Yhdessä muiden ContractZenin älykkäiden ominaisuuksien kanssa datahuoneratkaisumme mullistaa tavan jakaa yrityksen tärkeimpiä asiakirjoja. Perusta tietoturvallinen datahuone muutamalla klikkauksella tilintarkastusta, rahoitustilannetta tai vaikkapa yrityskauppaa varten.
Varmista tarkalla käyttäjäoikeuksien hallinnalla, että vain haluamasi henkilöt pääsevät tarkastelemaan asiakirjoja ennalta määrityin oikeuksin (luku-, tulostus ja latausoikeudet).
ContractZenin hakutoiminnot ovat merkittävästi edellä perinteisiä kansiojärjestelmiin perustuvia palveluita. Metadatan avulla saat dynaamiset näkymät kaikkeen tallennettuun tietoon ja löydät tiedot nopeammin ja helpommin kuin ennen.
Datahuoneen käyttäjät voivat seurata oman työnsä edistymistä merkitsemänsä läpikäydyt asiakirjat ja liitteet. Jaettuihin dokumentteihin liittyy myös oma aikajana ryhmän sisäisiä keskusteluja varten.
Voit tarkastella ketkä ovat käyttäneet palvelua ja mitä asiakirjoja he ovat katsoneet. Hyödynnä raportteja varmistaaksesi transaktioiden onnistuminen.
Kaikki palveluun tallennetut dokumentit salataan vahvasti (RSA 256) ja yhteys palveluun on aina salattu käyttäen Symantecin EV-varmennettua SHA 256 RSA SSL sertifikaattia. Microsoftin pilvipalvelut ovat tärkeimpien kansainvälisten ja alakohtaisten vaatimustenmukaisuusstandardien, kuten ISO/IEC 27001:n, ISO/IEC 27018:n, FedRAMPin,SOC 1:n ja SOC 2:n mukaisia. Lisäksi ne ovat paikallisten ja kansallisten standardien ja sopimussitoumusten, kuten EU Model Clausesin, UK G-Cloudin, Singapore MTCS:n ja Australia CCSL:n (IRAP:n) mukaisia. Microsoft Azuren palvelinkeskus sijaitsee EU:n alueella Hollannissa.
Africori toimii Iso-Britanniassa ja yli 23 maassa Afrikassa. ContractZen on osoittautunut ihanteelliseksi ratkaisuksi meille: sitä on helppo käyttää ja se auttaa meitä hoitamaan hallintomme erittäin tehokkaasti.
Yoel Kenan - Toimitusjohtaja, Africori
Otimme ContractZenin sopimusten- ja kokoustenhallinnan pilvipalvelun käyttöön konsernilaajuisesti samassa ajassa kuin ennen olisi mennyt pelkästään hankinnan valmisteluun. Bisnes kiittää.
Panu Hannula - COO, Musti Group
Ahlström Capital -konsernin lähes sadan konserniyhtiön perustietojen hallinnointi edellyttää jatkuvaa ylläpitämistä, kun konsernirakenne muuttuu yritysjärjestelyiden myötä. ContractZenin yhtiörekisterissä avainhenkilötiedot, omistussuhteet, hallituksen kokoonpanot ym. perustiedot ovat jatkuvasti koko organisaation saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Sijoitusyhtiölle erityisen kätevää on mahdollisuus jaotella yhtiöt omien tarpeidemme mukaisiin kategorioihin, joista nopeasti hahmottaa esim. tietyn alakonsernin kaikki tytäryhtiöt. Henkilönvaihdostilanteissa apua on mahdollisuudesta listata kaikki henkilön vaikutusvaltayhtiöt yhdellä haulla. Käytännössä yleisin käyttötarve taitaa kuitenkin olla nimenkirjoitusoikeuksien tarkistaminen: ennen näitä kysyttiin yhtiön lakiasiainosastolta, mutta nyt tiedot löytyvät rekisteristä. Olemme myös tallentaneet viralliset kaupparekisteriotteet ja yhtiöjärjestykset rekisteriin PDF:nä, jolloin nekin ovat aina käytettävissä. ContractZen säästää meiltä aikaa ja parantaa sisäistä palvelutasoamme.
Ulla Palmunen - Lakiasiainjohtaja, Ahlström Capital
Hallituksemme jäsenet asuvat ympäri Suomea ja olemme jo pitkään etsineet toimivaa tapaa hoitaa hallituksen sisäinen viestintä. ContractZenin kokoustenhallinta ratkaisi haasteemme: sen avulla kaikki kokousmateriaalit ovat nyt turvallisesti yhdessä paikassa, jonne hallituksen jäsenillä on helppo pääsy. Kutsu-ja muistutustoiminnot helpottavat merkittävästi kokouksen järjestämistä - aiemmin samaan asiaan tuhlaantui monta sähköpostia ja paljon hukattua työaikaa. Hallitustyöskentelystämme tuli kertaheitolla tehokkaampaa. Käyttöönotto oli myös erittäin helppoa eikä mitään koulutusta tarvittu.
