ContractZen – hyvän hallintotavan digitaalinen keskus

Lisääntyvä kansainvälinen kilpailu ja regulaatio luovat merkittävää painetta hyvää hallintotapaa kohtaan. Digitalisaatio avaa uusia mahdollisuuksia vastata tähän haasteeseen.

Tutkimukset globaalien suuryritysten tilanteesta hätkähdyttävät. Viimeisten 15 vuoden aikana yli puolet Fortune 500 yrityksistä on kadonnut, ja Innosightin arvioiden mukaan puolet nykyisistä suuryrityksistä tulee poistumaan listalta vain 10 vuodessa. Kun tähän lisätään se, että pienistä yrityksistä yli puolet lopettaa toimintansa ensimmäisten neljän vuoden aikana, on yritysjohdolle tärkeää arvioida syitä näille muutoksille ja pohtia miten mahdollisiin riskeihin voi varautua.

Erilaisten yritysjärjestelyjen, auditointien, rahoitusjärjestelyjen ja due diligence -prosessien määrä on osin edellä mainituista syistä kasvanut merkittävästi. Näin ollen yritykset joutuvat miettimään, miten ne pystyvät valmistautumaan kyseisiin tilanteisiin, jotta eteen tuleviin mahdollisuuksiin tai riskeihin pystytään reagoimaan nopeasti.

Yritysjohdon tulee huolehtia siitä, että erilaiset due diligence -tilanteet hoidetaan paitsi luotettavasti, myös tehokkaasti ilman liiallista kuormitusta organisaatiolle. Monissa näistä tilanteista on myös elintärkeää pystyä todistamaan yrityksen mahdollisimman korkea arvo. Näin ollen hyvän hallintotavan tärkeys korostuu entisestään.

Hyvän hallintotavan merkitys

Hyvällä hallintotavalla tarkoitetaan muun muassa organisaation hallintojärjestelmää, jolla organisaatiota johdetaan ja valvotaan, sekä toiminnan organisointia sidosryhmien, kuten omistajien, viranomaisten ja rahoittajien edut huomioon ottavalla tavalla.

Erityisen tärkeää on organisaation taloudellisten tietojen oikea-aikainen ja tarkka raportointi sekä organisaation johtoelinten ohjaus- ja valvontatehtävät sekä tilivelvollisuus. Näiden avulla osoitetaan, että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan.

Hyvän hallintotavan noudattaminen parantaa yrityksen mainetta ja ennaltaehkäisee konflikteja ja niiden kalliita seuraamuksia kuten oikeudenkäyntejä ja viranomaissanktioita.

Hyvä hallinto pitää sisällään siis useita asioita, mutta yksi tärkeä konkreettinen mittari hyvän hallinnon arvioinnille on se, kuinka hyvin yritykset pitävät huolta yrityksen arvolle kriittisistä dokumenteista. Näitä ovat mm. kaikki tärkeimmät taloudelliset tiedot, kaikki tärkeimmät sopimukset, hallinnon kokous-pöytäkirjat, perustamisasiakirjat, luvat, vakuutukset, IPR-asiakirjat ja niin edelleen.

Eri tutkimusten mukaan keskimäärin 10% kaikista yritysten asiakirjoista on kadoksissa. Pääosin dokumentit kuitenkin löytyvät erilaisista dokumentinhallintajärjestelmistä, fyysisistä arkistoista, intranetistä, tai sopimustenhallintajärjestelmistä. Usein myös suuri osa tarvittavista dokumenteista löytyy erilaisista tietoturvattomista sähköpostiketjuista ja vastuuhenkilöiden omilta tietokoneilta.

Keskeisten sopimusten ohella hallitusten kokoukset ja niiden pöytäkirjat ovat tärkeä osa hyvän hallintotavan piiriin kuuluvaa dokumentaatiovelvollisuutta. Vaikka lopulliset pöytäkirjat useimmiten löytyvätkin, kokouksiin liittyvien päätöksentekoketjujen seuranta ja kommunikaatio samoin kuin päätöksiin liittyvät materiaalit jäävät useimmiten pimentoon aiheuttaen ongelmia due diligence -tilanteissa.

Miten hyvää hallintotapaa voidaan nopeasti kehittää?

Siirrä kaikki dokumentaatio digitaaliseksi

Dokumenttien ja sopimusten digitaalinen käsittely on nyt helpompaa kuin koskaan. Dokumentit voidaan sekä luoda, muokata, jakaa että allekirjoittaa digitaalisilla alustoilla, mikä paitsi merkittävästi nopeuttaa prosesseja, myös parantaa tietoturvaa.

