürlicher Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter bei Verträgen denselben systematischen Prozess anwenden. Möglicherweise ist es erforderlich, neue schriftliche Anweisungen zu erstellen, den gesamten Vertragsraum Ihres Unternehmens zu verstehen und die Unterschiede zwischen Verträgen mit geringen und großen Auswirkungen zu kennen.
Nutzen Sie elektronische Signaturen sowohl für das Geschäft als auch für das Vertragsmanagement. Die Verwendung elektronischer Signaturen für die überwiegende Mehrheit der Verträge, sofern dies legal ist, beschleunigt den Prozess noch weiter und führt zu einer enormen Zeitersparnis. Dieser Effizienzgewinn bringt auch Vorteile bei der Vertragsverwaltung mit sich. Ein gut integriertes e-Signatur-Subsystem stellt sicher, dass die Speicherung unterschriftsreifer Verträge und endgültiger Kopien mit Unterschriften nicht länger dauert als die Speicherung des Entwurfs.
Sie können eine Menge tun, wenn Sie sicherstellen, dass Sie mit einer Vorhersage von Angebot und Nachfrage ausgestattet sind. In vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter für das eine oder das andere zuständig, aber nicht für beides. Es kann einige Mühe erfordern, diese in die Hände zu bekommen. Angebot und Nachfrage sind selten im Gleichgewicht, und das Verständnis der aktuellen Situation hilft Ihnen, sich auf die Hälfte zu konzentrieren, die derzeit den Engpass darstellt - und möglicherweise sogar Optionen und Alternativen zu finden, die den Engpass beheben können.
Finden Sie Quellen für Marktinformationen zu Ihren Verträgen mit hohem Volumen. Diese können bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden sein oder müssen von einer externen Quelle bezogen werden. Ihre Vorgehensweise bei Neuverhandlungen oder der Nutzung vertraglicher Optionen zur Vertragsverlängerung hängt oft stark von der Preisgestaltung des Vertrags im Vergleich zum aktuellen Marktpreis ab. Einige Studien zeigen, dass nur etwa die Hälfte der Unternehmen die Marktpreise ständig kennt. Die Partei zu sein, die dies immer weiß, birgt große Chancen.
Einer der wichtigsten Ansätze von Toyota, um weltweit die Nummer 1 unter den Automobilherstellern zu werden, war die regelmäßige Ideenfindung mit Geschäftspartnern. Indem Ihre Lieferanten Ihnen ihre besten Ideen vorstellen und diese zur Verbesserung Ihrer Geschäftsbeziehungen nutzen, werden Sie für sie wertvoller, da sie Ansätze finden, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Geschäftsbeziehung messen und eine Reihe von KPIs haben, die dazu passen. Als Einkäufer und Lieferant müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine umfassende Reihe von Kennzahlen für Ihre Zusammenarbeit haben, selbst wenn Ihr Gegenüber bereits dasselbe tut.
Die Messung ist komplex, und Sie müssen wissen, ob Ihre Beziehung den Anforderungen entspricht. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Gegenüber sich beschwert, denn Sie verfügen über Ihre eigenen Kennzahlen, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Beschwerde berechtigt ist oder dass die Transaktion den Vorschriften entspricht.
Manchmal können Sie unheilvolle Elemente in der Vorgehensweise Ihres Gegenübers aufdecken, wenn Sie sicherstellen, dass Sie die wichtigen Dinge messen und dies zeitnah tun.
Was nicht geprüft werden muss, sollte vielleicht auch nicht vereinbart werden.
So offensichtlich dies auch scheint, prüfen Sie alle Rechnungen und verwenden Sie sowohl Ihren Vertrag als auch die Frachtbriefe, um zu überprüfen, ob Sie bekommen, was Ihnen als Käufer zusteht. Vergewissern Sie sich, dass die aktuellen Preise verwendet werden, und rechnen Sie Ihre Kosten mit denen Ihres Lieferanten ab, um die tatsächlichen Kosten der Geschäftsbeziehung zu verstehen. Wenn Sie wissen, wie hoch die Gesamtkosten der erbrachten Dienstleistung sind, sollten Sie regelmäßige Benchmarking-Arbeiten durchführen, um den tatsächlichen Marktpreis der Dienstleistung zu ermitteln.
