Jeder in der Geschäftswelt weiß, dass Besprechungen das ineffizienteste Element der Geschäftsmaschine sein können. Wir alle kennen das Gefühl, in einer Besprechung Zeit zu verschwenden, die man mit einer E-Mail hätte verbringen können.
Viel zu viele Geschäftstreffen haben Tagesordnungen, die zu vage oder unkonzentriert sind, zu lange dauern und dazu führen, dass jeder das Treffen mit dem Gefühl verlässt, nicht zu wissen, was er erreicht hat und was seine nächsten Aufgaben sind. Das Verfassen des Sitzungsprotokolls ist eine lästige Aufgabe, die niemand übernehmen will, und niemand reagiert, wenn ein Termin für die nächste Sitzung vorgeschlagen wird.
Eine Studie hat ergeben, dass ein durchschnittliches Unternehmen jeden Monat 31 Stunden mit unproduktiven Besprechungen vergeudet und dass unnötige Besprechungen US-Unternehmen im vergangenen Jahr insgesamt 37 Milliarden Dollar gekostet haben.
Die gute Nachricht ist, dass Besprechungsmanagement-Software (oder ein Board-Portal, wie es auch genannt wird) viel daran ändern kann, aber nur, wenn Sie sie sinnvoll einsetzen. Wenn Sie die Software nur dazu verwenden, die Tagesordnung und die Unterlagen für Vorstandssitzungen zu verteilen, ist das zwar ein guter Anfang, aber Sie holen nicht das Maximum aus Ihrer Software heraus, und Ihre Sitzungen werden sich wahrscheinlich nicht so bald ändern.
Meeting-Management-Software ist ein System zur Verwaltung des gesamten Meeting-Prozesses, von der Planung und Zusammenstellung des Meetings bis hin zur Erstellung, Genehmigung und elektronischen Unterzeichnung des Meeting-Protokolls.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Meeting-Management-Software Ihres Unternehmens optimal nutzen können, damit Sie produktivere und effizientere Geschäftsbesprechungen durchführen können. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, ist dieser Beitrag in drei Abschnitte unterteilt: 1. vor der Besprechung, 2. während der Besprechung und 3. nach der Besprechung.
In den meisten Unternehmen werden Besprechungen mit Hilfe von endlosen E-Mail-Threads geplant, in denen jeder seine Verfügbarkeiten auflistet, bis sich schließlich jemand meldet und alles abgleicht, um einen Termin vorzuschlagen, der für alle passt. Wenn Sie Ihre Software zur Verwaltung von Besprechungen nutzen, um die Terminplanung zu optimieren, können Sie sich diese Frustrationen ersparen und auch E-Mail-Erinnerungen versenden und automatisieren, damit niemand die Besprechung vergisst. Wenn Sie eine Meeting-Management-Software wie ContractZen verwenden, haben alle Teilnehmer einfachen Zugriff auf die Kontaktdaten der anderen Teilnehmer sowie auf eine Karte des Besprechungsortes.
Außerdem können Sie Ressourcen sicher mit allen Beteiligten teilen. Sie können Materialien in verschiedenen Formaten versenden, z. B. PDF, Word, Excel, Powerpoint, Audio, Video usw., damit sich jeder Teilnehmer so auf die Besprechung vorbereiten kann, wie es ihm am besten passt. Indem Sie den Teilnehmern den Zugriff auf die relevanten Ressourcen erleichtern, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet zur Besprechung erscheinen und zu einer wertvollen Diskussion beitragen können. Und indem Sie diese Dateien auf einer sicheren, cloudbasierten Plattform unterbringen, vermeiden Sie auch die Sicherheitslücken, die mit E-Mails verbunden sind. Mit ContractZen können Sie außerdem ganz einfach eine Version der Tagesordnung, der Besprechungsdetails und der hochgeladenen Dateien als "Besprechungsbuch" herunterladen und alles automatisch in einer einzigen zusammengesetzten PDF-Datei zusammenfassen.
Nutzen Sie Ihre Meeting-Management-Software, um Ihre Besprechung mit einer strukturierten, aber flexiblen Tagesordnung zum Erfolg zu führen. Fügen Sie spezifische Ziele hinzu, um das Meeting fokussiert zu halten, und nutzen Sie die Zeitboxen, um sicherzustellen, dass Ihnen die Zeit für die wichtigsten Themen nicht ausgeht.
Es ist gut, die Tagesordnung vor der Besprechung mitzuteilen, aber noch besser ist es, gemeinsam an ihr zu arbeiten. Mit Hilfe von Besprechungsportalen können Sie Ihre Besprechungsvorbereitung beschleunigen, indem Sie die Teilnehmer einladen, Tagesordnungspunkte beizutragen und Diskussionen an einem zentralen Ort zu führen.
Alle Beteiligten können ihre Meinung direkt auf der Tagesordnung mitteilen oder einen speziellen Bereich für persönliche Notizen vor der Sitzung nutzen. So verringern Sie das Risiko, dass Sie vergessen, ein wichtiges Thema zur Diskussion zu stellen, und verringern die Auswirkungen Ihrer persönlichen Voreingenommenheit, die Sie dazu verleiten könnte, bestimmte Punkte höher oder niedriger auf der Tagesordnung zu platzieren, als sie es eigentlich verdienen.