Roope Noronen - Suomen Amerikkalaisen Jalkapallon Liiton puheenjohtaja, SAJL
Sopimusten hallinta
Helppo ja nopea dokumenttien tyypitys
Kokousten hallinta
Dokumenttien linkitys
Talous-, hallinto- ja HR -dokumenttien hallinta
Edistyksellinen metadataan perustuva haku
Yritysrekisteri, jossa konsernirakennenäkymä
Kirjausketju (Audit Trail)
Useita sähköisiä allekirjoitustapoja
Automaattiset varmennukset useille eri palvelimille
Datahuoneet (VDR) tietoturvalliseen jakamiseen
Laaja tuki eri tiedostotyypeille
Kosketus- ja mobiilioptimoitu
Joustava käyttöoikeuksien hallinta
Valmiit ja helppokäyttöiset metadatamallit
Rajoittamaton dokumenttien määrä
Raahaa ja pudota tiedostot valmiisiin avaintietomalleihin
Excel export -toiminto
Lähetä dokumentit suoraan palveluun sähköpostilla
Aikajana – toiminto kommentointia varten
Vapaa tekstihaku ja Microsoftin AI-palveluihin perustuva tekstintunnistus (OCR)
Natiivi iPhone/iPad -sovellus
Dynaaminen metatietoihin perustuva kansionäkymä
Hakujen tallennustoiminto
Automaattiset ja toistuvat sähköpostimuistutukset
Kaikkien dokumenttien vahva salaus (RSA 256)
Rajoittamaton määrä tägejä joustavaan kategorisointiin
Moderni käyttöliittymä, jossa kolme eri väri- ja teemavaihtoehtoa
Yhteys palveluun salattu käyttäen Symantecin EV-varmennettua SHA 256 RSA SSL sertifikaattia
Käyttämämme Microsoft Azuren palvelinkeskus sijaitsee EU:n alueella Hollannissa
Palvelu on heti käytössäsi ilman monimutkaisia ja aikaa vieviä asennus- tai konsultointiprojekteja. Lue lisää teknologiasta ja tietoturvasta.
Kokeile ilmaiseksi 30 päivää
Et tarvitse luottokorttia
30 päivän kokeilujakson jälkeen
8,70 €
Per käyttäjä per kuukausi (laskutetaan vuosittain)
Mikäli haluat saada ajantasaista tietoa ContractZen-palvelun kehittymisestä ja uusien teknologioiden hyödyntämisestä, tilaa Feature Update -uutiskirjeemme. Lupaamme, että saat hyödyllistä tietoa ja vinkkejä - et spämmiä tai mainoksia. Voit lopettaa tilauksen milloin tahansa.
Africori toimii Iso-Britanniassa ja yli 23 maassa Afrikassa. ContractZen on osoittautunut ihanteelliseksi ratkaisuksi meille: sitä on helppo käyttää ja se auttaa meitä hoitamaan hallintomme erittäin tehokkaasti.
Yoel Kenan - Toimitusjohtaja, Africori
”ContractZen on tuonut toivottua joustavuutta tärkeiden dokumenttiemme käsittelyyn. Nyt esimerkiksi sopimuksiin pääsee käsiksi kaikilla päätelaitteilla, mikä tehostaa työtämme. Zenin käyttöönoton myötä olemme myös luopuneet monien sopimusten paperiversioiden säilyttämisestä kokonaan.”
Tuula Laukkarinen - Talousjohtaja, JCDecaux Finland Oy
Ahlström Capital -konsernin lähes sadan konserniyhtiön perustietojen hallinnointi edellyttää jatkuvaa ylläpitämistä, kun konsernirakenne muuttuu yritysjärjestelyiden myötä. ContractZenin yhtiörekisterissä avainhenkilötiedot, omistussuhteet, hallituksen kokoonpanot ym. perustiedot ovat jatkuvasti koko organisaation saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Sijoitusyhtiölle erityisen kätevää on mahdollisuus jaotella yhtiöt omien tarpeidemme mukaisiin kategorioihin, joista nopeasti hahmottaa esim. tietyn alakonsernin kaikki tytäryhtiöt. Henkilönvaihdostilanteissa apua on mahdollisuudesta listata kaikki henkilön vaikutusvaltayhtiöt yhdellä haulla. Käytännössä yleisin käyttötarve taitaa kuitenkin olla nimenkirjoitusoikeuksien tarkistaminen: ennen näitä kysyttiin yhtiön lakiasiainosastolta, mutta nyt tiedot löytyvät rekisteristä. Olemme myös tallentaneet viralliset kaupparekisteriotteet ja yhtiöjärjestykset rekisteriin PDF:nä, jolloin nekin ovat aina käytettävissä. ContractZen säästää meiltä aikaa ja parantaa sisäistä palvelutasoamme.
Ulla Palmunen - Lakiasiainjohtaja, Ahlström Capital
Otimme ContractZenin sopimusten- ja kokoustenhallinnan pilvipalvelun käyttöön konsernilaajuisesti samassa ajassa kuin ennen olisi mennyt pelkästään hankinnan valmisteluun. Bisnes kiittää.
Panu Hannula - COO, Musti Group