Messen Sie nicht nur die anderen Abteilungen, sondern auch Ihre eigenen Prozesse. Gute KPIs sind z. B. die Zeit bis zur Vertragsunterzeichnung, die Anzahl der erforderlichen Änderungen pro Jahr, die Anzahl der rechtzeitig neu ausgehandelten Verträge und die Anzahl der von einem Mitglied Ihres Teams verwalteten Verträge.
Ein Vertragsmanagementsystem sollte so implementiert werden, dass sich alle wichtigen KPIs jedes Jahr verbessern. Legen Sie klare Jahresziele fest, damit Sie diese auch erreichen können.
Ihre eigenen KPIs machen ein Benchmarking mit einem ähnlichen Unternehmen in einer ähnlichen Branche sehr nützlich. Ziel ist es, die Unterschiede zwischen den Prozessen aufzudecken und die besten Verfahren zu finden, die Sie anwenden sollten.
Gehen Sie sorgfältig mit Ihren Dokumenten um. Bewahren Sie nicht nur Ihren Vertrag auf, sondern stellen Sie sicher, dass sowohl vorvertragliche als auch nachvertragliche Unterlagen, die für weitere Verhandlungen erforderlich sein können, gespeichert werden, vorzugsweise in Ihrem Vertragsmanagementsystem.
Gute KPIs sind z. B. die Zeit bis zur Vertragsunterzeichnung, die Anzahl der erforderlichen Änderungen pro Jahr, die Anzahl der fristgerecht neu verhandelten Verträge und die Anzahl der von einem Mitglied Ihres Teams verwalteten Verträge.
Ein RFP kann vor Gericht Gold wert sein, ebenso wie ein umfassender Satz von Stundenzetteln. Achten Sie außerdem auf die Dokumente, mit denen Sie als Lieferant nachweisen, dass Sie die vereinbarten Leistungen tatsächlich erbracht haben. Bewahren Sie die unterzeichnete Freigabe des Kunden in Ihrem Vertragsmanagementsystem auf!
Prüfen Sie die Einhaltung der Vertragsbestimmungen durch die Parteien. Als Faustregel gilt: Was nicht auditiert werden muss, sollte vielleicht auch nicht vereinbart werden. Regelmäßige Audits mit unterschiedlichen Schwerpunkten verdeutlichen, dass Sie von beiden Parteien erwarten, dass sie den Vertrag einhalten.
Achten Sie bei Ihren Audits auf Ihr Team und stellen Sie sicher, dass es sich ebenfalls an den Vertrag hält, denn dies schafft langfristiges Vertrauen in Sie als Organisation, die das Vereinbarte schätzt.
Finden Sie die Verträge und Teams, deren Genehmigungsprozess länger dauert als üblich, und suchen Sie nach Möglichkeiten, diese Teams zu unterstützen und/oder sich auf diese Verträge zu konzentrieren. Ein langwieriger Verhandlungsprozess erfordert viele Ressourcen, ist fehleranfälliger und kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen gegenüber agileren Akteuren in Ihrer Branche verliert.
Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob alle Mitarbeiter das System nutzen. Ein einfacher Bericht oder ein Blick auf die letzte Anmeldezeit kann die Nachzügler, die mehr Hilfe und Motivation benötigen, deutlich machen.
Investieren Sie Zeit und Energie in Ihre Geschäftsbeziehungen. Selbst wenn die Dinge gut laufen, sollten Sie sich regelmäßig treffen und der anderen Partei wirklich zuhören, um zu verstehen, wie Ihre Beziehung noch besser werden kann. Diese Investition in Ihre Beziehung kann sich auf lange Sicht wirklich auszahlen.
Verbringen Sie Zeit mit Ihren Kollegen in den verschiedenen Abteilungen, die mit dem Vertragsmanagement und dem Vertragslebenszyklus zu tun haben. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Kollegen verstehen, um ein System von Abläufen zu schaffen, das für alle funktioniert. Dies wird nicht zufällig geschehen, sondern erfordert Überlegungen und Zusammenarbeit.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass es Probleme mit Dienstleistungen oder Waren gibt, die im Rahmen von Verträgen geliefert werden. Das beste Verfahren ist, sich sofort ausreichend Zeit zu nehmen, um die Differenzen zu verstehen und die Situation so schnell wie möglich zu bereinigen. Vergewissern Sie sich, dass alle Beteiligten ehrlich angehört werden, und stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, was bei den Vertragsverhandlungen vereinbart wurde und ob es nach Vertragsabschluss Änderungen gab.