Vernachlässigen Sie Ihre Meeting-Management-Software nicht, während das Meeting läuft, denn es gibt noch viele Möglichkeiten, wie Sie sie nutzen können, um das Meeting selbst zu rationalisieren.
Die Meeting-Management-Software ermöglicht es allen Teilnehmern, innerhalb des Portals Notizen zu machen. Nutzen Sie die Tagesordnung und Ihre Notizen während der Besprechung, um alle relevanten Referenzmaterialien griffbereit zu haben. Wenn Sie feststellen, dass Sie eine erweiterte Version eines Berichts benötigen oder jemand eine Frage stellt, auf deren Beantwortung Sie nicht vorbereitet waren, können Sie sofort auf die richtigen Dokumente und Daten zugreifen.
Der Schriftführer der Sitzung oder derjenige, der für die Protokollführung zuständig ist, kann Entscheidungen und Meinungsverschiedenheiten direkt in seinem persönlichen Notizbereich festhalten, während die Gespräche stattfinden, und so die Tagesordnung in Echtzeit in ein Kurzprotokoll umwandeln. Hier aufgezeichnete Aktionspunkte können am Ende der Besprechung mit einem einzigen Klick überprüft und als Aufgaben mit Fristen zugewiesen werden, so dass die Verantwortlichkeit gewahrt bleibt.
Moderne Software zur Verwaltung von Besprechungen bietet auch nach der Besprechung einen großen Nutzen. Sie können sie nutzen, um die Protokolle an die Personen zu verteilen, die an der Besprechung teilgenommen haben, und um die Protokolle mit denjenigen zu teilen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, aber über den Verlauf der Besprechung und die darin getroffenen Entscheidungen informiert sein sollten.
Die Beteiligten können Kommentare und eigene Anmerkungen zu bestimmten Abschnitten des Protokolls hinterlassen oder das Protokoll als geprüft kennzeichnen. Der designierte Sitzungssekretär hat die Möglichkeit, alle Teilnehmer aufzufordern, die Sitzungsnotizen zu unterschreiben. Sobald dies geschehen ist, werden die Protokolle Teil des Dokumentenarchivs Ihres Unternehmens und sind über die erweiterte Suche oder die Navigation anhand von Metatags auffindbar. Zusätzliche Materialien können jederzeit zu einer Dokumentenbibliothek im Besprechungsportal hinzugefügt werden, um die Beteiligten zwischen den Besprechungen zu informieren und zu beschäftigen.
Aber wenn das alles ist, was Sie mit Ihrer Software tun, schöpfen Sie deren Möglichkeiten nicht aus. Sie können auch Kommentare zu ungelösten Themen hinzufügen und Beschlüsse aus früheren Besprechungen freigeben, so dass sie für diejenigen, die sie lesen müssen, leicht zugänglich sind, wobei die Vertraulichkeit gewahrt bleibt und die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Dies ist wichtig, um der steigenden Nachfrage nach mehr Transparenz im Geschäftsleben gerecht zu werden und um bei Bedarf schnell und einfach eine Due-Diligence-Prüfung durchführen zu können, indem ein virtueller Datenraum genutzt wird, um Protokolle und andere Dokumente bei Bedarf auf sichere Weise mit externen Beteiligten zu teilen.
Darüber hinaus können alle Teilnehmer die Protokolle innerhalb des Meeting-Management-Portals einsehen und digital unterzeichnen. Das spart Zeit, verbessert die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und ermöglicht einen besseren Prüfpfad. Dies bedeutet auch, dass wir endlich einen vollständig papierlosen Meeting-Prozess haben.
Eine gute Software zur Verwaltung von Besprechungen geht noch einen Schritt weiter, indem sie Funktionen zur Aufgabenverwaltung unterstützt. Dadurch wird es einfach, die Energie der Besprechung zu nutzen, indem Verantwortlichkeiten sofort zugewiesen, Zeitpläne für Projekte festgelegt und zugewiesene Aufgaben weiterverfolgt werden, ohne den Ball fallen zu lassen.
Besprechungsmanagement-Software hat sich weit entwickelt und bietet Funktionen, die Sie vor, während und nach der Besprechung nutzen können. So können sich alle Beteiligten auf die Besprechung vorbereiten, Protokolle ausfüllen und unterzeichnen, Aufgaben zuweisen und nachverfolgen sowie relevante Dokumente auch nach der Besprechung zugänglich und sicher aufbewahren.
Die Idee dahinter ist, die Terminplanung zu beschleunigen, den sicheren Austausch von Dateien zu ermöglichen, die Abstimmung zu gewährleisten und die Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit zu maximieren. Ebenso wichtig ist es, die Reibungsverluste zu minimieren, die mit der Zuweisung von Folgeaufgaben, der Genehmigung von Protokollen und der Aufnahme von Besprechungsunterlagen in die Unternehmensarchive verbunden sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Wert Ihrer Meeting-Management-Software voll ausschöpfen, damit langweilige, unproduktive Meetings der Vergangenheit angehören.