Keskitä kriittisten dokumenttien säilytys

Tietoturvariskit minimoituvat, kun dokumenttien hallinnointi ja jakaminen keskitetään yhdelle luotettavalle alustalle. Kriittiset dokumentit ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Organisaatioon kohdistuvissa auditointitilanteissa vaaditut asiakirjat ovat jaettavissa helposti ja tietoturvallisesti, eivätkä due diligence -selvitykset aiheuta merkittävää lisätyötä yritykselle.

Hyvän hallintotavan digitalisoinnin hyötyjä

  • Sähköisten työkalujen avulla dokumentit syntyvät digitaalisesti ja ovat keskitetysti ja turvallisesti tallennettuna sekä saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Myös allekirjoitusprosessi tehostuu sähköisten allekirjoitusten myötä.
  • Kehittyneiden hakupalveluiden ja muistutustoimintojen avulla halutut tiedot voidaan löytää nopeasti ja vaaditut toimenpiteet voidaan toteuttaa aikataulussa.
  • Organisaatioon kohdistuvissa auditointitilanteissa vaaditut asiakirjat ovat aina saatavilla ja jaettavissa helposti ja tietoturvallisesti.


ContractZenin moderni pilvipalvelu tuo yhteen monet aiemmin erilliset sovellusratkaisut, joiden avulla yritys pystyy helpommin ja tehokkaammin hallitsemaan tärkeitä hyvän hallintotavan vaatimia asiakirjoja. Voit aloittaa millä tahansa työkalulla ja laajentaa käyttöä tarpeen mukaan.

Sopimustenhallinta

Edistyksellinen metadatateknologiaan perustuva sopimustenhallintapalvelumme auttaa sinua tallentamaan, löytämään ja muistamaan tärkeät sopimustiedot. Vapaa tekstihaku ja Microsoftin AI-palveluihin perustuva tekstintunnistus (OCR) helpottavat sopimusten käsittelyä. Heti käyttövalmiin ja helppokäyttöisen pilvipalvelumme avulla sopimuksesi ja niiden sisältämät tiedot ovat oikeiden ihmisten saatavilla aina kun niitä tarvitaan – kustannustehokkaammin kuin koskaan ennen. Lue lisää tästä.

Talous- ja hallintomateriaalit

Organisaation talous- ja hallintomateriaalien hallinnalla on tärkeä rooli hyvää hallintotapaa noudatettaessa. Kun keskeiset materiaalit ovat metatietojen ja kehittyneiden hakutoimintojen avulla helposti ja nopeasti löydettävissä, toimivat ne aidosti päätöksenteon apuna samalla pienentäen tarpeettomia liiketoimintariskejä. Lue lisää tästä.

Yhtiörekisteri

ContractZenin yhtiörekisteri auttaa pitämään konserni- ja portfolioyhtiöihin liittyvät liiketoimintakriittiset tiedot ja dokumentit aina saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Yhtiörekisterin avulla hallinnoit ja jaat helposti yhtiöihisi liittyviä tärkeitä tietoja. Näitä ovat esimerkiksi konsernirakenne, omistussuhteet, osakkeiden lukumäärät, tiedot yhtiöiden johtajista, hallituksen jäsenistä, tilintarkastajista ja prokuristeista. Lue lisää tästä.

Hallitusportaali

Tulostavoitteet, aikapaine ja vaatimustenmukaisuus asettavat yritysjohdolle ja hallituksille haasteen hoitaa kokoukset tehokkaasti. Kokouksien koollekutsuminen, materiaalien tietoturvallinen jakaminen ja arkistointi sekä pöytäkirjojen luominen, hyväksyttäminen ja sähköinen allekirjoittaminen ovat hyvin hoidetussa yrityksessä yhdessä ja samassa järjestelmässä. Lue lisää digitaalisten työkalujen hyödyistä hallitustyöskentelyssä täältä.

HR-materiaalit

Työntekijöiden rekrytointiin, työsuhteen elinkaaren hallintaan, koulutukseen, työajan seurantaan, suorituksen arvioimiseen, samoin kuin palkitsemiseen ja palkanmaksuun liittyy runsaasti dokumentaatiota. Hyvän hallintotavan toteuttamisessa myös näiden ajantasaisuus ja saatavuus on erityisen tärkeää.

Siirtohinnoitteluasiakirjat

Siirtohinnoittelu tarkoittaa hinnoittelua samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välisissä liiketoimissa. Tällaisia liiketoimia voivat olla esimerkiksi tavaroiden ja palvelujen kauppa, korvaus aineettomien oikeuksien hyödyntämisestä sekä rahoitus. ContractZenin siirtohinnoitteludokumenttien hallintatyökalu sisältää tätä varten suunnitellun metadatamallin, joka helpottaa merkittävästi vaadittavien asiakirjojen hallintaa.