Je besser Ihr Situationsbewusstsein ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie schnell eine Lösung finden und eine Menge Geld und Ressourcen sparen.
Nachdem die Situation geklärt ist, besprechen Sie mit Ihrem Team, wie Ihre Verträge geändert werden sollten, damit sich das gleiche Problem nicht wiederholt. Vielleicht brauchen Ihre Vertragsvorlagen mehr Definitionen von Begriffen oder präzisere Service Level Agreements (SLAs).
Gehen Sie an geschäftliche Anforderungen zur Änderung oder Ergänzung von Verträgen mit einer zen-ähnlichen Einstellung heran. Änderungen sind normal, und es wäre idiotisch, an den getroffenen Vereinbarungen festzuhalten, auch wenn sich die Welt weiterentwickelt hat. Stellen Sie sicher, dass jede Änderungsanweisung schriftlich dokumentiert und zusammen mit dem restlichen Vertrag aufbewahrt wird, damit sie in Ihren Prozessen berücksichtigt werden kann.
Manchmal haben Sie vielleicht das Gefühl, dass die Änderung bei den Vertragsverhandlungen hätte deutlich werden müssen. Wenn das der Fall ist, nehmen Sie sich etwas Zeit für die Selbstreflexion: Was hätte ich anders machen können, damit der Vertrag eher den Anforderungen entspricht?
Stellen Sie sicher, dass Sie oft genug Zeit haben, jeden wichtigen Vertrag zu prüfen. Es mag ausreichen, den Vertrag in Ihrem Vertragsverwaltungssystem aufzurufen, aber noch besser ist es, eine Checkliste zu haben, um den Vertrag unter Risikogesichtspunkten zu prüfen. Denken Sie daran, dass Risiken in viele Kategorien eingeteilt werden können.
Nehmen wir an, Sie haben das Gefühl, dass eine bestimmte Risikokategorie zunimmt. Wenn z. B. die Verfügbarkeit eines bestimmten Rohstoffs oder Teils zu einem Engpass wird, konzentrieren Sie sich auf die Verträge, die von dieser Veränderung des Umfelds betroffen sind.
Risiken, die eine große Anzahl von Verträgen gleichzeitig betreffen, erfordern in der Regel die sofortige Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung.
Vergewissern Sie sich, dass Sie den Wert des Risikos verstehen, auch wenn dies eine Besprechung mit der Geschäftsleitung erfordert, denn ein scheinbar geringwertiges Teil kann innerhalb eines kurzen Zeitrahmens unmöglich zu umgehen sein und extreme Verluste verursachen, wenn es nicht verfügbar ist.
Die Weltbank hat einen sehr detaillierten, aber praktischen Leitfaden für das Vertragsmanagement. Ihr wunderbar praktischer Rat für die Planung des Vertragsmanagements lautet:
"Zu viele Kontrollen und Gegenkontrollen können zu einer übermäßig bürokratischen Kultur führen, die die Entscheidungsfindung verzögert, Zahlungen an Auftragnehmer behindert und Wertschöpfung und Innovation im Keim erstickt. Zu wenig Kontrolle kann zu einer undisziplinierten Krisenmanagementkultur führen. Das richtige Gleichgewicht zu finden ist der Schlüssel zum Erfolg eineszweckmäßigenVertragsmanagements.
All dies bedeutet, dass die Planung, wie, wann, wo und von wem ein Vertrag implementiert, überwacht, gemanagt und verwaltet werden soll, von entscheidender Bedeutung ist, aber kein Einheitsansatz sein kann. Ein strategisches IT-System erfordert ein Vollzeit-Vertragsmanagement und eine Reihe von unterschiedlichen Experten, während ein einfacher Liefervertrag für Büromaterial weniger Planung erfordert.
In der Regel ist ein Vertragsmanagementplan entweder zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung oder kurz danach fertig. Es spricht nichts dagegen, denselben Plan wie zuvor zu verwenden, wenn der Vertrag eine ähnliche Ware oder Dienstleistung betrifft wie der vorherige Kauf und der ursprüngliche Plan brauchbar war und Ihr Unternehmen seine Vorgehensweise gut kennt.
