Eine kürzlich durchgeführte europäische Umfrage "Boards of the Future 2018" zeichnet ein klares Bild der Probleme in der Art und Weise, wie Vorstände heute arbeiten. Der Glaube an die Auswirkungen der Megatrends hat selbst die skeptischsten Verwaltungsratsmitglieder erreicht. In den Antworten war "IT/Digitalisierung" eindeutig die Nummer eins, von der man glaubt, dass sie die größten Auswirkungen auf die Vorstandsarbeit hat. 82% der Befragten schätzten ein, dass sie als Unternehmen bereits stark von den Veränderungskräften betroffen sind und dass dafür Szenarien und neue Arbeitsweisen geschaffen werden sollten. Ein Viertel der Befragten war der Meinung, dass die Ergebnisse der eigenen Vorstandsarbeit verbessert werden sollten. Und, was vielleicht am wichtigsten ist, es wird immer mehr Zeit für die Vorstandsarbeit und -aufgaben aufgewendet. Deshalb ist der Bedarf an einer Verwaltungsratsportalsoftware entstanden.
Board of Directors Portal - oder Board of Directors Software oder einfach Board Portal - ist eine papierlose und sichere Lösung für die Verwaltung des gesamten Prozesses der Vorstandssitzungen, von der Zusammenstellung der Sitzung bis zur Erstellung, Genehmigung und elektronischen Unterzeichnung des Protokolls.
Die Planung einer Vorstandssitzung ist mit vielen zeitaufwändigen und mühsamen Schritten verbunden. Sparen Sie Ihre kostbare Zeit und nutzen Sie die auf dem Markt verfügbaren Lösungen, die Sie dabei unterstützen.
Ein effizientes Verwaltungsratsportal sollte mindestens die folgenden Tools bieten, um die Investition zu rechtfertigen:
Tätigen Sie eine Investition in die Zukunft und bewerten Sie, wie der Vorstand Ihres Unternehmens mit dem sich verändernden Geschäftsumfeld zurechtkommt. Stellen Sie die Rentabilität dieser Investition sicher, indem Sie sich auf die optimale Zusammensetzung des Gremiums sowie auf andere Voraussetzungen für eine erfolgreiche Arbeit des Gremiums, einschließlich moderner Werkzeuge, konzentrieren.
Hören Sie auf, dafür unsichere E-Mails zu verwenden. Alte Praktiken, bei denen E-Mails ineffizient hin- und hergeschickt werden, nützen niemandem mehr und verursachen unnötige Kosten für die ohnehin schon hohen Investitionen eines jeden Unternehmens:
Eine einzige Vorstandssitzung in einem großen börsennotierten Unternehmen kann Hunderttausende von Dollar kosten, wenn man die Vorbereitungs- und Sitzungszeit, die Ressourcen zur Erstellung von Vorstandsinformationen und unzählige andere Kosten berücksichtigt. (Unternehmensleiter-Magazin)
Zeit ist Geld. In Anbetracht des Profils und des geschäftigen Lebensstils von Vorstandsmitgliedern ist der Preis für den Zeitaufwand besonders hoch. Das Forschungsunternehmen ICD hat festgestellt, dass unnötige Arbeit im Zusammenhang mit Dokumenten die Produktivität und Leistung von Unternehmen um bis zu 21,3 % verringert.
Daher ist es nicht verwunderlich, dass neue elektronische Hilfsmittel an Beliebtheit gewonnen haben.
Innerhalb einer Organisation ist es in der Regel die Aufgabe des Geschäftsführers, des Finanz- oder des Rechtsreferenten, dafür zu sorgen, dass alle Protokolle sicher und in chronologischer Reihenfolge aufbewahrt werden und jederzeit verfügbar sind.
In größeren Organisationen ist es auch üblich, eine Bibliothek für Vorstandsdokumente anzulegen, die andere wichtige Dokumente enthält, die nicht direkt mit einer bestimmten Sitzung zusammenhängen.
Der schnelle Zugriff auf diese Unterlagen ist äußerst wichtig, da sie für den Betrieb des Unternehmens und den Erfolg der Strategie von entscheidender Bedeutung sind.
Die oben genannten Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der Due-Diligence-Unterlagen. Unabhängig davon, ob es sich um ein Start-up-Unternehmen oder einen Fortune-500-Giganten handelt, ist das Top-Management für die Verwaltung der wichtigsten Dokumente wie Verträge, Protokolle von Vorstandssitzungen und andere Geschäftsunterlagen verantwortlich.
Ein kluger Vorstandsprofi möchte, dass das Unternehmen jeden Tag für die Due Diligence bereit ist. Dies vereinfacht auch zeitaufwändige Steuerprüfungen und Buchhaltungsaudits.
Die Due-Diligence-Prüfung bei Unternehmensübernahmen und -finanzierungen ist oft ein umfangreiches Unterfangen, das Wochen an Zeit und viele Ressourcen in Anspruch nimmt. Nach Schätzungen internationaler Fachleute kostet ein typischer Due-Diligence-Prozess auch eine ganze Menge - im Durchschnitt 50.000 bis 100.000 Dollar.
Virtuelle Datenräume (VDR) kosten traditionell bis zu Tausende von Euro und ihre Einrichtung ist zeitaufwändig. Im besten Fall ermöglicht die Meeting-Management-Software bei Bedarf die einfache und professionelle Verteilung auch einer großen Anzahl von Dokumenten. Mit der integrierten Datenraumlösung (VDR) von ContractZen können auch kleine und mittlere Unternehmen den Due-Diligence-Prozess sehr schnell und kostengünstig abwickeln.
Die Digitalisierung bezieht sich meist auf die Verbesserung und/oder Umgestaltung von Geschäftsabläufen durch den Einsatz digitaler Technologien. Das sollte natürlich auch die Arbeit des Vorstandes einschließen.
Die Nutzung neuer produktivitätssteigernder Lösungen ist Teil des Gesamtwerts des modernen Vorstandsmitglieds für das Unternehmen, zu dessen Entwicklung es sich verpflichtet hat. Florian Reuter, CEO von Volocopter, dem Pionier für urbane Luftmobilität, sagt uns dazu:
"Unser Vorstand erstreckt sich über die ganze Welt und wir brauchten ein Kollaborationstool, das so dynamisch und flexibel ist wie wir als Unternehmen. ContractZen ist genau das und unterstützt unsere agile Arbeitsweise - wir empfehlen es jedem Vorstand, der etwas bewegen will."
Wir bei ContractZen sind der Meinung, dass moderne Tools für Vorstandssitzungen für Unternehmen jeder Größe und Branche geeignet sind und dass der Preis oder die Schwierigkeit der Nutzung im heutigen Technologiezeitalter kein Hinderungsgrund sein darf, sie zu erwerben.
Durch den Einsatz neuester technologischer Innovationen will ContractZen jedem Unternehmen auf der Welt helfen, seine Geschäfte im Sinne einer guten Corporate Governance einfacher als je zuvor abzuwickeln. Auch Sie persönlich werden davon profitieren - flinke Tools sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Ihre Nerven. Testen Sie ContractZen's Board Portal Software zunächst 30 Tage lang kostenlos.