Virtuaalinen datahuone (VDH)

Yhdessä muiden ContractZenin älykkäiden ominaisuuksien kanssa datahuoneratkaisumme mullistaa tavan jakaa yrityksen tärkeimpiä asiakirjoja. Perusta tietoturvallinen datahuone muutamalla klikkauksella tilintarkastusta, rahoitustilannetta tai vaikkapa yrityskauppaa varten. Nopea luonti, helppo oikeuksien hallinta, tapahtumaloki ja raportointi sekä huippuluokan turvallisuus tekevät integroidusta datahuoneesta korvaamattoman työkalun kaiken kokoisille organisaatioille. Lue lisää tästä.

Sähköiset allekirjoitukset

ContractZenin palveluun on integroitu kaikki suosituimmat sähköiset allekirjoitustavat: Adobe Sign, Visma Sign, Assently ja DocuSign. Lue täältä miksi sähköiset allekirjoitukset kannattaa ottaa käyttöön.

Helppo ja nopea käyttöönotto

  • AVAA ILMAINEN TESTITILI
  • Aloita 30 päivän ilmainen koekäyttö jo tänään, et sitoudu vielä mihinkään. Koekäytön jälkeen voit rauhassa päättää haluatko jatkaa ContractZenin käyttöä vai et. Palvelu on 100% käyttövalmis eikä monimutkaisia käyttöönottoprojekteja tai konsultointia tarvita.

  • TOTEA HYÖDYT KÄYTÄNNÖSSÄ
  • Voidaksesi tehokkaasti arvioida kuinka hyvin ContractZen sopisi organisaatiollesi, suosittelemme, että tuot palveluun joitakin testiasiakirjoja, testaat tehokkaita hakutoimintoja, lähetät asiakirjoja palveluun sähköpostitse, kokeilet hallituksen kokouksen luomista, ja kutsut kollegasi mukaan arvioimaan ContractZenin hyötyjä organisaatiollesi.

  • TEE PÄÄTÖS JATKOSTA
  • Jatkaaksesi palvelun käyttöä kokeilujakson jälkeen, sinun tarvitsee vain lisätä luottokortti- tai verkkolaskutiedot. Jos päätät olla jatkamatta ContractZenin käyttöä, sinun ei tarvitse tehdä mitään. Testitilisi ja tietosi poistetaan pilvipalvelusta automaattisesti.

  • OTA KAIKKI HYÖDYT IRTI
  • Voit aloittaa palvelun käytön rajatulla käyttäjäryhmällä testaamalla sitä toiminnallisuutta, jonka käyttöönotto tuo eniten hyötyä organisaatiollesi. Tämän jälkeen voit tarpeen mukaan laajentaa käyttöä aktivoimalla muita tarpeellisiksi katsottuja toimintoja ilman lisämaksuja (maksat vain käyttäjien kokonaismäärän mukaan). Lue lisää hinnoittelusta.

Käyttöönottoon usein liittyvää työmäärää helpottaaksesi kannattaa edetä ketterästi tarpeiden mukaan. Usein yritykset alkavatkin viedä uusia asiakirjoja palveluun sitä mukaa kun niitä luodaan. Tämän jälkeen voidaan kätevää massatuontia hyödyntäen nopeasti viedä olemassa olevat asiakirjat sisälle järjestelmään ja asettaa niihin sopivat metatiedot ja mahdolliset muistutukset.

Lue mitä asiakkaamme Siili Solutions, Musti ja Mirri sekä Liiga kertovat ContractZenin käyttäjäkokemuksesta blogissamme. Kokeile ContractZeniä ilmaiseksi jo tänään: www.contractzen.fi

ContractZen on vuonna 2014 perustettu suomalainen ohjelmistoyhtiö, joka lähestyy yrityksen hallinnon digitalisaatiota uudenlaisella kokonaisvaltaisella ratkaisulla. Saas-pilvipalvelumme kattaa metadatapohjaisen sopimusten hallinnan, digitaalisen hallitusportaalin, virtuaalisen datahuoneratkaisun (VDR), yhtiörekisterin sekä sähköiset allekirjoituspalvelut. Tietoturvallista palvelua on helppo käyttää kaikilla päätelaitteilla. Palvelu tukee hyvää hallintotapaa ja tehostaa liiketoimintaa vähentämällä kustannuksia, nopeuttamalla prosesseja sekä minimoimalla riskejä. Yhtiöllä on asiakkaita yli 30 maassa ja sen omistajina on johtavia suomalaisia asianajajia ja muita yksityissijoittajia. ContractZen on myös solminut globaalin jakelusopimuksen Microsoftin kanssa, ja PwC tarjoaa palvelua asiakkailleen MyFiles-nimellä. Lue lisää ContractZenin hallinnosta ja tarinastamme täältä.