Ein zusätzlicher Tipp: Ziehen Sie den Namen Beziehungsmanagementplan in Betracht, wenn er besser zu Ihrer Organisation passt. Ein Vertragsmanagementplan mag für kleinere Organisationen etwas bürokratisch klingen, aber jeder kann es zu schätzen wissen, wenn Sie planen, wie Sie das Beste aus Ihren Geschäftsbeziehungen herausholen können.
Die folgende Liste, die die Weltbank für den Vertragsmanagementplan vorschlägt, ist eine geeignete Vertragsmanagementvorlage für Projektlieferungsverträge mittlerer bis hoher Komplexität in den meisten Branchen.
In fast jedem Unternehmen beziehen sich viele dieser Punkte auf Ihre Standardvertragsbedingungen und werden vor der Unterzeichnung des Vertrags berücksichtigt. Für viele der anderen Punkte genügt ein Verweis auf die zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung gültigen Standardverfahren für das Projektmanagement. Bei Ihrem Kontaktmanagementplan geht es nicht nur um Planung, sondern auch darum, die kritischen Punkte in Ihrem Vertrag zu identifizieren und sie in einem möglichst leicht verständlichen Format zu dokumentieren.
Möglicherweise möchten Sie Ihr Vertragsmanagementsystem so anpassen, dass einige der wichtigsten Bestimmungen des Vertragsmanagementplans als Eigenschaften des Vertrags selbst angezeigt werden und der Rest als Anhang zusammen mit dem Vertrag im Vertragsmanagementsystem gespeichert wird. Viele Vertragsmanagementpläne werden mit der Gegenpartei oder allen wichtigen Parteien in einem komplexeren Unternehmen geteilt. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Vertragsbestimmungen nutzen müssen, um die anderen Parteien in der Beziehung dazu zu bringen, nach Ihrem Plan zu handeln.
Je komplexer Ihre Organisation ist, je wichtiger der Vertrag ist und je länger Sie erwarten, dass der Vertrag in Kraft ist, desto mehr sollten Sie im Vertragsmanagementplan selbst dokumentieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Organisation jederzeit klar und eindeutig weiß, was zu tun ist.
(Beachten Sie, dass Ihr typischer Vertrag einige, aber nicht alle dieser Elemente erfordert)
Um diese allgemeine Vorlage, die sich für die Beschaffung oder den Verkauf von fast allem eignet, in eine Vorlage für Ihr Unternehmen zu verwandeln, schlagen wir vor, die Teile, die für Ihre Arbeit nicht relevant sind, herauszuschneiden und die Aspekte, die immer auf die gleiche Weise erledigt werden, direkt in der Vorlage zu dokumentieren. Auf diese Weise entsteht ein möglichst unkomplizierter Plan, der sich auch als perfekte Agenda für ein mögliches Kick-off mit Ihrem Geschäftspartner eignet.
Frühzeitiges Planen und Handeln ist eines der großen Markenzeichen des Vertrags- und Beziehungsmanagements. Ein klarer, leicht verständlicher Plan, der allen Parteien mitgeteilt wird, bringt mehrere Vorteile mit sich. Außerdem muss sichergestellt werden, dass alle Beteiligten in Bezug auf alle wichtigen Parameter der Arbeit auf derselben Seite stehen. Wie wird die Arbeit ausgeführt, was muss für die abgeschlossene Arbeit getan werden, damit sie bezahlt werden kann, usw.
Durch diese gemeinsame Vereinbarung sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlleistungen und damit auch die Möglichkeit von Kosteneinsparungen erheblich. Da der Plan sowohl den erwarteten Fall als auch die Vorgehensweise im Falle von Meinungsverschiedenheiten in einer klar verständlichen Sprache festlegt, wirkt er als vorbeugende Maßnahme zur Entschärfung von Konflikten im Prozess.
Darüber hinaus bedeutet ein Plan, dass verschiedene Teile des zugehörigen Personals unabhängig voneinander arbeiten können, ohne dass eine Kommunikation mit Ihrem zuständigen Vertragspartner erforderlich ist. Dies führt zu Effizienz und möglichen Zeit- und Kosteneinsparungen.
Unternehmen unterschiedlicher Größe und damit Komplexität benötigen unterschiedliche Arten von Vertragsmanagementsystemen. Die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale sind z. B. der Funktionsumfang, die Sicherheit, der Preis und die Benutzerfreundlichkeit.
