Sind Sie bereit, die Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben? Das Vertragsmanagement entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Hier finden Sie fünf Tipps von Profis, wie Sie Vertragsangelegenheiten auf hohem Niveau angehen und kostspielige Fehler vermeiden können.
Haben Sie sichergestellt, dass verwandte Verträge, die nicht direkt miteinander verbunden sind, über ausreichende Risikobudgets, Versicherungen oder andere Mittel zur Deckung der Lücken zwischen den Klauseln des Hauptvertrags verfügen? Wenn nicht, kann dies zu unangenehmen Überraschungen führen, wenn vertragliche Probleme auftauchen.
Stellen Sie sich die folgende Situation vor. Sie als Hauptauftragnehmer haften für Verbindlichkeiten bis zu 5 Millionen Euro, aber Ihr Subunternehmer, der für die eigentliche Ausführung verantwortlich ist, hat eine gleichwertige Klausel mit einer maximalen Haftung (und einem Versicherungswert) von nur 3 Millionen Euro.
Auch wenn vorgesehen ist, dass Ihr Subunternehmer das Projekt allein versichern soll, führt diese Situation im Grunde dazu, dass Ihr Unternehmen ein zusätzliches Risiko in Höhe von 2 Millionen Euro trägt, das nicht durch diese Versicherung abgedeckt ist.
Daher sollten Sie entweder ein ausreichendes Risikobudget zur Deckung dieser Lücke vorsehen oder eine zusätzliche Versicherung abschließen. Alternativ können Sie versuchen, die geforderte Versicherungssumme mit Ihrem Subunternehmer zu ändern, wozu dieser aber möglicherweise nicht ohne zusätzliche Zahlung bereit ist.
Die Übertragung von Hauptvertragsklauseln auf Ihre Unterverträge macht Ihre Arbeit als Vertragsmanager sicherlich einfacher, wenn Ihre Lieferanten dazu bereit sind. Wenn Ihre Lieferanten jedoch eine größere Verhandlungsmacht haben als Sie, ist dies keine sehr erfolgreiche Strategie. Sie müssen sich dann mit den Bedingungen abfinden, die Sie erhalten.
Und wenn die Klauseln in Ihrem Hauptvertrag hart (teuer) sind, müssen Sie am Ende das Risikobudget bezahlen, das Ihre Lieferanten aufgrund dieser Klauseln einpreisen.
Ziehen Sie es vor, nur die risikoreichsten Klauseln aufzurollen, und gehen Sie bei den anderen mit Augenmaß vor. Zahlen Sie das Risikobudget nicht an Ihre Lieferanten, nur weil es Teil des Hauptvertrags ist, es sei denn, das Risiko ist wirklich für das Projekt relevant.
Erfordern Ihre Verträge die Zustimmung Ihres Kunden, wenn sie an einen Dritten übertragen werden? Wenn Ihr Unternehmen verkauft wird und Sie mehr als 100 Verträge haben, die alle vorab genehmigt werden müssen, kann dies eine ziemlich entmutigende Aufgabe sein, die zu bewältigen ist. Die unnötigen Verzögerungen könnten Ihre potenziellen Kaufinteressenten vergraulen.
Wenn sich bei der Due-Diligence-Prüfung herausstellt, dass einige Ihrer attraktivsten Verträge möglicherweise nicht mit dem M&A-Geschäft (Merger & Acquisition) übertragen werden, weil die Kundenseite der Übernahme nicht zustimmen will, kann dies dem ganzen Geschäft die Grundlage entziehen. Wenn möglich, sollten Sie in Ihren Kunden-/Lieferantenverträgen Abtretungsklauseln verwenden, die die Zustimmungspflicht im Falle eines Verkaufs (oder einer Fusion) Ihres Unternehmens ausschließen.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen in ihren Verträgen mit verschiedenen Kunden unterschiedliche Klauseln zu geistigen Eigentumsrechten haben. Außerdem kann sich die Situation bei den Rechten des geistigen Eigentums gegenüber dem ursprünglichen Zustand erheblich verändert haben. Wenn ein neu gegründetes Unternehmen mit potenziellen Kunden verhandelt, ist die Verhandlungsmacht wahrscheinlich eine ganz andere, als wenn dasselbe Unternehmen ein etablierter Akteur im Softwarebereich geworden ist.
IPR-Klauseln zu Nutzungsrechten, die Begriffe wie "uneingeschränkt" und "unwiderruflich" enthalten, können sich in der Zukunft als nachteilig erweisen, wenn Ihr Kunde mit Ihrer eigenen Software in Konkurrenz zu Ihnen tritt.
Achten Sie daher immer darauf, eine IPR-Strategie in Ihre Geschäftsstrategie einzubeziehen, bevor es zu spät ist.
Die Bedeutung von Anhängen zu unterschätzen, kann einer der kostspieligsten Fehler sein, die es gibt. In der Regel beziehen sich die meisten vertraglichen Streitigkeiten auf Anhänge, z. B. technische Beschreibungen, Leistungsbeschreibungen oder Konformitätsmatrizen, und nicht auf die "Standard"-Klauseln des Vertrags. Das ist selbsterklärend, denn der Teufel steckt immer im Detail, in den Anhängen.
Beziehen Sie daher Ihr Projektteam in die Vorbereitung ein und stellen Sie sicher, dass alle Parteien, einschließlich des Kunden, ihre Verantwortlichkeiten verstehen. Bevorzugen Sie gemeinsam verfasste Anmerkungen in den Anhängen, um zu klären, was mit einer bestimmten Anforderung eigentlich gemeint ist.
Seien Sie jedoch vorsichtig: Eine zu detaillierte Beschreibung kann auch Punkte ausschließen, also denken Sie daran, bei Bedarf ungenau genug zu sein!
Bevor Sie einen einzigen Gedanken an diese Tipps verschwenden, stellen Sie sicher, dass Sie alle Grundlagen beisammen haben. Verwalten Sie wichtige Materialien unter einem Dach und geben Sie dem richtigen Personal Zugang.
Oft werden die größten Fehler gemacht, wenn Informationen nicht weitergegeben werden, veraltet sind oder einfach verloren gehen. Durch den Einsatz einer geeigneten Vertragsverwaltungssoftware kann sichergestellt werden, dass der Vertragsmanager einen Echtzeitüberblick über alle Verträge hat und proaktiv die richtigen Maßnahmen ergreifen kann, um erkannte Risiken zu verringern.
Die Technologie wird nicht alle rechtlichen Probleme in Ihrem Unternehmen lösen, aber sie kann die Dinge definitiv einfacher machen - selbst für einen erfahrenen Fachmann.