Moderne Vertragsmanagement-Tools helfen dabei, unnötige manuelle Prozesse zu eliminieren und den Entscheidungsträgern einen aktuellen Überblick über die gesamte Vertragsbasis zu geben.
Unsere Empfehlung lautet: Entscheider sollten reibungslosen Zugriff auf alle wichtigen Geschäftsdokumente haben - überall und auf jedem Gerät.
Es gibt eine große Auswahl an Software für unterschiedliche Bedürfnisse und jede Phase des Vertragsmanagement-Lebenszyklus. Um Ihnen den Vergleich der verfügbaren Software zu erleichtern, haben wir im Folgenden eine Liste mit zehn leistungsstarken Anbietern von Vertragsmanagement-Software zusammengestellt:
Die benutzerfreundliche und sichere Governance-Software von ContractZen, deren Preise für jede Organisation geeignet sind, besteht aus einer fortschrittlichen Vertragsmanagement-Software, einer 100% papierlosen Verwaltung von Vorstandssitzungen, einer mühelosen Verwaltung von Unternehmen, nahtlos integrierten E-Signatur-Anbietern und integrierten virtuellen Datenräumen (VDR) - alles in einem. Cloud-basiert, aufgebaut auf Microsoft Azure Cloud. Starten Sie jetzt Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion.
Concord ist ein Vertragsmanagementsystem, mit dem Unternehmen den gesamten Lebenszyklus ihrer Verträge verwalten können - von der Vertragserstellung bis hin zur Verwaltung von Verlängerungen nach der Ausführung. Genehmigungsworkflows ermöglichen mehrstufige und bedingte Genehmigungen für jeden Vertragstyp. Cloud-basiert.
Die Lösung besteht aus Conga Contracts und Conga Contract Lifecycle Management. Conga Contracts ist für eine einzelne Abteilung innerhalb von Organisationen oder für kleine bis mittlere Unternehmen konzipiert. Conga Contract Lifecycle Management ist für führende Unternehmen konzipiert, die hochkomplexe, abteilungsübergreifende Vertragsprozesse optimieren möchten. Cloud-basiert, aufgebaut auf Force.com.
Die Vertragsmanagementlösung Contractbook unterstützt Unternehmen jeder Größe bei der Erstellung, gemeinsamen Nutzung und Speicherung von Rechtsdokumenten und Verträgen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören konfigurierbare Workflows zur Dokumentengenehmigung, Vorlagen, Meilensteinverfolgung und Versionskontrolle. Cloud-basiert, aufgebaut auf Google Cloud. Keine kostenlose Testversion.
ContractWorks bietet eine einfache Drag-and-Drop-Funktion zum Speichern aller Verträge in einem durchsuchbaren, skalierbaren und sicheren Vertragsspeicher mit einem SOC 2®, Typ 2 Bericht. Kontrollieren Sie, wer Zugriff hat, mit berechtigungsbasierten Benutzerrollen. Kostenlose Testversion, basierend auf AWS.
DocuSign ist eine Cloud-basierte Lösung für elektronische Unterschriften und Vertragsmanagement. Die Plattform kann verwendet werden, um verschiedene Arten von Dokumenten zu unterzeichnen, darunter Geschäftsverträge, Erlaubnisscheine für Schulen, Vereinbarungen und Genehmigungen. Für DocuSign CLM gibt es keine kostenlose Testversion, und die Lösung basiert auf Microsoft Azure.
Die ICI-Vertragsmanagement-Plattform deckt den gesamten Lebenszyklus von Vertragsmanagement-Funktionen ab, angefangen bei der intelligenten Vertragseinrichtung bis hin zur Erstellung, Genehmigung, Verhandlung und allen anderen Aspekten des laufenden Vertragsbetriebs. Cloud-basiert, aufgebaut auf Microsoft Azure.
Ironclad ist eine webbasierte Plattform, die Unternehmen bei der Erstellung, Automatisierung und Verwaltung von Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit Verträgen und Vereinbarungen unterstützt. Es bietet ein Selbstbedienungsportal für Benutzer, um Vorlagen zu entwerfen und anzupassen, um schnell jede Art von Vertrag zu erstellen. Cloud-basiert, aufgebaut auf Microsoft Azure.
LinkSquares Contract Lifecycle Management (CLM) ist eine Lösung, die speziell für interne Rechtsteams entwickelt wurde. Sie können einen benutzerdefinierten Workflow zur Vertragserstellung erstellen und jeden Vertrag von Anfang bis Ende des Vertragslebenszyklus verfolgen. Aufbauend auf Amazon AWS.
PandaDoc bietet eine Plattform für elektronische Unterschriften für Vertriebsteams an, die Funktionen für die Automatisierung von Verkaufsangeboten und CPQ (configure, price, quote) sowie die Integration mit CRMs enthält. PandaDoc hat auch eine Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und Verträgen, die den Prozess der Vertragsverwaltung automatisieren soll. Kostenlose Testversion, aufgebaut auf Amazon AWS.
Für kleine Unternehmen sind die Benutzerfreundlichkeit und der Preis oft die wichtigsten Entscheidungsfaktoren. Hier finden Sie die drei besten Vertragsmanagement-Softwarelösungen für kleine Unternehmen und gemeinnützige Organisationen.
Die ContractZen Vertragsmanagement-Software ist einfach zu bedienen, leicht zu navigieren und leicht zu verstehen. Finden Sie Dokumente sofort mit der KI-gestützten Suche von Microsoft, machen Sie sich keine Gedanken mehr über wichtige Fälligkeitstermine mit Hilfe von automatischen Erinnerungen und importieren Sie Verträge einfach per E-Mail. Die großartige Benutzererfahrung garantiert, dass die Benutzer es nutzen werden. ContractZen ist ideal für KMUs und gemeinnützige Organisationen auf der ganzen Welt. Kostenlose Testversion für 30 Tage.
Die End-to-End-Vertragsautomatisierungsplattform von Precisely wurde von Rechtsexperten entwickelt. Mit dieser Software kann jeder auf einfache Weise konforme Verträge erstellen. Die Lösung bringt die Rechtsabteilung mit dem Rest des Unternehmens in Einklang, indem sie die Geschäftsseite in die Lage versetzt, unabhängiger zu sein. Kostenlose Testversion für 14 Tage.
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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich das Vertragsmanagement in einer interessanten Phase befindet. Was früher als langweiliger Sumpf von Papier schiebenden Bürokraten galt, ist heute ein brodelnder Topf voller Innovationen und neuer Softwarelösungen - der Einsatz einer zentralisierten Softwarelösung bringt dem Unternehmen und seinen Abteilungen greifbare Vorteile. Sie ermöglicht es, ein internes, zentralisiertes Vertragsmanagementsystem zu schaffen, um Risiken und Vorteile abteilungs-, lieferanten- und vertragsübergreifend zu betrachten. Wenn Sie noch nicht mit einem systematischen Vertragsmanagement begonnen haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt dafür. Finden Sie den besten Ansatz für Ihr Unternehmen, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu sammeln und die systematische Arbeit zu beginnen. Ein sinnvoller erster Schritt könnte eine Abteilung sein, der aufgrund von Vertragsproblemen oder der Menge an Verträgen die Haare zu Berge stehen. Oder Sie beginnen mit Verträgen aus einer Abteilung wie der IT-Abteilung, die von Natur aus dazu neigt, neuartige digitale Lösungen vom Typ SaaS zu nutzen.
Wenn Sie neu im Vertragsmanagement sind und das Gefühl haben, dass es einfach zu viele Informationen zu verdauen gibt, sollten Sie als ersten Schritt vielleicht einen Online-Kurs in Betracht ziehen. Udemy bietet viele kostengünstige Kurzkurse zum Thema Vertragsmanagement an - viele davon sind auf eine bestimmte Branche ausgerichtet. Coursera bietet einen kostenlosen, etwa 9-stündigen Anfängerkurs der Rutgers-Universität zum Thema Beschaffung an, wobei sich ein Teil des Kurses auf das Vertragsmanagement konzentriert. Die Universität von Kalifornien bietet einen 6- bis 18-monatigen Online-Kurs an und viele weitere.
Wir würden uns freuen, wenn Sie unsere SaaS-Lösung ContractZen ausprobieren würden. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion und laden Sie Ihre Kollegen (so viele Sie wollen!) ein, sie ebenfalls zu testen. Viel Glück!